Pressearbeit, so viel steht fest, ist für jedes Unternehmen geeignet. Manch einer fragt sich jedoch: Was habe ich schon an interessanten Nachrichten für die Zeitung zu bieten? Die Antwort lautet: Viel mehr als Sie denken. Allerdings besteht die Kunst einerseits darin, Anlässe für eine Pressemitteilung zu identifizieren (oder zu schaffen) und diese andererseits auch so zu formulieren, dass sie zumindest eine Chance hat, Aufmerksamkeit zu erzeugen. Journalisten erhalten tagtäglich unzählige Pressemeldungen. Texte mit uninteressantem Aufmacher landen ohne Umschweife im Papierkorb.

Eine Pressemitteilung ist keine Werbung

Bevor Sie nun aber damit beginnen, einen schönen Pressetext zu formulieren, bedenken Sie die Grundregel Nummer eins: Eine Pressemitteilung ist keine Werbung. Überschriften, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung in höchsten Tönen loben („wunderschön“, „traumhaft“, „vom Feinsten“ etc.), mit Superlativen aufwarten („einzigartig“, „sensationell“, „exklusiv“ etc.) oder Preisaussagen treffen („günstig“, „zum Niedrigpreis“, „Preissenkung“ etc.) hinterlassen allenfalls einen negativen Eindruck. Natürlich wird auch eine gut formulierte Pressemitteilung nicht unbedingt zu einer Veröffentlichung führen, vor allem dann, wenn die vermeintliche Nachricht vollkommen uninteressant ist. Eine gut formulierte Pressemeldung erhöht aber deutlich Ihre Chance, die Aufmerksamkeit eines Redakteurs zu gewinnen und einen Abdruck in der Zeitung zu erzielen.

Die berühmten „W“-Fragen in der Pressemitteilung

Berühmte „W“-Fragen? PR-Fachleute wissen natürlich sofort, was gemeint ist. Für die ist dieser Artikel aber auch nicht gedacht. Die „W“-Fragen sind die Fragen, die schon in der Überschrift und ganz am Anfang einer Pressemitteilung beantwortet werden müssen: „Was?“, „Wer?“, „Wann?“, „Wo?“, „Wie“, „Warum?“

Die Pressemeldung gibt also eine Antwort auf die Frage „Was ist passiert?“ oder „Was wird passieren?“. Sie informiert, wer an dem Ereignis beteiligt war oder sein wird. Die Pressemeldung gibt zudem Auskunft darüber, wann und wo etwas geschehen ist oder geschehen wird. „Wie“ und „Warum“ stehen für die Hintergründe des Ereignisses.

Die Überschrift der Pressemitteilung

Der Titel Ihrer Pressemitteilung entscheidet darüber, ob ein Journalist Ihrer Nachricht einen zweiten Blick schenkt oder nicht. Die Überschrift muss daher Lust machen, den Text zu lesen. Prüfen Sie sich einmal selbst beim Zeitung lesen. Nur die spannenden Überschriften verleiten Sie zum Weiterlesen. So geht es dem Redakteur auch, nur dass er viel schneller entscheiden muss, welche Nachrichten er liest und welche nicht. Nun ist nicht jeder ein begnadeter Texter, und das ist auch nicht nötig, denn in erster Linie ist eine Pressemitteilung möglichst sachlich zu halten, jedoch ohne langweilig zu sein. Mit ein wenig Fantasie fallen Ihnen aber sicher Formulierungen ein, die neugierig machen.

Möchten Sie beispielsweise eine Erweiterung Ihres Sortiments ankündigen, dann schreiben Sie nicht „Firma XY hat jetzt ein größeres Sortiment“, sondern vielleicht „Gleicher Standort, mehr Auswahl. Firma XY startet mit neuen Produkten in den Frühling“. Oder Sie möchten die Presse auf ein Firmenjubiläum aufmerksam machen, dann schreiben Sie nicht einfach „Unternehmen ABC feiert sein 25-jähriges Bestehen“, sondern zum Beispiel „Guter Service zahlt sich aus. Unternehmen ABC besteht seit 25 Jahren erfolgreich am Markt“.

Die Einleitung der Pressemitteilung

Im einleitenden Text der Pressemitteilung haben Sie Gelegenheit, kurz und knapp zu berichten, worum es geht und warum das ein Anlass sein könnte, in die Zeitung zu kommen. Überlegen Sie daher nicht, was Sie unbedingt sagen wollen, sondern versetzen Sie sich in den Journalisten, aber auch die Zielgruppe, die der Journalist bedient. Manche Nachrichten taugen für eine breite Zielgruppe, etwa Frauen zwischen 18 und 80. Manche Botschaften sind aber nur für eine Handvoll Menschen interessant, vielleicht für Angler oder Marathonläufer. Wieder andere Inhalte betreffen bestimmte Berufsgruppen oder Wirtschaftszweige. Und in vielen Fällen könnten ausschließlich die Menschen in Ihrer näheren Umgebung an dem interessiert sein, was Sie als Unternehmen oder Verein zu sagen haben. In der Einleitung der Pressemitteilung müssen alle oben genannten W-Fragen beantwortet werden.

Ein Beispiel:

Köln, 1. März 2012. Mit einem Jubiläumsfest für die ganze Familie feiert die ABC GmbH am  Samstag, den 10. März 2012 ab 11.00 Uhr ihr 25-jähriges erfolgreiches Bestehen. Am Firmensitz in der Musterstraße Köln-Deutz öffnen sich für einen Tag die Türen des Familienunternehmens und geben einen kleinen Einblick in die Geheimnisse erfolgreichen Unternehmertums. Leckere Köstlichkeiten vom Grill, Jazzbeats und Überraschungen für die kleinsten Besucher bieten Spaß und Unterhaltung für die ganze Familie.

