Die Buchhaltung – kein Unternehmer kommt ohne sie aus. Jedoch wird sie von den Meisten als notwendiges Übel empfunden. Dennoch ist sie unabdingbar und ein wichtiger Bestandteil einer jeden Firma.
Seitens der deutschen Rechtsprechung ist jeder Unternehmer zur Buchhaltung verpflichtet. Und das ist auch gut so, denn sie bildet als Grundlage für innerbetriebliche Statistiken eine Unterstützung für wichtige unternehmerische Entscheidungen.
In der heutigen Zeit erfolgt die Buchhaltung in der Selbstständigkeit digital und automatisiert. Die Jahre des wohlbekannten Pendelordners sind gezählt.
Buchhaltung auf altmodischer Art und Weise
Anders als bei Konzernen, die eine eigene Abteilung für die Buchhaltung beschäftigen, erledigen sie Kleinunternehmer, Selbstständige oder Freelancer möglichst selbst, um Geld zu sparen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen Buchhalter einzustellen. Das kostet wiederum Geld, spart allerdings Zeit.
Das Prozedere mit dem Pendelordner wird jedem Selbstständigem bekannt sein. Der Pendelordner ist ein Ordner voller Papierbelegen. Chaotisch, unhandlich und unübersichtlich. Liegt eine Rechnung in digitaler Form vor, muss sie für den Ordner ausgedruckt werden.
Dieser muss spätestens zum Quartalsende dem Buchhalter vorliegen, der die Belege und Rechnungen wiederum digitalisiert, um sie in sein System einzuspeisen. Das ist nicht nur umständlich, sondern auch zeitaufwendig. Erst nachdem der Buchhalter alle Daten in sein System eingepflegt hat, erfolgt die betriebswirtschaftliche Auswertung, auf der unternehmerische Entscheidungen basieren sollten.
Eine solche Vorgangsweise weist Schwachstellen auf. Zum einen liegen die Daten nur in einfacher Form vor. Falls der Unternehmer nach der Abgabe des Ordners Daten einer Rechnung oder eines Beleges benötigt, muss er diese beim Buchhalter einholen. Zum anderen stellt das Ausrucken digitaler Belege oder das Digitalisieren ausgedruckter Belge ein Medienbruch dar.
Aus der Buchhaltung auf altmodischer Art und Weise resultieren Zeitverlust und hoher Personalaufwand. Außerdem erfolgt die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) erst nach der Digitalisierung der Belege zum Quartalsende. Somit besteht keine Möglichkeit für kurzfristige unternehmerische Entscheidungen auf Grundlage betrieblicher Statistiken.
Buchhaltung nach moderner Art und Weise
– digital und automatisiert
Digitale Buchhaltung wandelt die Schwächen des altmodischen Systems in seine Stärken um. Die IT erledigt den Großteil der Buchhaltungsarbeit automatisiert, wodurch kein externer Buchhalter mehr notwendig ist und eine Ersparnis an Personalkosten entsteht. Laut einer Studie werden zukünftig 98% der Buchhaltungsberufe durch Automation ersetzt.
Die Grundlage für moderne Buchhaltung bilden eine digitale Buchhaltungssoftware, Mut für Veränderung und ein Umdenken. Schaffen Sie in Ihrem Unternehmen Platz für Neues. Die Software unterstützt Sie in bestimmten Bereichen der Buchhaltungsarbeit und übernimmt manche Aufgaben komplett. So wird es allen Unternehmern, Selbstständigen, Gründern und Freelancern ermöglicht, Buchhaltung schnell, einfach und intuitiv zu erledigen. Die Konzentration liegt somit auf dem Kerngeschäft.
Zugegebenermaßen benötigen Sie für Einarbeitung in das System als auch für die Digitalisierung etwas Zeit. Langfristig werden sich die Investitionen lohnen und die Vorteile digitaler Buchhaltung überwiegen: Personalkosten werden reduziert und Materialkosten (Papier, Toner, Drucker, Ordner) gesenkt. Sie erhalten tagesgenaue betriebliche Auswertungen und verschiedene Systeme (Belegerfassung, Rechnungen schreiben, Archivierung) sind in einem vereint.
Notwendige Features einer Buchhaltungssoftware
Angebots- und Rechnungserstellung
Unabhängig von der Unternehmensgröße beginnt ein klassischer Buchhaltungsprozess mit einem Angebot. Daraus resultieren ein Auftrag und schließlich eine Rechnung. Einfache Angebots- und Rechnungserstellung sollte jede Buchhaltungssoftware beinhalten.
Die Software erleichtert Ihnen die Arbeit. Angebote und Rechnungen müssen nicht mehr aufwendig mit Excel oder Word erstellt werden. Intuitiv, einfach und schnell. Was im Sinne einer hohen Usability für viele Produkte und Dienstleistungen im Netz gilt, ist auch bei einer digitalen Buchhaltungssoftware ein wichtiger Faktor.
Die Angebots- und Rechnungserstellung sollte jedem Nutzer keine Schwierigkeiten bereiten und innerhalb einer Minute erledigt sein. Mithilfe von Textvorlagen wird Ihnen das wiederkehrende Formulieren von Begrüßungs- oder Schlussformeln erspart. Wichtige Daten wie Kunden, Produkte oder Dienstleistungen müssen im System nur einmal angelegt werden und können bei der Rechnungserstellung per Klick ausgewählt werden.
Aus den hinterlegten Daten wird automatisch ein Angebot erstellt, welches per Post oder E-Mail verschickt werden kann. Alternativ können Sie das Angebot als PDF speichern oder ausrucken. Wird aus dem Angebot ein Auftrag, lässt sich daraus eine Rechnung umwandeln.
