GuV – Gewinn- und Verlustplan (Rentabilitätsplan) für KMU

Der Gewinn- und Verlustplan (GuV) gibt einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben und ist der zentrale Teil zur Finanzplanung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Existenzgründer. Der Gewinn- und Verlustplan (auch Rentabilitätsplan genannt) beschreibt die Zukunft des Unternehmens in Zahlen – für ein Jahr, für drei Jahre oder für fünf Jahre – zunächst aufgeteilt nach Monaten, später nach Quartalen und schließlich nach Halbjahren.

Die Erstellung ist denkbar einfach. Zunächst werden im Gewinn- und Verlustplan GuV alle Einnahmen der Planungsperiode (Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr) ermittelt und summiert. Ebenso werden alle Ausgaben zusammengestellt. Wenn man nun die Ausgaben von den Einnahmen abzieht, erhält man das Ergebnis, also das, was der Unternehmer als Gewinn (oder Verlust) bezeichnet.

Am besten, man verwendet für den Gewinn- und Verlustplan vorgefertigte Tabellenwerke. Einige davon finden Sie in der Übersicht dieser Artikelserie zum Fünf-Jahres-Plan. Nachstehend zeige ich Ihnen als Beispiel den Gewinn- und Verlustplan von NUK – Neues Unternehmertum Rheinland:

Derlei Zahlenwerke haben den Vorteil, dass die Zellen bereits die richtigen Formeln enthalten. Das gilt für die jeweilige Tabelle und auch für verschiedene Tabellen untereinander. So füllt sich das Tabellenblatt ‚Liquiditätsplan‘ im Wesentlichen von selbst aus den Daten vom ‚Gewinn- und Verlustplan‘. In obigem Fall muss der User lediglich die blau hinterlegten Felder ausfüllen. Der Rest ergibt sich aus der hinterlegten Mathematik.

Umsätze im Gewinn- und Verlustplan (Rentabilitätsplan)

Kernstück der Umsatzplanung (Umsatz = Einnahmen ohne Mehrwertsteuer) ist der Absatzplan, also die Stückzahlplanung, verbunden mit den Verkaufspreisen. Wie man den Absatzplan bei unterschiedlichen Anforderungen im Produktgeschäft, Anlagengeschäft oder Dienstleistungsgeschäft erstellt, habe ich in Teil 1 (Der Absatzplan) dieser Artikelserie zum Fünf-Jahres-Plan erläutert.

Materialaufwand / Fremdleistungen im Gewinn- und Verlustplan (GuV)

Hierbei handelt es sich um die variablen Kosten, etwa Materialkosten oder Kosten für Produkte oder Dienstleistungen, die von Dritten erbracht werden, also eingekauft werden müssen. Der Materialaufwand oder die Fremdleistung ist meist vom Umsatz abhängig. Wir kalkulieren die zugehörigen Werte am besten als Prozentwert in Abhängigkeit vom Umsatz, übrigens, wie immer im Gewinn- und Verlustplan, ohne Mehrwertsteuer.

Beispiele für  Materialaufwand und Fremdleistungen in verschiedenen Branchen

Ein Secondhandladen nimmt seine Ware in der Regel in Kommission. Bei Verkauf erhält der „Lieferant“ der Kleidungsstücke meist 40 % vom Verkaufspreis. Die Materialaufwendungen betragen demzufolge 40 % vom Umsatz, also Umsatz mal 0,4!

In der Gastronomie sind für den Einkauf der Nahrungsmittel Kosten von 25 bis 30 % vom Umsatz üblich.

Eine Werbeagentur wird den IT-Teil ihrer Leistung möglicherweise nicht selbst erbringen. Die Erfahrung könnte zeigen, dass sich der Einkaufswert bei 20 % vom Umsatz einpendelt.

Bei einem Baumarkt, also einem reinen Handelsunternehmen, mag der Wareneinsatz durchschnittlich bei 50 % der Einnahmen liegen. Hier ist Branchen Know-how gefordert. Das Wissen um die genauen Werte muss das Unternehmen einbringen.

Manche Handwerker wie Sicherheitstechniken oder auch oft Heizungs- und Sanitärgewerke haben einen hohen Materialanteil. Dort liegt der Einkauf durchaus zwischen 50 % und 85 % (z.B. Heizungsanlage) vom Umsatz.

Der Maler dagegen hat nur einen geringen Materialaufwand (vielleicht 5 oder 10 %) während beim Tapezierer der Einkauf für gute Tapeten durchaus bei einem Viertel der gesamten Tapezierleistungen (Umsatz) liegen kann.

