Produktdatenblatt, Produktbeschreibung und Dienstleistungsbeschreibung in KMU

Klare Information und Kundennutzen in der Produktbeschreibung auf den ersten Blick

Jeder Hersteller eines Produkts und jeder Anbieter einer Dienstleistung sollte seine „Ware“ in einem Produktdatenblatt eindeutig beschreiben. Denn über den Inhalt des Angebots ebenso wie über Funktionen und technische Daten darf kein Zweifel bestehen. Der Käufer oder Anwender muss genau wissen, was zum Angebot gehört und was nicht. Eine gute Produktbeschreibung oder Dienstleistungsbeschreibung ist daher immer ein wichtiger Teil der Außendarstellung (und damit des Marketings) und gehört in Kleinstunternehmen und kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ebenso zu einer ordentlichen Dokumentation wie in einem Großunternehmen.

Produktdatenblatt und Produktbeschreibung: Mit der richtigen Systematik zum Ziel

Besonders Dienstleistungsunternehmen, wie z. B. Gebäudereinigungen, Softwarefirmen oder Werbeagenturen, tun sich häufig schwer damit, ein unmissverständliches „Produktdatenblatt“ ihrer Dienstleistungen zu erstellen. Gerade hier sind aber die Leistungen klar zu beschreiben und abzugrenzen. Allerdings wissen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oft nicht, wie sie ein Produktdatenblatt ausarbeiten sollen. Als Unternehmensberater mache ich immer wieder die Erfahrung, dass es schlicht und ergreifend an einer sinnvollen Systematik fehlt. In diesem Artikel möchte ich Ihnen daher eine einfache Systematik für die Anfertigung einer sachlich richtigen, kundenorientierten und verständlichen Produktbeschreibung vorstellen.

Produktdatenblatt und Produktbeschreibung: Inhalt

Im Produktdatenblatt finden Interessenten und Kunden alle Details zum Produkt oder zur Dienstleistung, angefangen von der Herstellerbezeichnung und dem Produktnamen über die Funktionen und technischen Daten bis hin zu den Randbedingungen des Angebots. Letztere können Schnittstellen der Lieferung oder Leistung sein, Umgebungs- und Betriebsbedingungen, Beistellungen des Kunden oder Dritter, Bedingungen, unter denen das Produkt funktionsfähig ist und vieles andere mehr. Damit sich Kunden und Interessenten stets einen schnellen Überblick verschaffen und die nötigen Informationen rasch finden können, muss das Unternehmen eine überschaubare, möglichst wiederkehrende Systematik anwenden, um das Produktdatenblatt für Waren oder Dienstleistungen zu erstellen. Und das ist einfacher, als viele vielleicht denken.

Produktdatenblatt und Produktbeschreibung: Grundsätzlicher Aufbau

Für den Aufbau eines Produktdatenblattes gibt es keinen Standard. Struktur und Inhalt hängen sehr von der Branche und dem jeweiligen Produkt bzw. der Dienstleistung ab. Ein Kleid ist sicher anders zu beschreiben als eine Software. Während Aussehen, Größe und Material das Kleid ausmachen und deshalb wichtige Informationen für den Kunden sind, spielen bei der Software vor allem die technischen Daten und der klare Nutzen für den Anwender eine wichtige Rolle. Die Dienstleistung einer Gebäudereinigung wird durch Reinigungszyklen und die Reinigungsqualität bestimmt. Im Vordergrund eines Autos mögen für den Käufer neben den technischen Daten und dem Verbrauch die Abmessungen sowie die Farbe und das Image stehen.