Automatische Belegerkennung
Ein digitales Buchhaltungsprogramm erspart Ihnen die Zeit und Mühe, die Sie für den Pendelordner anwenden. Belege und Eingangsrechnungen werden digital gesammelt. Papierrechnungen wurden digital erstellt, daher ist es von Vorteil, Rechnungen digital anzufordern. Eine digitale Rechnung kann simpel per Drag & Drop in die Software eingespeist werden. So sparen Sie Zeit, schonen die Umwelt und senken Druckkosten auf Seiten Ihrer Geschäftspartner und Lieferanten.
Mithilfe von Machine Learning Algorithmen (künstlicher Intelligenz) werden eingespeiste Belege analysiert und anschließend kategorisiert. Je mehr Belege hochgeladen werden, desto sicherer wird das System und desto zuverlässiger werden Belegdaten erkannt.
Es liegen analoge Papierrechnungen vor? Einfach mit der zur Software passenden Mobil-App abfotografieren und in das System hochladen. Alternativ können sie die Rechnung mit einem Scanner einscannen und anschließend in das System laden.
Integriertes Online-Banking per Bankschnittstelle
Jeder Unternehmer weiß, wie lästig das Überweisen von Rechnungen und das Überprüfen von Kontoauszügen sein kann. Die dafür aufgebrachte Zeit summiert und die Arbeitsstunden häufen sich.
Nach dem Einrichten der Bankschnittstelle erhalten Sie einen Überblick über den aktuellen Cashflow. Zudem können Überweisungen von fälligen Rechnungen automatisch getätigt werden. Neben den Auszahlungen werden von dem System ebenso Einzahlungen erfasst.
Über die passende Rechnungs- oder Referenznummer werden die zugehörigen Ausgangsrechnungen von „fällig“ auf „bezahlt“ geändert. Gleichzeitig findet die Verbuchung der zugehörigen Debitorennummer statt.
Rechtliche Grundlage
Geht es um Ihre vertraulichen Daten spielt Sicherheit gerade im digitalen Zeitalter eine besondere Rolle. Häufig wird in den Nachrichten von Hacker-Angriffen und großen Sicherheitslücken gesprochen. Daher sollten Ihre Daten sicher archiviert werden.
Dementsprechend muss sich die digitale Buchhaltung an gewisse Richtlinien halten. In diesem Zusammenhang spricht man von „GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Achten Sie darauf, dass Ihre Buchhaltungssoftware GoBD-zertifiziert ist und den Richtlinien gerecht wird.
Eine digitale Buchhaltungssoftware archiviert alle Belege nach aktuellen Standards rechtssicher in einem Rechenzentrum. So wird es Ihnen als Unternehmer ermöglicht, jeder Zeit nach Belegen zu suchen und Daten offenzulegen. Dieser Vorgang erspart die Kommunikation mit dem Buchhalter.
Auswertungen – tagesgenau und übersichtlich
Zu Zeiten des altmodischen Systems war an tagesaktuelle Auswertungen nicht zu denken. Nach Einreichung des Pendelordners beim Buchhalter lagen betriebswirtschaftliche Auswertungen frühestens zum Quartalsende vor. Kurzfristige unternehmerische Entscheidungen müssen nach Intuition getroffen werden.
Basierend auf Ein- und Ausgangsrechnungen erstellt das digitale Buchhaltungsprogramm tagesgenaue Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (alternativ auch GuV-Rechnungen). Auf Grundlage dessen steigt Ihr kurzfristiger Handlungs- und Entscheidungsspielraum. Unternehmerische Entscheidungen werden anhand betriebswirtschaftlicher Auswertungen getroffen und nicht nach Intuition.
Automatische Umsatzsteuervoranmeldung
Sobald umsatzsteuerrelevante Daten im Buchhaltungssystem angelegt worden sind, lässt sich die Umsatzsteuervoranmeldung per Klick erstellen und anschließend direkt an das Finanzamt weiterleiten.
Mithilfe digitaler Buchhaltung gehören Dauerfristverlängerungen bei der zuständigen Finanzbehörde der Vergangenheit an.
Schnittstelle zum Steuerberater
Mit einer entsprechenden Schnittstelle zum Steuerberater können Sie über Ihr Buchhaltungsprogramm direkt festlegen, welche Dokumente an ihren Steuerfachmann gehen.
Idealerweise liegen alle Ein- und Ausgangsrechnungen als branchenüblicher DATEV-Export vor. Dieser kann von Steuerbüros direkt eingespielt werden. Die Kommunikation von Ihnen und Ihrem Steuerberater wird dadurch optimiert.
Als Alternative können Sie Ihrem Steuerberater des Vertrauens eine E-Mail zukommen lassen und in der Software mitarbeiten lassen. Entsprechende Berechtigungen können im System definiert werden. So bestimmen Sie selbst, welche Daten der Steuerberater einsehen und verändern kann.
Fazit: Erfolgreiche Buchhaltung in der Selbstständigkeit erfolgt heutzutage digital
Zeit und Geld – Ressourcen, die jedem Selbstständigen nur rege zur Verfügung stehen. Mithilfe digitaler und automatisierter Buchhaltung werden diese Ressourcen geschont. Ihnen bleibt deutlich mehr Zeit um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt. Das Kerngeschäft steht im Fokus.
In Deutschland bestehen zahlreiche Anbieter einer Buchhaltungssoftware. Die passende für Sie als Selbstständiger bildet zum Beispiel sevDesk. sevDesk ist eine zeitgemäße Software, die die genannten Features vorweisen kann und aktuelle gesetzliche Richtlinien befolgt.
Eine erfolgreiche Buchhaltung durch Digitalisierung und Automation ist dank sevDesk garantiert.