Geschäftsreisen – Das optimale Travel-Management

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Beitrag zum Travel-Management von Vanessa Schroeder, freie Autorin

In vielen Unternehmen müssen regelmäßig Geschäftsreisen angetreten werden. Dafür ist ein optimales Travel-Management erforderlich, welches sowohl die Buchung, als auch die Organisation und den gesamten Verlauf des Abrechnungs- und Reisebuchungsprozesses umfasst.

Die Aufgaben im Travel-Management

Zunächst müssen bestimmte Reisedienstleistungen eingekauft werden. Dazu zählen zum Beispiel Hotelbuchungen, Mietwagen, Flug- und Bahntickets. Zu den zu erledigenden Aufgaben des Geschäftsreise-Managements gehören aber auch das Reisekostencontrolling sowie das Fuhrparkmanagement. Letzteres umfasst unter anderem das Führen und Kontrollieren von Fahrtenbüchern. Häufig müssen auch Veranstaltungen organisiert und durchgeführt werden. Dazu zählen zum Beispiel Kongresse, Meetings, Tagungen, Incentives und sonstige Gruppenreisen. Diese Veranstaltungen können in Verbindung mit reiseaffinen Leistungen und touristischen Angeboten stehen. Aber auch das Erstellen und Überprüfen von firmeninternen Reiserichtlinien gehört zu den Aufgaben des Travel-Managements.

Travel Management auf Geschäftsreisen

Die Vorbereitungsphase

In dieser Phase wird die Reise nicht nur geplant, sondern auch auf Wirtschaftlichkeit geprüft. Ab und an kann es sein, dass Geschäftsreisen nicht durchgeführt werden müssen, da sich diese durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzen lassen. Teilweise werden die Reisen auch vom Mitarbeiter selbst geplant. Alternativ hat der Mitarbeiter die Möglichkeit das Sekretariat damit zu beauftragen. Im Vorfeld gilt es sowohl den Zweck, als auch den Zeitpunkt und den Ort abzustimmen. Dabei kann es sein, dass mehrere Termine verknüpft werden. Geht es dann an den Prozess der Genehmigung, kann diese entweder in Papierform oder mittels Workflowsystem beantragt werden. Mit einem integrierten Workflowsystem wird der Antrag automatisch an die zuständige Person weitergeleitet, wobei die Reiserichtlinien ergänzt werden. Geht es um die Beschaffung bestimmter Informationen, stehen dem Reisenden unterschiedliche Quellen zur Verfügung. Das betrifft zum Beispiel Informationen zu Reisezeiten, Transportmittel, Unterkunftsmöglichkeiten sowie Abfahrt- und Ankunftszeiten. Die erforderlichen Daten können beispielsweise über das Reisebüro, das Internet / Intranet oder den Hotelführer abgerufen werden. Grundsätzlich kann die Reiseplanung mehr oder weniger umfangreich sein. Der Reiseumfang ist an ausschlaggebende Faktoren geknüpft. Zu diesen Faktoren zählen die Reisedauer, die Entfernung und die Anzahl der Reiseziele. Ein weiteres wichtiges Merkmal im Travel-Management: Tritt der Mitarbeiter die Reise zum ersten Mal an oder handelt es sich um eine wiederholte beziehungsweise regelmäßige Reise. In diesen Fällen könnten alte Reisepläne aktualisiert werden, da sich Geschäftsreisen eines Unternehmens häufig ähneln. Dann ist es ratsam, die Prozesse mittels Business-Travel-Management-Systemen zu standardisieren und automatisieren.

Die Organisationsphase

In dieser Phase wird die Reiseplanung umgesetzt. Zusätzlich läuft der reiserichtlinienkonforme Buchungsprozess ab. Ist dies nicht der Fall, müssen die Leistungen welche vom Reisenden gewünscht sind, geändert werden. Dann kann beispielsweise ein günstigeres Hotel, ein alternativer Flug oder ein günstigeres Verkehrsmittel gebucht werden. Die Aufgabe des Reisebüros ist es, darauf zu achten das alle Buchungen im Idealfall über ein- und denselben Kanal laufen. Auf diese Weise erhält das Travel-Management alle wichtigen Daten für die Auswertung und die Steuerung. Meistens buchen die Mitarbeiter ihr Hotel selbst. Manchmal kommt es auch zu alternativen Buchungen, bei denen die Reiserichtlinien umgangen werden. Reisemittler nutzen Profile, welche von den Reisenden im System hinterlegt sind. Auf diese Weise können Teilnahmen an Bonusprogrammen, potenziell vorhandene Company Cards oder Präferenzen automatisch bei der Buchung berücksichtigt werden. Sobald die Reise bestätigt wurde, werden dem Mitarbeiter seine Reisedokumente ausgehändigt. Inzwischen werden diese Dokumente in der Regel durch elektronische Tickets ersetzt. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit gebuchte Reiseleistungen zu stornieren oder umzubuchen. Dadurch ändert sich der komplette Reiseplan des Mitarbeiters. Viele Unternehmen bieten ihre Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Reisen selbst zu buchen und stellen dafür eine sogenannte Internet Booking Engine zur Verfügung. Diese IBE und OBE-Systeme sind jedoch nur bei einfachen Punkt-zu-Punkt-Verbindungen empfehlenswert, denn der durchgängige Prozessablauf spart hohe Kosten ein. Handelt es sich um eine komplizierte Reise, sollte das Fachwissen des Experten aus dem Reisebüro in Anspruch genommen werden.

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Das Finanzmanagement

Während der Geschäftsreise fallen für den Mitarbeiter natürlich Kosten an, welche auch als Spesen bezeichnet werden. Viele Unternehmer stellen ihren Mitarbeitern dafür eine Kreditkarte zur Verfügung. Damit ist der Reisende flexibel unterwegs und die Buchhaltung profitiert von den bereits im System erfassten Informationen über Leistungen, welche mit der Kreditkarte in Anspruch genommen wurden. Dafür bieten sich goldene Kreditkarten an – die Gold-Karten von VISA, MasterCard oder American Express sind besonders beliebt und bieten in vielen Fällen zusätzliche Leistungen, wie Versicherungen bei Auslandsreisen an. Lediglich die Barausgaben müssen nach Beendigung der Geschäftsreise manuell erfasst, geprüft und genehmigt werden.

Fazit – Modernes Travel-Management

Dank automatisierter Prozesse, moderner Software und definierten Vorlagen, lässt sich das Travel-Management schnell und unkompliziert abschließen. Digital verarbeitete Informationen lassen sich automatisch erfassen und auswerten. Damit sind sowohl die reisenden Mitarbeiter, als auch die Buchhaltung von aufwendigen Zusatzaufgaben befreit.

(Fotos: © Fotolia pathdoc | © Lambert Schuster)

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