10 Tipps zur Personalführung im Unternehmen

Viele gute Gründe sprechen dafür, dem Thema Personalführung mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Unternehmen mit einer guten Personalführung haben nämlich klar die Nase vorn, wenn es darum geht, die besten Kräfte für sich zu gewinnen.

Aber Personalführung scheint für die meisten Unternehmen ein schwieriges Thema zu sein. Warum, so frage ich mich in meinen Beratungen immer wieder, gelingt es vielen – vor allem kleinen und mittleren – Unternehmen nicht, das passende Personal zu finden und, sollten sie es gefunden haben, die Mitarbeiter zu motivieren, deren Leistungsfähigkeit zu entwickeln und im Unternehmen zu halten?

Sicher, große Konzerne können sich eine eigene Personalabteilung mit den zugehörigen Spezialisten leisten, das können viele Mittelständler nicht. Aber es muss doch möglich sein, auch ohne Personalfachleute eine gute Personalführung hinzukriegen, um die richtigen Mitarbeiter zu finden und langfristig an das eigene Unternehmen zu binden. Das nämlich ist nicht nur im Sinne der Mitarbeiter, sondern wirkt sich umsatzsteigernd aus und verschafft dem Unternehmen klare Wettbewerbsvorteile.

So wird Ihre Personalführung zum Erfolg
Zehn Tipps zur Verbesserung der Personalführung in Ihrem Unternehmen

Personalführung – Tipp 1: Planen Sie Ihre Personalgewinnung

Denken Sie bei der Personalführung rechtzeitig an die (Neu)besetzung von Arbeitsplätzen in Ihrem Unternehmen und planen Sie die verschiedenen Schritte detailliert. Je besser Sie die Personalgewinnung vorbereiten, desto eher finden Sie den richtigen Mitarbeiter. Zur Vorbereitung gehört: Rahmenbedingungen festlegen, ein Anforderungsprofil (Stellenbeschreibung) erstellen, eine Stellenausschreibung verfassen (lassen).

Nutzen Sie außerdem die vielen Möglichkeiten, um selbst aktiv auf Personalsuche zu gehen, zum Beispiel: Jobbörse der Bundesanstalt für Arbeit, Jobscout24, StepStone, monster, aber auch Fachbörsen wie das Auge für Designer oder IT-Arbeitsmarkt. Ich fand ein sehr innovatives Recruiting Portal bei talentsconnect. Netzwerken ist zudem ein probates Mittel, um kompetentes Personal zu finden. Auch XING kann eine Schatzgrube sein.

Personalführung – Tipp 2: Erstellen Sie ein Anforderungsprofil (Stellenbeschreibung)

Das Anforderungsprofil, auch Stellenbeschreibung genannt, gehört in der Personalführung zwingend zur Vorbereitung bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitern. Erleichtern Sie sich selbst die Arbeit und schaffen Sie Klarheit über die Aufgaben, Kompetenzen und Vertretungsregelungen für eine bestimme Arbeitsstelle in Ihrem Unternehmen.

Mit einer Stellenbeschreibung können Sie Handlungs- und Entscheidungsspielräume sowie Verantwortlichkeiten festlegen. Das hilft Ihnen, Kompetenzkonflikte zu vermeiden. Diese Inhalte gehören in eine Stellenbeschreibung: Bezeichnung der Stelle (z. B. „Assistenz“), Funktionen und Verantwortungen, Hauptaufgaben, fachliche Kompetenzen, persönliche Eigenschaften, Vertretungsregelungen.

In folgenden Artikeln zur Personalführung in meiner Wissensdatenbank erfahren Sie mehr zum Thema Stellenbeschreibung:

Stellenbeschreibung – Klarheit für Mitarbeiter und Chef

Stellenbeschreibung für eine Bürokauffrau

Personalführung – Tipp 3: Gestalten Sie Ihre Stellenausschreibung aussagekräftig

Eine professionelle Stellenausschreibung soll gute Bewerber ansprechen und sie dazu bewegen, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Im Grunde werben Sie mit der Stellenausschreibung für Ihr Unternehmen, für das Sie sich die besten Mitarbeiter wünschen. Nehmen Sie sich daher Zeit, und zwar für die inhaltliche ebenso wie für die optische Gestaltung. Oder beauftragen Sie einen professionellen Dienstleister (Werbeagentur, Grafikbüro etc.) damit.

Verwenden Sie positive Bilder, zeigen Sie Ihr Firmenlogo, informieren Sie über Ihr Unternehmen und machen Sie schon im Titel unmissverständlich klar, wen Sie suchen. Ergänzen Sie den Titel um einen Untertitel und geben Sie auch eine erste Information über den Umfang der zu besetzenden Stelle (Vollzeit/Teilzeit) und den Beginn der Tätigkeit.

