Angebotskalkulation

Die treffgenaue Kalkulation der Angebotskosten ist häufig der „Nerv im Unternehmen“! So mancher Unternehmer staunt nicht schlecht, wenn trotz vieler Arbeit und Aufträge am Ende des Monats Geld auf dem Konto fehlt, die Ausgaben die Einnahmen überschreiten. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen werden die Preise nicht selten „Pi mal Daumen” festgelegt, anstatt dieselben auf der Grundlage einer sorgfältigen Kalkulation zu ermitteln.

Die Kundenpreise sind oft zu niedrig angesetzt

Aus bald zehn Jahren Unternehmensberatung, egal ob Gründercoaching, Potenzialberatung, Turn Around-Beratung oder Krisenberatung, ob in Köln, Düsseldorf oder Dortmund erfahre ich immer wieder, dass kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Produkte und Dienstleistungen zu zu niedrigeren Preisen anbieten. Es folgt dann stets eine intensive Auseinandersetzung zwischen dem Unternehmer und dem Unternehmensberater über notwendige Preisanpassungen nach oben. Meine Erfahrungen sind dabei stets die gleichen. Wenn ich in der Beratung die Vorbehalte des Unternehmers beseitigen konnte, wurden die Preiserhöhungen vom Markt in der Regel ohne nennenswerte Widersprüche angenommen.

Der Preis muss über den Kosten liegen

Wie banal das klingt! Aber kennen Sie wirklich Ihre Kosten? Die treffgenaue Kalkulation der Kosten eines Angebotes ist eine große Herausforderung. Das Angebotswesen gehört zur täglichen Arbeit im Vertrieb. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen, besonders auch bei Existenzgründern ist das Kalkulationswesen oft mit großen Unsicherheiten behaftet. Die punktgenaue Kostenkalkulation ist der „Nerv im Vertrieb“!

Die richtige Ermittlung der Kosten ist ein Handwerk, welches erlernbar ist. Das setzt entsprechendes betriebswirtschaftliches Wissen voraus, welches sich der gute Kalkulator im Vertrieb aneignen kann. Allerdings sehen die Kalkulationsmethoden der verschiedenen Branchen oft recht unterschiedlich aus.

Die folgenden Beispiele sollen das exemplarisch verdeutlichen.

Dienstleistungsbetrieb

Wir betrachten als Musterbetrieb eine Dienstleistungsfirma in der Rechtform GmbH, also einen Betrieb ohne Materialeinsatz. Das kann eine Softwarefirma, eine IT-Firma, eine Agentur oder eine Montagefirma sein. Nehmen wir an, der Betrieb beschäftigt vier Vollzeitkräfte und zwei Teilzeitkräfte. Der Chef führt das Unternehmen und betreibt mit einer der Vollzeitkräfte den Vertrieb. Eine Teilzeitkraft fungiert als Assistent und Telefon Agent. Die zweite Teilzeitkraft ist für die Buchhaltung zuständig. Die anderen vier Vollzeitkräfte wickeln die Aufträge ab, sind also voll produktiv tätig. Die betrieblichen Kosten belaufen sich im Monat auf 40.000 €.

Unser Musterbetrieb vermarktet ausschließlich Dienstleistungen. Zur Kostenkalkulation eines Angebotes müssen wir die benötigten Stunden und den Stundenkostensatz kennen.

Zur Ermittlung des Aufwandes ist die Kenntnis der Prozessabläufe mit deren Arbeitsschritten und den dafür benötigten Stunden erforderlich. Montagebetriebe aus dem Handwerk verfügen da aufgrund langer Erfahrungen meist über gute Zeitkataloge. Dienstleistungsbetriebe für Software und Agenturen sind da weniger gut bestückt. Leider werden hier oft nur grobe Schätzungen angesetzt. Je detaillierter die Unterteilung der Arbeitsschritte ist, umso genauer wird die Zeitermittlung.

Die nebenstehende Tabelle mit den Stundenaufwendungen für die Entwicklung eines Programmes in einer Softwarefirma soll hier als Anregung dienen.