Kleiner Exkurs: Die Marge macht‘s

Als „Marge“ bezeichnet man die Differenz aus Umsatz und Materialeinkauf, auch „Verkaufsspanne“ genannt. Die Marge wird in Prozent vom Umsatz angegeben. Mit der Marge werden die Fixkosten (das sind die Kosten für die Geschäftsausstattung), der Unternehmerlohn (im Falle der Personengesellschaft oder GbR), betriebliche Rücklagen (für Investitionen, Kredite und für „Durststrecken“) sowie der Gewinn abgedeckt.

Das sind Typische Margen (ohne Gewähr für die Richtigkeit):

10 % Reisebüros
33 % Fachhandel
55 % Oberbekleidung / Schuhe
70 % Boutiquen
80 % Parfümerien
55 % Internethandel (Massenware)
50 % Galerien

Hinweis: Beim Internethandel mit Computern sind die Margen ziemlich „verdorben“.  Jedoch haben Unternehmer mit Margen unter 30 % nur geringe Chancen, sich am finanziell zu behaupten.

Personalaufwand im Gewinn- und Verlustplan GuV

Alle Unternehmen, ob Existenzgründer, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und erst recht jedes große Unternehmen steht irgendwann vor der Frage: Soll ich (weitere) Mitarbeiter einstellen? Und wenn ja, wie viele sind nötig und was kostet mich das? Die Antworten finden sich im Personalplan. Es gilt die Anzahl der Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen und Bereichen zu ermitteln und deren Durchschnittsgehälter bzw. -löhne festzulegen.

Wie man methodisch an diese Aufgabe herangeht, habe ich in Teil 2 (Personalplan) dieser Artikelserie zum Fünf-Jahres-Plan beschrieben. Wenn Sie Ihre Personalkosten mit den dazugehörigen Sozialabgaben für Ihren Gewinn- und Verlustplan (Rentabilitätsplan) ermitteln wollen, folgen Sie einfach der dort beschriebenen Vorgehensweise.

Fixkosten im Gewinn- und Verlustplan GuV

Gerade in der Existenzgründung tun sich StartUp schwer mit der Ermittlung der Fixkosten.

Fixkosten – auch „Sonstiger betrieblicher Aufwand“ genannt – sind regelmäßige (fixe) Kosten eines Betriebes, welche nicht umsatzunabhängig sind und in der Regel auch in der Höhe gleich bleiben. Welche das im Einzelnen sind, sehen Sie nebenstehendem Ausschnitt aus der Tabelle zum Gewinn- und Verlustplan (Rentabilitätsplan) von NUK – Neues Unternehmertum Köln. Keine Sorge, die Kalkulation der vielen Einzelposten ist kein Hexenwerk, das kriegen wir hin!

Hilfen und wichtige Kennzahlen zu den Fixkosten im GuV

Mieten

Hier geht es um die Flächenkalkulation. Für Ihren Betrieb (Geschäft, Galerie, Fabrik, Werkstatt, …) müssen Sie Flächen und deren Preise individuell ermitteln bzw. einholen.

Aber wie viel Platz braucht man eigentlich? Pro Mitarbeiter (Arbeitsplatz) sind zehn bis 15 Quadratmeter ein realistischer Ansatz. Dies beinhaltet bereits die dazugehörigen Stellflächen für Regale sowie Flure und Besprechungszimmer. Die Mieten pro Quadratmeter sind stark orts- und lagenabhängig und können zwischen 5,00  € und 15,00 € / qm liegen.

Existenzgründer sollten zur Mietkostenrechnung im Gewinn- und Verlustplan eine Nebenrechnung erstellen und die Mietkosten mit der im Personalplan ermittelten Anzahl der Mitarbeiter verbinden. Dies ist bei steigender Mitarbeiterzahl in einem Fünf-Jahres-Plan sinnvoll.

Die Heiz- und Nebenkosten können bis zu 30 % der Kaltmiete ausmachen.

Bürobedarf

Papier, Stifte, Druckerpatrone etc. – Der Bürobedarf ist in der Regel ein kleiner Posten. Mein Rat für die Existenzgründung: Machen Sie auch diesen Betrag abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, und setzen Sie zum Beispiel 30,00 € pro Monat und Mitarbeiter an.

Telefon, FAX, Internet, Porto

Hier nenne ich ausnahmsweise keine Kennzahlen, denn das werden Sie auch ohne meine Hilfe schaffen. Denken Sie aber an die eventuell nicht zu vernachlässigenden Kosten für die Mobiltelefone von Mitarbeitern im Außendienst.

Kfz-Kosten

Ein Leasingfahrzeug kostet ca. 500 € im Monat (inkl. Kraftstoff). Ob das stimmt? Dann fragen Sie mal Ihren Leasinggeber. Eine andere Methode ist die 30-Cent-Systematik. Wir kalkulieren die Kilometer, welche die Mitarbeiter im Monat fahren und multiplizieren diese mit 0,30 €.