Und? Sind alle W-Fragen beantwortet? Mal sehen: Was? Das 25-jährige Bestehen. Wer? Die ABC GmbH. Wann? Am Samstag, 10. März 2012, ab 11.00 Uhr. Wo? Am Firmensitz in der Musterstraße Köln-Deutz. Wie? Mit einem Familienfest. Warum? 25 Jahre erfolgreiches Unternehmertum sind ein guter Grund zum Feiern.

Der Text der Pressemitteilung

Der eigentliche Text der Pressemitteilung enthält Hintergrundinformationen zum Anlass der Pressemeldung. Hier dürfen Sie ruhig ein wenig ausholen und all das erläutern, was Sie im Einleitungstext angekündigt haben. Im Text der Pressemitteilung kann man auch Zitate unterbringen, allerdings von höchstens zwei Personen. Das lockert den Text auf, macht ihn lebendiger und persönlicher. Nehmen Sie dem Journalisten Arbeit ab, indem Sie bereits so schreiben, wie es in der Zeitung stehen könnte. Versuchen Sie den Gesamtumfang von einer Seite nicht zu überschreiten.

Auf oben genannte Einleitung könnte folgender Text stehen:

„Guter Service war mir immer ein persönliches Anliegen“, verrät Gründer Hans ABC, 63, und ergänzt: „Der Kunde ist bei uns wirklich König“. Davon kann man sich getrost jeden Tag überzeugen. Anrufe werden stets sofort entgegengenommen, Mails umgehend beantwortet, Angebote möglichst mit höchstens einem Tag Bearbeitungszeit verschickt. Fragen und Sorgen der Kunden werden ernst genommen. „Wir freuen uns über jede Reklamation, denn nur so können wir uns verbessern“, erklärt Hans ABC,  der kürzlich das Ruder an seinen ältesten Sohn Michael ABC, 33, übergeben hat. Dieser pflichtet bei: „Wir bekommen stets positive Rückmeldungen für unseren ausgezeichneten Service. Unsere Kunden schätzen es aber auch sehr, dass wir sie um ihre Meinung bitten und stets für sie und ihre Probleme zur Stelle sind.“ Doch der beste Service hat kaum Wert, wenn nicht auch die Qualität stimmt. Und die ist bei ABC ebenfalls erstklassig. Kein Wunder also, dass das Unternehmen in Köln-Deutz so manche Krise gemeistert hat und schon ein Vierteljahrhundert erfolgreich am Markt besteht. Diesen Erfolg möchte das Unternehmen am 10. März mit allen Kunden und Interessenten feiern. Der Unternehmensgründer führt persönlich durch die Geschäftsräume und die Produktionsstätten. Das leibliche Wohl sichert Grillmeister Eckhard am Schwenkgrill. Hüpfburg und Kletterwand bieten Spiel und Spaß für die Kleinsten. Und die Jazzband „Ohne Noten“ sorgt für reichlich Stimmung und gute Laune.

Zusätzliche Informationen in der Pressemitteilung

Am Ende einer Pressemitteilung stehen ergänzende Informationen, die zum einen Ihre Zielgruppe, zum anderen den Journalisten interessieren könnten. Das sind in erster Linie die Kontaktdaten des Ansprechpartners für die Presse. Vielleicht hat der Redakteur noch eine Frage oder möchte ein weiteres Zitat. Dann will er nicht erst lange nach einer Telefonnummer suchen müssen. Falls Sie mit Ihrer Pressemitteilung einen Termin ankündigen, sollten Sie diesen am Ende auch noch einmal erwähnen. Des Weiteren stehen allgemeine Informationen zum Unternehmen am Ende einer Pressemitteilung. Diesen „Abbinder“ können Sie vorformulieren und für jede Pressemitteilung verwenden. Zu guter Letzt können Sie noch mit einem Link auf Ihre Internetseite verweisen.

Bilder für die Pressemitteilung

Eine Zeitung ohne Bilder würde kein Mensch kaufen. Bieten Sie daher zusammen mit Ihrer Pressemeldung auch gleich ein Bild oder mehrere an. In unserem Beispiel müsste ein gutes Porträtbild von Hans ABC und von Michael ABC beigefügt werden. Zusätzlich könnte man ein schönes Foto vom Unternehmenssitz mitschicken. Denken Sie an die Bildrechte. Es muss geklärt sein, dass diese bei Ihnen liegen oder Ihnen zur Verwendung überlassen wurden. Eventuell müssen Sie den Fotografen nennen, der die Bilder gemacht hat.

Fazit: Interesse wecken und dem Journalisten Arbeit ersparen

Halten Sie sich ruhig eine Weile an der Überschrift für Ihre Pressemitteilung auf. Eine interessante Überschrift ist die Eintrittskarte in die Aufmerksamkeit des Journalisten. Verwenden Sie aber keine Werbesprache. Beantworten Sie schon in der Einleitung alle „W“-Fragen und gehen Sie im Text Ihrer Pressemeldung etwas umfassender darauf ein. Lockern Sie Ihre Pressemitteilung mit Zitaten auf, schreiben Sie im Zeitungsstil, und denken Sie daran, Bilder mitzuschicken. Am Ende ergänzen Sie Ihre Pressemeldung noch um all jene Informationen, die für den Journalisten zusätzlich wichtig sein könnten. Eine Garantie für eine Veröffentlichung gibt es nicht, aber mit guten Pressemitteilungen zu interessanten Nachrichten aus Ihrem Unternehmen haben Sie langfristig durchaus die Chance, in die Zeitung zu kommen.

Autor:
Silke Wiegand | Text- und PR-Beratung
Mehr als Worte! – Text | Beratung | Training

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• Pressearbeit – ein unverzichtbarer Baustein Ihrer Öffentlichkeitsarbeit
• Pressearbeit – So schreiben Sie eine Pressemitteilung
• Zielgerichtet in die Zeitung – wie Sie Ihr Kommunikationskonzept entwickeln.
• Wie schreibt man eine Pressemitteilung?
• So erstellen Sie Ihren Presseverteiler.
• Nutzen Sie kostenlose Presseportale.
• Was Sie beim Versand von Pressemitteilungen beachten müssen.