Was kostet in unserem Musterbetrieb eine produktive Arbeitsstunde? Wir kennen die betrieblichen Kosten mit 40.000 €.  Es gibt vier produktive Kräfte. Der Monat wird mit durchschnittlich 169 Stunden angesetzt. Davon sind 20 % an unproduktiven Stunden für Urlaub, Krankheit, Aus- und Weiterbeildung sowie allgemeine Bürotätigkeiten abzuziehen. Dann bleiben 135,2 produktive Stunden übrig, bei vier Vollzeitkräften sind das 540,8 Stunden im Monat. Bei 40.000 € an betrieblichen Aufwendungen im Monat kostet also eine Stunde 92,46 €.

Jetzt können wir die genauen Kosten unseres Projektes ermitteln. Betrachten Sie die zweite Tabelle. Hier sind die Kosten zu den Stundenaufwendungen und die Gesamtkosten punktgenau ermittelt.

Achtung, das sind immer noch Kosten. Die Preise müssen höher liegen. Schließlich wollen Sie ja auch noch einen Gewinn erzielen.

Handelsunternehmen

Ganz anders verläuft die Kalkulation in einem Handelsunternehmen. Wir denken wieder an einen Musterbetrieb in der Rechtsform einer GmbH. Hier gilt es, die Produkte günstig einzukaufen und an den Zwischenhandel oder Endverbraucher wieder zu veräußern. Es sind also Produkte (keine Dienstleistungen wie im Beispiel zuvor) zu vermarkten.

Bei der Kalkulation in den Angeboten sind die Materialkosten (Wareneinkauf) und die betrieblichen Kosten zu berücksichtigen.

Auch in diesem Beispiel gehen wir von betrieblichen Aufwendungen von 40.000 € im Monat aus. Um diesen Anteil müssen zur Kostendeckung die Einkaufspreise der Produkte erhöht werden. Wenn der Materialaufwand bei 60.000 € im Monat liegt, dann macht der Wareneinkauf also 60 % aller Kosten aus. Mathematisch muss dann der Einkaufpreis eines jeden Produktes durch 0,6 geteilt werden, um in den Gesamtkosten die 40 % unserer Gemeinkosten (betrieblichen Aufwendungen) zu berücksichtigen.

Nebenstehend sind einige Berechnungen aufgeführt, wie bei Materialaufwendungen von 60 % die Produktkosten ermittelt werden. Das ist mathematisch nicht ganz einfach. Die Einkaufspreise müssen durch 0,6 dividiert werden. Dann beinhalten die Produktkosten genau 40 % Gemeinkosten.

Achtung, auch hier sind das immer noch Kosten. Die Preise müssen höher liegen. Schließlich wollen Sie ja auch noch einen Gewinn erzielen.

Hinweise und Zusammenfassung

Zugegeben obige Beispiele sind etwas vereinfacht. Im konkreten Fall ist die Kostenstruktur des Betriebes genau zu durchdringen. Da kann ein guter Unternehmensberater Hilfe leisten. Bei Fragen rufen Sie mich doch einfach mal an.

Die Tücke liegt oft im Detail. So müssen die betrieblichen Aufwendungen immer alle Aufwendungen berücksichtigen, also zum Beispiel auch die Abschreibungen und den neutralen Aufwand (Bankkosten, also auch Kosten für die Zinsen).

Der Einfachheit halber sind wir in den beiden Musterbetrieben von Monatskosten ausgegangen. Diese können aber von Monat zu Monat stark schwanken. Besser ist es daher, bei der Kalkulation der Kennzahlen von Jahreswerten auszugehen.

Wenn die Angebotskosten genau vorliegen, dann sind noch die Kundenpreise festzulegen. Diese müssen stets über den Kosten liegen und zusätzlich einen ausreichenden Gewinn abwerfen. Sogenannte „strategische Preise“ das sind nicht kostendeckende Preise sind zu vermeiden. In der Regel zahlt sich diese Investition nicht aus. In jedem Fall aber orientiert sich der Preis stets am Markt und am Wettbewerb.

Und noch was. Wenn der Preis das hergibt, darf dieser durchaus auch mal weit über den Kosten angesetzt werden.