Produktdatenblatt und Produktbeschreibung: Schema für den Aufbau

Welches Produkt oder welche Dienstleistung Sie als Kleinstunternehmen oder kleines und mittleres Unternehmen auch immer anbieten, ich empfehle Ihnen folgendes: Machen Sie sich ein Konzept oder eine Gliederung zu jedem Produkt und zu jeder Dienstleistung. Hier halten Sie die wichtigen Themen fest, die Sie dann übersichtlich in einem Produktdatenblatt beschreiben. Bewährt hat sich dafür ein einfaches Blatt, das man in vier gleich große Quadranten unterteilt, die die jeweiligen Informationen enthalten. Voilà – Die grundsätzlichen Inhalte für Ihr Produktdatenblatt sind schon zu Papier gebracht:

Ergänzt um einige wichtige Zusatzinformationen ergibt sich ganz einfach Ihre Produktbeschreibung, die Sie nun nach Belieben für andere Produkte oder Dienstleistungen anpassen und neu verwenden können. Durch die Schematisierung bleibt das Aussehen immer erhalten und der Wiedererkennungswert ist langfristig gegeben.

Mögliche Zusatzinformationen sind:

• Herstellername
• Produktname
• evt. Bestellbezeichnung und Preis
• weitere produktspezifische Details, wie Schemata, Abmessungen, Normen, Zertifikate, Ausführungsvarianten usw.

Produktdatenblatt und Produktbeschreibung: Beispiele

Zu besseren Veranschaulichung sehen Sie im Folgenden zwei Beispiele für eine mögliche Produktbeschreibung.

Beispiel: Produktbeschreibung für ein Software-Produkt

Zeichenketten Converter-Software CON 4711	Software Firma GmbH
	Anwendungsbereich Das Modul CON 4711 wird in Microsoft-Systemen zur Umsetzung von Hexadezimalzeichen in ASCII-Zeichen oder Dezimalzeichen und umgekehrt eingesetzt. Andere Codes auf Anfrage
	Kundennutzen – arbeitet nach dem Prinzip Plug and Play – selbsterklärend und einfach zu handhaben – hohe Auflösung und dadurch hohe Genauigkeit – geringe CPU-Belastung
Funktionen – MD5-Prüfsumme ermitteln – SHA1-Hash ermitteln – CRC32-Prüfsumme ermitteln – Mit Base64 codieren – In oktale Entsprechung (Perl, PHP…) umwandeln – In hexadezimale Entsprechung (Perl, PHP…) umwandeln – In nummerische HTML-Entities umwandeln – In hexadezimale HTML-Entities umwandeln – Base64 decodieren – Hexadezimale HTML-Entities in ASCII-Zeichen umwandeln	Randbedingungen – Benutzeroberfläche auf Monitor enthalten – ab Windows 7-Betriebssystem und aufwärts lauffähig – nicht verträglich mit UNIX und MAC – Speicherbelegung 1.487 kB
	Bestellbezeichnung M4711-HX46523-XAzY01

Beispiel: Produktbeschreibung für die Dienstleistung einer Agentur

Agentur für junge Unternehmer	Ihre Idee GbR
	Anwendungsbereich Unternehmer, die sich selbständig machen erhalten alles, was sie zum Start benötigen mit einem unverwechselbaren Erscheinungsbild und differenzieren sich vom Wettbewerb.
	Kundennutzen – Für Existenzgründer und Jungunternehmer aus der Neugründung – Im Komplettpaket zu günstigen Preisen – Beratung und Betreuung enthalten
Funktionen – Logoentwicklung mit bis zu zehn Entwurfsvorlagen – Visitenkarten zweiseitig bedruckt mit Relief und in Hochglanz – Briefpapier – – – mit 1. Seite – – – mit Folgeseiten – – – als Word-Vorlage – Flyer, dreiseitig – Website – Firmenstempel	Randbedingungen – Beratungsgespräche finden bei uns statt – Nebenkosten nicht enthalten – Druckkosten werden zu Einstandspreisen weitergegeben – die spätere Pflege übernehmen wir zu günstigen Konditionen
	Bestellbezeichnung Business-EXIST komplett Nr. 05

Zum Verfasser

Lambert Schuster unterstützt als Unternehmensberater und Gründungsberater kleine und mittlere Unternehmen (KMU Kleinstunternehmern und Existenzgründer aus den Regionen um Köln, Bonn und Düsseldorf bis nach Dortmund und Münster.

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