(Foto: © pio3 – Fotolia | © Yvonne Bogdanski – Fotolia | © wibaimages – Fotolia | Silke Wiegand)

Konsequenz in der Unternehmensführung ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, und ich behaupte: Konsequenz ist der Erfolgsfaktor Nr. 1.

Deshalb will ich, abweichend von vielen Aussagen in der Literatur und „wissenschaftlichen Analysen“, die Konsequenz als Erfolgsfaktor für gute Unternehmensführung ins Zentrum stellen. Denn es ist ein Erfolgsfaktor, der, so einfach er ist, viel zu wenig beachtet wird.

Konsequenz muss (und kann) man lernen

Konsequenz ist schrecklich unbequem. Aber: Ob Kindererziehung, persönliche Konsequenz im Alltag oder Mitarbeiterführung und erst recht die erfolgreiche Unternehmensführung – ohne Konsequenz gelangt man schnell an seine Grenzen, ist unzufrieden und gerät in Konflikte.

Konsequenz ist aber keine Frage der Persönlichkeit. Konsequenz muss und kann jeder lernen, auch wenn es dem einen leichter fällt und der andere sich schwertut. Doch es zahlt sich in jeder Hinsicht aus,  auch und vor allem in der Führung eines Unternehmens. Denn Konsequenz ist – genauso wie Vertrauen, Kooperation und Partizipation – eben auch eine Führungseigenschaft, vor allem in kleinen Unternehmen.

Inkonsequenz und falsche Prioritäten verhindern den Erfolg

Wie erfolgt die Auswertung des “Erfolges” einer Webseite? Als Basis für den Erfolg werden Web-Analyse-Tools eingesetzt. Der Fachverband Management und Marketing des BDU (Bund Deutscher Unternehmensberater) empfiehlt folgende Fragen zu beantworten:

• Wie viele Kunden besuchen die Webseite überhaupt? Die Erkenntnis ob 100 oder doch 1.000 Besucher pro Woche auf die Seite kommen, bedeuten unterschiedliche Anforderungen an die Webseite.
• Was genau machen die User dort? Analysen wie z.B. ein Ranking über die am häufigsten besuchten Seiten des Webauftritts liefern Hinweise auf die Zielsetzung der Besucher/Kunden.
• Über welche Kanäle kommen die Besucher zur Webseite? Dies liefert konkrete Antworten, ob Besucher primär durch direkte URL-Eingabe, Suchmaschinen oder Partnerseiten zum Webauftritt finden.
• Versteht der User den Aufbau der Seite? Besucher, die sich auf der Webseite nicht direkt zurechtfinden sind schnell frustriert, verlassen die Webseite und wechseln ggfs. zur Konkurrenz.

Mit Web-Analyse-Software können objektive und messbare Kennzahlen gewonnen werden statt des bisherigen “Bauchgefühls”.

Wenn Sie sich mit der Auswahl eines Web-Analyse-Anbieters befassen, dann sollten Sie die folgenden Kriterien zu Rate ziehen:

• Welche Ziele verfolgt das Unternehmen überhaupt mit dem Webauftritt? Ein Produktverkauf über einen eigenen Online-Shop als primäres Ziel definiert andere Schwerpunkte bei der Anbieterauswahl als z.B. das Ziel einer ansprechenden Präsentation des Dienstleistungsportfolios.
• Aus der vorhergehenden Antwort stellt sich die Frage, welche Grundfunktionen ein Web-Analyse- Tool auf jeden Fall bieten muss. Sorgfältige Antworten hierauf verhindern unnötige Auswertungen/ Datensammelwut, so dass Ressourcen geschont werden können.
• Welches Budget steht für die Analyse-Software zur Verfügung? Die Budgethöhe bestimmt zu einem wesentlichen Teil das Angebot an Software-Anbietern. Bestehen interne Ressourcen für die Auswertung der gesammelten Daten? Erfolgreiche Webanalyse bedeutet leider auch signifikanten Aufwand, welcher entweder intern oder notfalls auch extern erbracht werden muss.
• Welche Mitarbeiter sollen Zugriff auf welche Analyse-Ergebnisse haben? Je nach Zielsetzung kann es Sinn machen, verschiedenen Mitarbeiter z.B. aus der PR- und aus der Marketing-Abteilung unterschiedliche Zugriffsrechte auf die gesammelten Daten zu geben.

Basis für die richtige Anbieter-Auswahl ist also eine präzise und klare Definition von Zielen, die mit dem Webauftritt allgemein und vor allem auch mit der Web-Analyse im Besonderen erreicht werden sollen.

Quelle: Empfehlungen des BDU-Fachverbandes Management und Marketing zur Web-Analyse von Unternehmensseiten

Bildquelle: fotolia.com – Primabild

Existenzgründer und StartUp werden immer wieder von den vielfältigen Steuerforderungen ihres Finanzamtes überrascht. Das gilt auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), egal ob in Köln, Bonn, Aachen, Düsseldorf oder wo sonst. Wenn diese Unternehmenssteuern nicht geplant sind und keine Rücklagen gebildet wurden, kann das unangenehme finanzielle Folgen bewirken. Anfänger können beim Finanzamt nicht auf Nachsicht hoffen. Ich fand bei mittelstanddirekt hierzu einen übersichtlichen und verständlichen Artikel. Der Existenzgründer sollte die nachfolgenden fünf wichtigen Steuern kennen und unterscheiden können. Planen Sie die Forderungen Ihres Finanzamtes rechtzeitig im Voraus.

1. Einkommensteuer
Diese Steuer müssen Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften entrichten. Ihre Höhe hängt von der des Einkommens ab. Sie wird fällig ab einem Verdienst von mehr als 8.004 Euro pro Jahr (Grundfreibetrag).