Werbe-/Reisekosten

Ein recht individuelles Thema und sehr branchenabhängig:

• Ein Maler- und Tapezierbetrieb wird hier weniger Aufwand haben, als eine innovative IT-Idee im Internet.
• Namhafte Unternehmen der Konsumgüterindustrie geben hingegen für die Pflege ihrer Marke und die Bewerbung der dazugehörigen Produkte erhebliche Beträge aus.
• Für einen Secondhandladen ist allen voran die Lage des Geschäftes entscheidend für den Erfolg.
• Und der Erfolg eines Unternehmens im Anlagengeschäft für Investitionen im B2B-Bereich hängt weniger von der Werbung als von einem guten Vertrieb ab.

Die Werbe- und Reisekosten eines Unternehmens beziffere ich demzufolge auf Werte zwischen 0,5 % und 30 % des Umsatzes.

Reparaturkosten / Instandhaltung

Hier möchte ich keine Kennzahlen liefern. Die Aufwendungen für Reparaturen, Service und Instandhaltung sind sehr individuell von den betrieblichen Einrichtungen abhängig.

Versicherungen / Leasing

Leasingkosten werden leicht vergessen. Dabei ist es auch eine Frage, ob die Gerätschaften über Investitionen oder Leasingverträge finanziert werden sollen. In meiner Beratung bei der Existenzgründung und bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) rate ich eher zu einem Kaufvertrag, also zu einer Investition.

Versicherungen waren in Gesprächen nicht bereit, mir Kennzahlen zu liefern. Da stehen Existenzgründer wiederum vor der schwierigen Frage, welchen Aufwand sie im Gewinn- und Verlustplan (Rentabilitätsplan) anzusetzen haben. Meine Erfahrungen mit vielen Unternehmen zeigen hier, dass der Aufwand je nach Versicherungsumfang zwischen 0,5 % und 2 % vom Umsatz liegen kann.

Dann half mir Bettina Saidowsky und gab in ihrem Beitrag „Versicherungen für Existenzgründer – welche sind sinnvoll?“ wertvolle Kennzahlen.

Rechtsberater, Steuerberater und Unternehmensberater

Steuerberater und Rechtsanwälte scheuen sich leider allzu oft, Kennzahlen zu liefern. Sie verweisen dann gern auf Honorarverordnungen, welche für einen Außenstehenden kaum zu durchschauen sind.

Kosten für Anwälte

Der Leser möge es mir nicht verübeln, wenn ich mich zu Kosten von Anwälten nicht äußere. Deren Dienste werden nur fallweise in Anspruch genommen.

Kosten für Steuerberater

Anders sieht es bei den Steuerberatern aus. Ich empfehle immer deren Dienste in Anspruch zu nehmen. Das betrifft zum einen die regelmäßige Buchhaltung und zum anderen den Jahresabschluss sowie die Regelung schwieriger steuerlicher Fragen. So ist z.B. die steuerliche Handhabung eines Secondhandladens keineswegs so einfach, wie man zunächst vielleicht denkt. Immerhin findet hier bei der Mehrwertsteuer die Differenzbesteuerung Anwendung. Das heißt, dass die Mehrwertsteuer lediglich auf den Differenzbetrag zwischen Verkaufserlös und Einkaufspreis der abgegebenen Kleidungsstücke zu entrichten ist.

Zum Glück habe ich in der Verwandtschaft einen erfahrenen Steuerberater. Dort erhielt ich folgende Kennzahlen: 0,5 % vom Umsatz für die Buchhaltung und nochmal 0,5 % vom Umsatz für den Jahresabschluss. Macht zusammen 1 %. Aber das ist nur ein Richtwert und trifft auf Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 2‘0 Mio € zu. Für kleinere Betriebe, bei denen die zu erbringende Arbeitsleistung relativ hoch ist, sollten Sie Anteile bis zu 2 % in Betracht kalkulieren.

Kosten für Unternehmensberater

Zu den Unternehmensberatern möchte ich auch nicht zu viel sagen, schließlich bin ich selbst einer. Sie sollten mit Stundensätzen zwischen 70,00 und 100,00 € rechnen, es sind aber auch viel höhere Sätze marktüblich.