(Foto: Fotolia – Stairway to the sky © Andrzej #11858298)

Eine besondere Herausforderung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stellt das Gespräch mit der Bank um die Gewährung von Krediten dar. Existenzgründer wie Unternehmer wissen nicht immer, wie sie sich auf diesem ungewohnten Terrain verhalten sollen. Das kann zu Verhandlungsfehlern führen.

Erfolgreiche Gespräche mit der Bank beginnen weit im Vorfeld. Wie hat der Kreditnehmer in der Vergangenheit sein Konto geführt? Hat er sich an die Kreditlinien gehalten und hat er gut mit der Bank über sein Unternehmen kommuniziert? Stellt der Unternehmer für die Bank einen verlässlichen Geschäftspartner dar?

Die richtige Einstellung zum Verhandlungspartner der Bank ist entscheidend

Finanzierungen müssen der Bank immer einen Vorteil bieten. Es gibt keine Kredite aus Mitleid. Die Bank ist keine Caritas. Sie hat ein Recht darauf, an Kreditgeschäften zu verdienen.

Unternehmer, die sich in die “Bitt-Position” um ein Darlehen begeben, geraten leicht auf den Looser Weg. Die Bank ist keine Sozialinstitution. Die Bank ist vielmehr ein gewinnorientiertes Unternehmen. Verhandeln Sie mit Ihrem Bankberater auf Augenhöhe! Zeigen Sie ihm seine Vorteile bei der Gewährung von Krediten auf. Arbeiten Sie den Nutzen für die Bank heraus.

Die Bank ist ein Pfandhaus. Sie wägt die Risiken bei der Gewährung eines Kredites gegen die Chancen ab. Sie will Geld verdienen und macht sich ein Bild über die Solidität des Schuldners. Zeigen Sie auf, dass Sie und Ihr Unternehmen eine gute Geldanlage für die Bank darstellen.

Überzeugung mit guter Dokumentation

Das, was Sie der Bank an Vorteilen für die Gewährung des Kredites versprechen, muss mit überzeugenden Unterlagen nachgewiesen werden.

Dokumente aus der Vergangenheit

Zeigen Sie, dass Sie das Konto in der Vergangenheit einwandfrei geführt haben. Bringen Sie den Nachweis, dass die vereinbarten Kreditlinien eingehalten und die Zins- und Tilgungsraten korrekt bedient wurden. Wichtig sind auch zeitnahe Jahres- und Monatsabschlüsse.

Dokumente der Zukunft

Bringen Sie das mit, was sowieso zu einem gut geführten Unternehmen gehört, also die Planung der Zukunft. Meist reicht eine Dreijahresplanung mit Gewinn- und Verlustrechnung sowie mit Liquiditätsrechnung aus. Weisen Sie nach, dass Sie der Bank die zusätzlichen Finanzierungen sicher zurückzahlen können.

Unternehmen in finanziellen Schwierigkeiten

Was aber tun, wenn alle das auf Ihr Unternehmen nicht zutrifft? Sie haben das Konto in der Vergangenheit nicht gut bedient. Ihr Unternehmen gilt bei der Bank als nicht verlässlicher Partner. Sie haben in der Vergangenheit nicht offen und nicht gut mit der Bank zusammengearbeitet.

Nun, das ist ganz einfach. Sie haben eine schlechte Ausgangsposition. Jetzt heißt es erst recht das Gespräch mit der Bank auf Augenhöhe führen. Wenn Sie sich in die Bitt-Position begeben, geraten Sie leicht auf den Verliererpfad.

Entscheidend ist, wie sich Ihre Situation aus Sicht der Bank darstellt. Ist es besser, weitere Finanzierungen zu gewähren oder sollte die Bank Ihr Konto besser „verhungern“ lassen, also einfrieren? Was bedeutet das wiederum für die Bank? Arbeiten Sie die Nachteile für die Bank bei einem “Nein” heraus. Zeigen Sie die Vorteile für die Bank auf, wenn ein weiterer Kredit gewährt wird.