Schätzen Gründer ihren Gewinn für das Eröffnungsjahr verhältnismäßig hoch ein, kann das Finanzamt von Beginn an vierteljährliche Vorauszahlungen festsetzen. Diese sind dann jeweils zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig.

2. Körperschaftsteuer
Kapitalgesellschaften (also GmbHs und AGs) sowie Genossenschaften müssen die Körperschaftsteuer zahlen. Sie bemisst sich nach dem zu versteuernden Einkommen des Unternehmens. Der Steuersatz beträgt 15 Prozent. Einen Grundfreibetrag gibt es nicht. Die Termine für Vorauszahlungen entsprechen denen der Einkommensteuer.

3. Gewerbesteuer
Die Gewerbesteuer fällt für alle Unternehmen an, die bei der Kommune ein Gewerbe anmelden müssen. Das betrifft jedes Unternehmen, das in Deutschland Waren und Dienstleistungen verkauft oder damit handelt. Freiberufler wie Ärzte, Zahnärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Künstler oder Journalisten fallen nicht darunter.

Als Bemessungsgrundlage dient der Gewinn des Unternehmens. Bei Einzelunternehmen und -personen kann die Gewerbesteuer größtenteils auf die Einkommensteuer angerechnet werden und belastet den Betrieb zusätzlich kaum. Das ist bei Körperschaften nicht der Fall.

Die Sätze, die für die Gewerbesteuer erhoben werden, unterscheiden sich stark von Kommune zu Kommune. Vorauszahlungen finden zum 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November statt.

4. Umsatzsteuer
In den ersten zwei Kalenderjahren nach der Gründung muss jeder Betrieb seine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben. Stichtag ist immer der Zehnte des Folgemonats.

Achtung: Nur wenn der Bruttoumsatz im vergangenen Jahr 17.500 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird, gilt eine Firma als Kleinunternehmer und ist von der Umsatzsteuer befreit.

5. Arbeitnehmerabgaben und Steuern
Wer in seiner Firma feste Mitarbeiter beschäftigt, muss deren Lohnsteuer bis zum Zehnten des Folgemonats ans Finanzamt überweisen. Sozialversicherungsbeiträge (für die Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung) wiederum gehen direkt an die zuständige Kasse.

Knausern Unternehmer vorsätzlich, drohen Geldstrafen und bis zu fünf Jahre Gefängnis. Gründer sollten sich hier von Fachleuten beraten lassen, da vor allem die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge kompliziert ist.

Quelle: mittelstanddirekt – auch in den SteadyNews; Foto: fotolia.com - laurent hamels

Im Geschäftsalltag fallen viele Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Ein Großteil davon wird oftmals unnötigerweise manuell erledigt oder aber mit umständlichen Tools, die dies auf Umwegen möglich machen, aber eigentlich nicht dafür gedacht sind.

Das muss nicht sein, denn es gibt speziell für solche Zwecke entwickelte Software. Dies können Branchenlösungen sein oder aber branchenneutrale Anwendungen. Beide Varianten müssen im Kern gleich sein, weil es dabei immer um die Daten oder Abläufe geht, die überall vorkommen.

Oft sind diese Kernbereiche mehr als ausreichend, was bedeutet, dass ein branchenneutrales System in den meisten Fällen genügt, um die Aufgaben in einem Betrieb effizienter und einfacher zu erledigen.

Frage 1: Herr Geck, ich weiß von Ihnen, dass Sie sich seit vielen Jahren auf Warenwirtschaftssysteme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) spezialisiert haben: was muss ein junger Unternehmer beachten, wenn er ein Warenwirtschaftssystem in seinem Betrieb einsetzen will?

D. Geck: Im ersten Schritt ist nur eins zu beachten: es muss das richtige Warenwirtschaftssystem sein. Es ist vielleicht ein dehnbarer Begriff, aber gemeint ist damit etwas Einfaches: so ein System muss den eigenen Anforderungen entsprechen und die schnelle und unkomplizierte Erledigung der täglichen Arbeit möglich machen. Wird diesem Punkt nicht genügend Beachtung geschenkt, kann es passieren, dass trotz der Einführung eines Warenwirtschaftssystems keine Verbesserung eintritt und die Arbeitsabläufe unverändert kompliziert bleiben oder sogar noch komplizierter werden.

Frage 2: Wie definiert der Unternehmer seine Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem? Wie spezifiziert er seine Ausschreibung an die Lieferfirmen?

D. Geck: Die Anforderungen ergeben sich im Grunde durch die Aufgaben, die im Unternehmen täglich erledigt werden müssen. Bei der Suche nach den Anbietern solcher Systeme kommt man zwangsläufig mit deren Produkten in Berührung und kann so schon die ersten Vergleiche anstellen. Das, was auf der Liste der Anforderungen steht, aber in der Beschreibung des jeweiligen Produkts zumindest im ersten Moment nicht zu finden ist, ergibt den Inhalt der Anfrage / Ausschreibung an den Hersteller. Je nachdem, wie die Antwort des Herstellers lautet, weiß man, ob das System in Frage kommt oder nicht.

Frage 3: Welches sind die kaufentscheidenden Faktoren bei der Auswahl der Lieferanten und was ist bei der Auftragsvergabe zu beachten?

D. Geck: Der wichtigste Faktor ist die Übereinstimmung der eigenen Anforderungen mit dem Leistungsumfang und der Funktionsweise des Warenwirtschaftssystems. Dann sind der Leistungsempfang und die Kosten im Bereich des technischen Supports sehr wichtig – das System kann noch so toll sein, aber es bringt dem Benutzer nicht viel, wenn niemand da ist, um ihn bei Fragen oder Problemen zu unterstützen. Erst dann kommt der Preis, wobei nicht nur der Preis selbst entscheidend ist, sondern das gesamte Preismodell. Es gibt dabei viele Punkte zu beachten: gibt es laufende Kosten (Jahres- / Monatsgebühren)? Ist das System modular aufgebaut, so dass man nur die „Bausteine“ erwerben kann, die man auch wirklich benötigt? Wie oft gibt es Updates und was kosten diese?