Sonstige Kosten

„Wir haben doch alles kalkuliert. Das reicht jetzt aber. Was soll denn sonst noch anfallen?“

Nun, es fällt immer noch etwas an. Denken Sie an Beiträge für Kammern oder für die Berufsgenossenschaft. Oder Sie möchten Bücher oder Abonnements für Fachzeitschriften bestellen. Es können viele Posten sein, die unter „sonstige Kosten“ einzuordnen sind. Daher sollten Sie bei Ihrem Gewinn- und Verlustplan (Rentabilitätsplan) immer noch eine bisschen Luft lassen. Denken Sie auch an Gewährleistungsaufwendungen und Zahlungsausfälle von Kunden. Dies kann durchaus 2 % vom Umsatz ausmachen. Ähnliches gilt für Frachtaufwendungen und Verpackungen.

Ergebnis (Rentabilität) im Gewinn- und Verlustplan

Bevor wir zum Ergebnis (Rentabilität) kommen, fallen möglicherweise noch besondere Erträge oder Zuschüsse an sowie Kosten für Kontoführung und Kredite/Darlehen. Dann aber errechnet das EXCEL-Programm die Rentabilität eigenständig. Alle Ausgaben werden von den Einnahmen im Gewinn- und Verlustplan GuV abgezogen und was übrig bleibt, ist das Ergebnis. Spannend ist jetzt, ob etwas übrig bleibt und wenn ja, wie hoch der Betrag ist.

Steuern in Gewinn- und Verlustplan (Rentabilitätsplan)

Leider greift, wenn etwas übrig bleibt, als erster der Staat zu. Und der ist bekanntlich sehr erfinderisch was die Steuern für Unternehmen betrifft – egal ob Existenzgründer, kleine und mittlere Unternehmen (KMU Kleinstunternehmen oder Großunternehmen. So muss der Unternehmer neben der Mehrwertsteuer (das betrifft den Cash-flow im Liquiditätsplan) in seinem Gewinn- und Verlustplan (Rentabilitätsplan) auch noch die zu entrichtenden Steuern bedenken.

Körperschaftssteuer

Die Körperschaftssteuer fällt nur bei Kapitalgesellschaften an (GmbHs und AGs). Als Richtwert nenne ich 15 % vom Ergebnis vor Steuer.

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer müssen alle Unternehmen zahlen, jedoch nicht die Freiberufler. Diese Steuer geht an die Kommunen. Von Kommune zu Kommune gibt es unterschiedliche Hebesätze und darauf aufbauend eine ziemlich unüberschaubare Berechnung. Ich empfehle Ihnen, die Gewerbesteuer mit
20 % vom Ergebnis vor Steuern in den Gewinn- und Verlustplan (Rentabilitätsplan) einzustellen. Allerding ist zuvor ein Freibetrag zu berücksichtigen. Dieser liegt bei 24.000 € für Einzelunternehmen und GbRs. Für Kapitalgesellschaften gibt es keinen Freibetrag.

Kapitalertragsteuer

Wenn Sie eine Kapitalgesellschaft führen und ein Ergebnis nach Steuern erwirtschaften, können Sie auf der jährlichen Gesellschafterversammlung entscheiden, ob das Geld im Unternehmen bleibt oder, entsprechend dem Gesellschaftervertrag, an die Gesellschafter (Kapitalgeber) ausgeschüttet wird. Auf Kapitalerträge sind Steuern zu zahlen und zwar die Kapitalertragssteuer. Diese liegt bei 25 % der Erträge. Dazu kommen derzeit noch der Soli und eventuell auch die Kirchensteuer.

Hinweis des Autors Lambert Schuster

Ich habe mich bemüht in diesem Artikel zum Gewinn- und Verlustplan (Rentabilitätsplan) viele Hilfen, Kennzahlen und Richtwerte zu liefern. Keine der Kennzahlen muss stimmen. Alle Angaben von mir sollen dem Unternehmer und besonders dem noch unerfahrenen Existenzgründer auf die Sprünge helfen. Ich übernehme in keinem Fall eine Haftung für irgendwelche Angaben in diesem Artikel. Das wird der Leser sicher verstehen. Wenn es jemand besser weiß, dann möge er mir und den Kollegen helfen und dieses Wissen in einem Kommentar kundtun.

Zukunft planbar machen – In sechs Schritten zum Fünf-Jahres-Plan

Dieser Artikel erläutert die mittelfristige Finanzplanung im Unternehmen und ist Teil einer Serie zur Erstellung eines Fünf-Jahres-Plans. Die Serie enthält folgende Kapitel:

Finanzplanung – Übersicht

1. Der Absatzplan
2. Der Personalplan
3. Gewinn- und Verlustplan – GuV, auch Rentabilitätsplan genannt
4. Investitionsplan und AfA-Plan
5. Liquiditätsplan
6. Zins- und Tilgungsplan

Download Handbuch Finanzplanung

Zum Schluss noch ein Schmankerl: Sie können sich das vollständige Handbuch zur Finanzplanung runterladen.

-> Handbuch zur Finanzplanung für KMU und Existenzgründer

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