So wünsche ich Ihnen eine starke Position bei Ihrem nächsten Bankgespräch.

Bei Bedarf kann ich helfen. Meine Unternehmensberatung kann über die Turn Around-Beratung der KfW gefördert werden. Unternehmen, die in wirtschaftliche Schwierigkeiten geraten sind, profitieren von meiner Beratung „Runder Tisch“, welchen die KfW weitgehend finanziert.

(Foto: Fotolia – Fotograf: © Gina Sanders)

Sanierungsberatung Ronny Marx-Fotolia.com

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Eine tolle Sache! Kennen Sie das Angebot der KfW-Mittelstandsbank Runder Tisch? Diese Beratungsförderung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in wirtschaftlichen Schwierigkeiten. Mittelständischen Unternehmen, die insolvenzgefährdet sind, bietet die KfW eine praktisch kostenlose Sanierungsberatung durch einen gelisteten Unternehmensberater (Beraterbörse) an.

Lambert Schuster betätigt sich intensiv in der Sanierungsberatung und betreut das Programm Runder Tisch in der Region Köln, Bonn, Aachen und Düsseldorf und verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Krisenberatung vielfältiger Branchen. Sie profitieren von diesem Programm als kleines und mittleres Unternehmen (KMU), das trotz guter Marktchancen aufgrund einer unerwarteten wirtschaftlichen Entwicklung in Schwierigkeiten geraten ist.

Ihren Antrag auf Bewilligung der Sanierungsberatung Runder Tisch stellen Sie bei Ihrem Regionalpartner. Das ist in der Regel Ihre Industrie- und Handelskammer oder Ihre Handwerkskammer. Mit dem Förderprogramm Runder Tisch können Sie Schwachstellen in Ihrem Unternehmen zusammen mit einem erfahrenen Krisenberater schnell identifizieren. Zudem erhalten Sie eine Fortführungsprognose sowie konkrete Vorschläge für Maßnahmen, mit denen Sie Ihre wirtschaftlichen Schwierigkeiten überwinden können.

Sie beauftragen einen Unternehmensberater Ihrer Wahl mit der Durchführung eines Unternehmens-Checks. Einzige Bedingung: Der Berater muss in der Beraterbörse der KfW gelistet sein. Diese Berater sind speziell für das Förderprogramm Runder Tisch qualifiziert und geprüft.

Das sind Ihre Vorteile:

• Aufwandsentschädigung aus Bundesmitteln für Ihren Berater
• Zugriff auf qualifizierte Berater aus der KfW-Beraterbörse
• kompetente Schwachstellenanalyse mit Lösungsvorschlägen
• Antragsbetreuung durch Ihre Regionalpartner vor Ort

Die Sanierungsberatung „Runder Tisch“ ist ein Baustein aus mehreren Modulen der Beratungsförderung der KfW oder des Landes NRW. Wenn das insolvenzgefährdete Unternehmen über die Runder Tisch-Beratung aus der Krise befreit ist, kann die Festigung mit einer Turn Around-Beratung fortgesetzt werden. Wieder gefestigten Unternehmen steht zur Ausweitung ihres Geschäftes in NRW eine Potenzialberatungsförderung zur Verfügung.

Meine Bitte an die Leser: „Informieren Sie auch Ihre Freunde und Bekannte!“

Eine Turn Around Beratung kann von der KfW für Unternehmen mit 50 % der Beratungskosten gefördert werden, wenn sie trotz wirtschaftlich schwieriger Situation über gute Marktchancen verfügen. Unternehmen in besonders schwierigen Situationen unterstützt die KfW am Runden Tisch.

Lambert Schuster ist bei der KfW Mittelstandsbank als Berater gelistet, für die Turn Around Beratung und für die Runde Tisch Beratung.

Und hier noch ein interessanter Hinweis: Aus unserem Netzwerk bietet die “Johannes Müller Wirtschaftsberatung Finanzmanagement” einen „Stresstest für KMU – Radar für Frühwarnsysteme , Bestandsaufnahme Finanzen und Controlling“ an. Hier erfahren Sie mehr: Stresstest für KMU