Frage 4: Welche vorbereitenden Arbeiten hat der Unternehmer zu leisten, damit das neue Warenwirtschaftssystem reibungslos in seinem Betrieb eingeführt werden kann?

D. Geck: Als Erstes kommen natürlich die Definition der Anforderungen und die Auswahl des Warenwirtschaftssystems. Sowohl bei einer Ersteinführung als auch bei einem Systemwechsel entsteht oft der Bedarf, bereits vorhandene Daten (i.d.R. Kunden und Produkte) in das neue System zu übernehmen. Es muss also in so einem Fall geklärt werden, ob und in welcher Form diese Datenübernahme stattfinden kann. Hierbei kann es ggf. nötig sein, die zu übernehmenden Daten vorher aufzubereiten. Außerdem muss natürlich die eigene IT-Infrastruktur im Bezug auf die Anforderungen des Warenwirtschaftssystems geprüft und ggf. erweitert werden.

Frage 5: In welchen  Schritten erfolgt die Einführung des neuen Systems in dem Betrieb? Wie erfolgen die Installation und das Anlernen der Mitarbeiter?

D. Geck: Nachdem die erwähnten Vorbereitungen getroffen wurden, sollte vor der Einführung geklärt werden, ob die Notwendigkeit einer Schulung der Mitarbeiter besteht und wie / wann diese ggf. stattfinden soll. Nach der Einführung eines Warenwirtschaftssystems soll es ja sofort losgehen und die Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten müssen, sollten zu diesem Zeitpunkt in der Lage sein, das neue System produktiv zu nutzen. Anschließend wird der Zeitpunkt der Einführung definiert – je nach Komplexität evtl. in Abstimmung mit dem Hersteller. Hilfreich ist es einen Zeitpunkt zu finden, zu dem im eigenen Betrieb vergleichsweise wenig los ist, damit die Folgen von potentiellen Schwierigkeiten während der Einführung möglichst gering bleiben.

Frage 6: Sie sind Experte. Deshalb jetzt das Wichtigste: ab wann lohnt sich die Einführung eines Warenwirtschaftssystems und mit welchen Kosten ist zu rechnen?

D. Geck: Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems lohnt sich spätestens dann, wenn die Arbeitsabläufe Kosten verursachen, die in keinem sinnvollen Verhältnis mehr zu dem Nutzen / dem Erlös stehen. In den meisten Fällen lohnt sich so ein System bereits von Anfang an – es muss nur passend sein. Was die Kosten eines solchen Systems angeht, so kann man da keine eindeutige Aussage in Zahlen treffen. Es gibt viele Anbieter, viele Systeme, viele unterschiedliche Preismodelle und auch kostenlose Softwarelösungen sind nicht zu vergessen. Wie ich anfangs gesagt habe, ist der Preis eigentlich nicht der wichtigste Faktor und ergibt sich durch die Auswahl eines Systems. Es ist aber so, dass ein Warenwirtschaftssystem nicht unbedingt mehrere tausend oder hundert Euro kosten muss. Der Markt bietet viele günstige und dennoch leistungsstarke Systeme an. Welches den eigenen Ansprüchen gerecht wird, muss vom Unternehmer individuell entschieden werden.

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Dmitri Geck, Geschäftsführer Tresor Software GmbH
Dmitri.Geck@tresor-software.de
http://www.tresor-warenwirtschaft.de/

Warenwirtschaftssysteme für kleine und mittlere Unternehmen
Im Geschäftsalltag fallen viele Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Dafür gibt speziell entwickelte Software. Dies können Branchenlösungen sein oder aber branchenneutrale Anwendungen.

Eine fundierte Planung ist das A und O einer erfolgreichen unternehmerischen Tätigkeit, werden Sie sagen. Und die Beantwortung strategischer Fragen spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, wie zum Beispiel: „Wo wollen wir in fünf Jahren stehen?“ „Wie werden sich Markt und Kundenbedürfnisse verändern?“ „Wohin wird sich der Wettbewerb bewegen?“   … weiter

Jour fixe sind ein wesentliches Element in der Unternehmensführung. Sie werden regelmäßig abgehalten – täglich, wöchentlich oder monatlich – folgen einer Standard-Tagesordnung und fördern die interne Kommunikation von oben nach unten sowie von unten nach oben.

Berichterstattung ist ein wesentliches Element des Jour fixe. Jeder berichtet, der Chef wie die Mitarbeiter, jeder über die Ergebnisse seines Verantwortungsbereiches. Was alles berichtet wird, ist hier dargestellt am Beispiel eines fiktiven Betriebs:

• der Chef berichtet aktuelle Daten zum Unternehmen,
• die Telefonakquise berichtet über Anzahl der Anrufe und Erfolge des Call Centers,
• der Entwickler berichtet über Fortschritt in seinem Projekt (Qualität, Kosten und Termine)
• der Abwickler von größeren Aufträgen berichtet über Fortschritt in seinem Projekt (Qualität, Kosten und Termine)
• die Bestellabwicklung berichtet über Anzahl von Aufträgen, Zahlungen und Reklamationen
• der Vertrieb berichtet über Angebote und Aufträge

Die Berichterstattungen sind standardisiert, einfach gestaltet und ein „Abfallprodukt“ der täglichen Arbeit. Aus dem Jour fixe entsteht ein kurzes Protokoll mit Beschlüssen und To Do’s. Dieses wird zum Anfang des nächsten Jour fixe durchgesprochen. Im Einzelfall reicht der Jour fixe nicht aus, dann ist ein Statusgespräch fällig.

Regelmäßige Jour fixe verbessern die Kultur im Unternehmen. Das Unternehmen, die Unternehmensführung und alle Bereiche im Unternehmen werden für jeden transparent. Jeder weiß von jedem und identifiziert sich mit den getroffenen Ergebnissen und Beschlüssen, auch benachbarter Bereiche. Die Tatsache, dass jeder über seine Arbeitsergebnisse berichtet, bewirkt eine Stimulans bei den Betroffenen, für sich in seinen Verantwortungsbereich gute Ergebnisse berichten zu können. Die Qualität der Arbeitsergebnisse steigt.

Anfänglich mag es Widerstände bei der Einführung des Jour fixe geben. Dann ist der Chef gefordert. Nach einigen Sitzungen wird der Jour fixe zum Standard und fördert die Verbesserung der Unternehmenskultur.

Wenn Sie Fragen, wenden Sie sich doch ganz einfach an Lambert Schuster.

Joachim Michael Ganz, Jahrg. 1953, Diplom Ingenieur & Sachverständiger Schwerpunkt: Prozessberatung

Klaus Gerkensmeier, Jahrg. 1962, Sparkassenbetriebswirt & Wirtschaftsberater, Schwerpunkt: Wirtschaftsberatung

Karl Hellmann, Jahrg. 1951 Sparkassenbetriebswirt & Wirtschaftsberater, Schwerpunkt: Personlichkeitsbildung / Seminare

Johannes Hurrelmeyer, Jahrg. 1954, Diplom Ingenieur Projektentwickler & Unternehmensberater Schwerpunkt: Interimsmanagement

Hans-Bernd Klüter, Jahrg 1948, U nternehmensentwickler Schwerpunkt; Prozessentwicklung

Jürgen Lengwenat, Jahrg. 1950, Diplom-Kaufmann, Schwerpunkt: Vertrieb

Uwe Mausch, Jahrg. 1949, Diplom-Kaufmann, Schwerpunkt: Finanzkommunikation / Sanierung

Claudia Nüsse, Jahrg. 1969, Diplom-Kauffrau, Schwerpunkt: Externes Controlling / Software-Beratung (ERP)

Lambert Schuster, Jahrg. 1941, Diplom Ingenieur (FH), Schwerpunkt: breite Kompetenz im Beratungsangebot (Management, Führung, Vertrieb, Aufbau- und Ablauforganisation, Personalführung, Betriebswirtschaft, Controling)

Holger Stange, Jahrg. 1950, Bankfachwirt, Schwerpunkt: Erschließung ausländischer Märkte

Bernhard Stukenkemper, Jahrg. 1938, Bankfachwirt Schwerpunkt: Förderkredite / Zuschüsse

Willi Terschluse, Jahrg. 1958, Diplom Sparkassenbetriebswirt, Rating Advisor, Schwerpunkt: Wirtschaftsberatung / Vermögensberatung

Helmut Vogt, Jahrg. 1953, Diplom Betriebswirt (FH), Schwerpunkt: Forderungsmanagement

3A Kapital für den Mittelstand GmbH & Co. KG, Schwerpunkt: Innovative Finanzierungsformen

Sie wollen Ihre Unternehmensführung, Ihr Führungsverhalten stärken. Sie meinen, dass hie und da bei Ihnen Führungsschwächen vorliegen. Wenn ja, dann sollten wir beide uns die Frage stellen, ob wir eine Beratung miteinander eingehen wollen. 

Ich denke, ich habe Einiges drauf – Methoden, Fähigkeiten, Einfühlvermögen, Kenntnisse und Erfahrungen – wovon  Sie profitieren können, für sich einen Nutzen ziehen können.

In einer gemeinsamen Beratung geht es darum, miteinander zu ringen, aufeinander einzugehen. Einerseits verfügen Sie über einen reichen Erfahrungsschatz, direkt aus der Realität und aus konkreten Fällen. Andererseits biete ich ein enormes Wissen aus vierzig Berufsjahren in verschiedenen Führungsebenen und zuletzt aus acht Beratungsjahren, um auf Ihre Individualität einzugehen und mit Ihnen zusammen neue und ergebnisorientierte Wege zur Verbesserung der Führungskultur zu finden. Das gelingt am besten anhand von Situationen und konkreten Beispielen aus Ihrem täglichen Arbeitsleben.

Wenn wir uns aufeinander einlassen, dann begleite ich Sie über die nächsten Monate und Sie vertrauen sich mir an, ohne Ihr eigenes Ich zu verlieren. Wir wollen gemeinsam Ihre eigene Führungskultur entwickeln sowie die Führungskultur in Ihrem Unternehmen verbessern.

Was wir Beide riskieren?

• Sie, dass Sie Zeit und Geld in mich investiert haben und dass diese Art der Beratung für Sie nicht der richte Weg ist.
• Ich, dass ich Kraft und Zeit in Sie investiert habe und erkenne, dass ich und meine Art bei Ihnen nicht fruchten, Ihnen keinen Vorteil bringen.

Was unsere Chancen sind?

• Sie vertrauen sich mir an und profitieren aus meinem enormen Erfahrungsschatz und Wissen. Sie übernehmen die eine oder andere Methode von mir und Ihre Führung wird stärker.
• Ich, ich sehe, wie es sich bei Ihnen zum Besseren wandelt und erkenne, dass meine Erfahrungen und meine Art Ihnen von Nutzen sind und Ihr Geschäft sich aus Gründen, die wir vielleicht nicht objektiv zu messen vermögen, langsam aber stetig verbessert.

Wege und Methoden zur Verbesserung der Führungskultur

Vision, das Leitbild, das Führungssystem sowie Geschäftsziele im Unternehmen

Die Vision ist die prägnante Formulierung eines gerade noch machbaren Leistungsvorsprunges Ihres Unternehmens. Visionen müssen Vorteile für Ihr Unternehmen bzw. für das Geschäft bringen.
Mit Hilfe des Leitbildes werden Grundsätze des Unternehmens (Unternehmensverfassung, Unternehmenspolitik, Unternehmenskultur) kommuniziert.
Das Führungssystem beinhaltet ein konkretes Umsetzungskonzept für die Mitarbeiter und, noch wesentlicher, für die Führungskräfte. Hier finden wir Strategien, Stärken, Werte, Führungsstil, Mitarbeiter, Organisation und den Führungsprozess.

• Verfügen Sie und Ihr Unternehmen über Vision, Leitbild und Führungssystem? Benötigen Sie und Ihr Unternehmen eine Vision, ein Leitbild und ein Führungssystem?
• Welche Wege führen zu einer Vision, mit Leitbild und Führungssystem?

Die gesamtheitlichen Leitlinien des Führungssystems müssen in die wesentlichen und wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens „übersetzt“ werden. Traditionell werden Geschäftsziele in Umsatz- und Ertragsgrößen formuliert und detailliert. Neue Geschäftszielsysteme zeigen die Verbindung zwischen Ursachen und Wirkungen systematisch auf und konzentrieren die Ziele auf wenige Eckwerte im Wettbewerbsvergleich. Deshalb kommen Wettbewerbsposition und Produktivität hinzu.

Methoden und Tools

Jetzt kommt das Wesentliche meines Coachings – die Einführung von Methoden und Tools, welche regelmäßig angewendet werden und in der täglichen Führung den Unternehmer stärken hilft und damit das Unternehmen und dessen Ergebnisse nach vorn bringen.

Die 3 (5) K’s in der Führung

Das sind: Kompetenz, Kreativität, Kritikfähigkeit, Konsensfähigkeit, Konsequenz, Konfliktfähigkeit. Welcher der K‘s beherrschen Sie bei Ihrer Unternehmsführung? Hierüber werden wir im Falle der Zusammenarbeit noch häufig miteinander reden.

Kundenzufriedenheit

Ein gutes Unternehmen misst regelmäßig die Zufriedenheit seiner Kunden und verfolgt dessen Entwicklung. Wie die Kundenzufriedenheit gemessen wird, das erarbeiten wir gemeinsam. Natürlich gilt es, daraus Maßnahmen abzuleiten, an welchen Stellen und wie die Kundenzufriedenheit zu verbessern ist.

Mitarbeiterzufriedenheit

Ebenso messen wir regelmäßig die Zufriedenheit der Mitarbeiter und verfolgen dessen Entwicklung. Wie die Mitarbeiterzufriedenheit gemessen wird, das erarbeiten wir gemeinsam. Die Ergebnisse werden mit den Mitarbeitern durchgesprochen und es werden Maßnahmen zur Verbesserung beschlossen.

Verantwortung und Aufgaben des Mitarbeiters

1. Verantwortung – kennen Ihre Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten, ihre Befugnisse? Dazu hilft uns die Stellenbeschreibung.
2. Aufgaben – haben Sie die Aufgaben ihrer Mitarbeiter beschrieben? Dazu hilft uns die Stellenbeschreibung.

Die Zielvereinbarung

In der Zielvereinbarung verabreden Chef und Mitarbeiter Arbeitsziele für die kommende Periode (in der Regel 12 Monate). Die Zielerreichung wird regelmäßig (am besten quartalsweise) durchgesprochen und aktualisiert.

Die Entlohnung: das Incentive

Durch Sonderzahlungen, ausgelobte Incentives werden besondere Leistungen der Mitarbeiter honoriert. Das können Kurzurlaube, Outdoor-Seminare und Fitnessprogramme oder auch auf der Erfüllung der Zielvorgaben vorher festgelegte Zahlungen bzw. Provisionen sein.

Jour Fixe

Zur Verbesserung der Kommunikation und der Kultur werden auf allen Ebenen des Unternehmens werden regelmäßige Jour Fixe durchgeführt. Ein Standardtagesordnung hilft bei der Effektivität dieser Veranstaltung. Die Ergebnisse werden in einfachen Beschlusslisten festgehalten und von Jour Fixe zu Jour Fixe verfolgt.

Mitarbeitergespräche

Mindestens einmal im Jahr sollte mit dem Mitarbeiter ein individuelles Gespräch geführt werden – „Das Mitarbeitergespräch“. Hier geht es um die Findung seiner Stärken sowie seiner Verbesserungspotentiale. Daraus werden drei bis fünf Maßnahmen vereinbart, an denen der Mitarbeiter in der folgenden Periode arbeitet und sich verbessert. Das kann sein Teamverhalten sein. Das kann auch die fachliche Weiterbildung sein.

Führungsgespräche

Einmal im Jahr bekommen die direkten Mitarbeiter die Möglichkeit aus ihrer Sicht mit dem Chef ein Führungsgespräch zu führen. Hier geht es ebenso wie beim Mitarbeitergespräch um die Findung der Stärken sowie der Verbesserungspotentiale des Chefs. Daraus werden drei bis fünf Maßnahmen vereinbart, an denen der Chef in der folgenden Periode arbeitet und sich verbessert.

Arbeitssystematik – haben Sie in Ihrem Betrieb das eingeführt?

• Führung von To Do-Listen
• Führung von Betriebsmitteilungen
• Manuals im Vertrieb, Abwicklung, Produktion, auch als Grundlage einer ISO-Zertifizierung
• Checklisten
• …

Aufbau- und Ablauforganisation im Unternehmen (KMU)

Aufbauorganisation

Gibt es eine klare Organisation in Ihrem Unternehmen? Sind die Verantwortlichkeiten geklärt? Ist Ihr Betrieb richtig aufgebaut, richtig organisiert? Eine Organisation ist eine soziale Struktur, die aus dem planmäßigen und zielorientierten Zusammenwirken von Menschen entsteht und eine Abgrenzung zur Umwelt herstellt.

Prozesse

Die Ablauforganisation in einem Unternehmen macht seine Effektivität aus. Mit Hilfe der Prozesse werden Arbeitsabläufe strukturiert und in Arbeitsschritte unterteilt. Dabei kommt es durch kontinuierliche Verbesserungen darauf an, die Abläufe permanent zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Verbesserungen von 50 % des bisherigen Aufwandes sind durchaus denkbar in Unternehmen ohne gute Prozessabläufe.

Prozesse gelten für die Fertigung und Produktion genauso wie für den erfolgreichen Vertrieb. Hier bewährt es sich eine erfolgreiche Vertriebssystematik zu entwickeln.

Betriebswirtschaft und Berichtwesen

Ich coache Sie bei der Entwicklung und Erstellung vielfältiger Hilfen und Führungssysteme zur Beobachtung der betriebswirtschaftlichen Daten in Ihrem Unternehmen. Basis sind die betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Hier eine Auswahl guter und erprobter Hilfsmittel:

• Planung der Zukunft
• monatliche Verfolgung der Plan- /Istdaten
• Liquiditätsverfolgung
• Stundenschreibung und Messung der Stundenproduktivität
• Projektmanagement
• In Projekten die Plan- / Istverfolgung sowie die Berichterstattung in Statusgesprächen zur Verbesserung der Projektergebnisse
• Projektkalkulationen und Nachkalkulationen
• im Vertrieb die Vertriebssystematik und die Steigerung des Vertriebserfolges

Schlussbemerkung

Führungscoaching ist eine sehr individuelle Angelegenheit. Natürlich gibt es Grundsätze sowie Methoden und Tools zur Stärkung der Führungskultur. Führung bleibt aber immer noch eine sehr individuelle Angelegenheit. Ich stelle mich auf Sie ein, versuche mit Ihnen Ihre eigene Führungskultur zu entwickeln. Ich biete dazu Erfahrung, Ehrlichkeit und enormes Breitenwissen für Sie und Ihr Unternehmen.

Das Ergebnis (Gewinn) ist in jedem Unternehmen eine wichtige, die wichtigste Kennzahl.  Heute möchte ich über eine Selbstverständlichkeite berichten, die jeder Leser längst kennt, die dennoch nicht immer in einem Unternehmen genügend im Bewusstsein steht. Besonders im Vertrieb wird das Ergebnis des Geschäftes gern verschwiegen. Vertriebserfolge werden oft am erzielten Umsatz gemessen, weniger an der Ergebnisqualität. Doch das ist ein Trugschluss, mit dem ich gerne aufräumen möchte.

Nehmen wir mal an, Sie führen ein Großhandelsunternehmen, also Sie kaufen Produkte in großer Menge beim Hersteller ein und verkaufen diese wiederum mit kleineren Stückzahlen an Ihre Kunden (B2B). Hier muss ich leider noch einen Hinweis geben: das was ich im Nachfolgenden berichte, ist für ein ganz konkretes Unternehmen ermittelt, gilt für also für Ihr Unternehmen nicht oder zumindest nicht genau. Tendenziell ist es aber das Ergebnis auf Ihr und auf jedes andere Unternehmen sehr wohl übertragbar. Im konkreten Fall gilt es jedoch, die individuelle Situation Ihres Unternehmens zu analysieren und zu berechnen.

Zur Deckung der eigenen Kosten und zur Erzielung eines Gewinnes ist im Großhandelsunternehmen eine genügend hohe Spanne zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis zu erzielen: der Rohgewinn. Nehmen wir an, Ihre Ergebnissituation ist nicht besonders befriedigend und Sie machen sich Sorgen, wie sie die Ergebnissituation verbessern können. Sie haben vier Möglichkeiten, also Sie verfügen über vier Gewinntreiber, die dazu beitragen Ihr Ergebnis zu verbessern.

1. Preiserhöhungen

Eine Preiserhöhung schlägt direkt, also eins zu eins auf ihr Ergebnis durch. Eine Erhöhung des Verkaufspreises um einen EURO wirkt sich zu 100 % auf ihr Ergebnis aus. Ihr Ergebnis verbessert sich um genau diesen einen EURO.

2. Erhöhung des Absatzes

Diese Strategie fahren viele Unternehmen. Zu bedenken ist aber, dass die Erhöhung des Absatzes um einen EURO im Falle des betrachteten Großhandelsunternehmens sich lediglich zu 40 % auf das Ergebnis ihres Unternehmens auswirkt, also das Ergebnis um 0,40 EURO erhöht.

3. Senkung der Fixkosten

 Auch das ist eine gern gefahrene Strategie. Leider aber machen die Fixkosten bezogen auf das Gesamtergebnis lediglich 35 % aus. Das bedeutet eine Reduktion der Fixkosten um einen Euro wirkt sich nur mit 0,35 EURO positiv auf das Ergebnis aus.

4. Senkung des Einkaufspreises

 Gute Verhandlungen mit den Lieferanten wirken sich immer entscheidend auf das Unternehmensergebnis aus. “Im Einkauf liegt der Erfolg eines Unternehmens” sagte mir einmal Einkaufsleiter. Er hatte damit nur eingeschränkt recht. Wenn wir im besagten Großhandelsunternehmen die Einkaufspreise um einen Euro senken, dann wirkt sich das mit immerhin 0,60 € auf unsere Ergebnissituation aus. Was ist also die erfolgreichste, die beste Strategie?

Halten Sie Ihre Preise hoch. Orientieren Sie den Fokus Ihrer Akquisition nicht nur am erzielten Umsatz sondern auch am erzielten Ergebnis der Preisabschlüsse. Preise hochhalten, das nennt man Pricing, ist die beste Strategie zur Verbesserung Ihrer Ergebnissituation. Da gibt es nur wenige Ausnahmen.