Vermeiden im Haupttext nichtssagende Floskeln und achten Sie darauf, dass Sie Ihre Zielgruppe adäquat ansprechen. Nennen Sie die Qualifikationen und Kenntnisse, über die der Bewerber verfügen soll. Auch Aufstiegsmöglichkeiten und Entwicklungsperspektiven gehören in die Stellenausschreibung. Und natürlich darf eine konkrete Ansprechperson mit ausführlichen Kontaktdaten am Ende der Stellenausschreibung nicht fehlen.

In folgendem Artikel zur Personalführung in meiner Wissensdatenbank erfahren Sie mehr zum Thema Stellenausschreibung:

Personaleinstellung – Vermeiden Sie Fehlbesetzungen

Personalführung – Tipp 4: So profitieren Sie vom Vorstellungsgespräch

Nutzen Sie das Vorstellungsgespräch gründlich, um zu erfahren, ob ein Kandidat zu Ihnen und der zu besetzenden Stelle passt. Zu einer guten Personalführung gehört, dass Sie das Vorstellungsgespräch intensiv vorbereiten und professionell durchführen. Bedenken Sie, dass nicht nur der Kandidat einen guten Eindruck hinterlassen soll, sondern dass Sie sich als Unternehmen ebenfalls präsentieren. Der Bewerber ist Ihr Gast! Sorgen Sie für eine gute Atmosphäre.

Zur Vorbereitung studieren Sie eingehend die Bewerbungsunterlagen, um gezielt Fragen dazu zu stellen, am besten anhand eines Fragenkatalogs oder einer Checkliste. Bedenken Sie: Ihre Sichtweise ist subjektiv, führen Sie das Gespräch daher nicht allein, sondern am besten mit Kollegen aus dem Fachbereich. Alle Gesprächsteilnehmer aus Ihrem Unternehmen sollten das Gespräch anhand einer Tabelle auswerten, um zu einem Entschluss zu kommen.

So könnte diese Tabelle aussehen:

	Bewerber A	Bewerber B	Bewerber C
Fachliches Können	­	?	à
Durchdringung	?	à	?
Kreativität	?	?	­
Ausdruck	à	¯	à
Durchsetzung	à	à	­
Teamfähigkeit	¯	à	?
Integrationsfähigkeit	?	?	?

In folgendem Artikel zur Personalführung in meiner Wissensdatenbank erfahren Sie mehr zum Thema Vorstellungsgespräch:

Personaleinstellung: Vermeiden Sie Fehlbesetzungen

Personalführung – Tipp 5: Sorgen Sie für eine gute Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter

Sie haben Ihren neuen Mitarbeiter gefunden? Prima! Jetzt heißt es, den neuen Kollegen einzuarbeiten. Das gehört zu einer guten Personalführung dazu. Aber da fängt in vielen Unternehmen das Dilemma so richtig an. Einarbeitung? Vorstellung? An-die-Hand-nehmen? Wir sind doch nicht im Kindergarten, sagen da viele Chefs, gehen zur Tagesordnung über und lassen „den Neuen“ im Regen stehen.

Versetzen Sie sich bitte in die Lage des neuen Mitarbeiters. Wie empfindet er? Mit welchen Unsicherheiten tritt er den ersten Tag bei Ihnen an? Bereiten Sie ihm einen positiven Empfang, und helfen Sie ihm bei der Einarbeitung in den ersten Tagen und Wochen. Das geht am besten mit einem Einarbeitungsplan, zum Beispiel für die ersten sechs Wochen.

Bedenken Sie: Es ist auch im Sinne Ihres Erfolgs und aller anderen Mitarbeiter, dass sich neue Angestellte von Anfang an bei Ihnen wohlfühlen.

In folgendem Artikel zur Personalführung in meiner Wissensdatenbank erfahren Sie mehr zum Thema Einarbeitung von neuen Mitarbeitern:

Erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Unternehmen

Personalführung – Tipp 6: Führen Sie regelmäßig Mitarbeitergespräche

Manche Chefs haben regelrecht Angst vor dem Mitarbeitergespräch. Dabei kann es ganz einfach sein. Tauschen Sie sich doch einmal ganz entspannt mit dem Mitarbeiter über dessen Stärken aus. Sie werden erstaunt sein, wie der Mitarbeiter das sieht und wie viel Übereinstimmung da vorliegt. Erst recht ist der Mitarbeiter überrascht, was Sie alles an ihm schätzen („Das wusste ich ja gar nicht, dass Sie das gut an mir finden!“). Dann machen Sie es ebenso mit den notwendigen Verbesserungsbereichen. Auch hier werden Sie sich wundern, wie viel Konsens es gibt. Zum Abschluss treffen Sie Verabredungen zu drei bis fünf Schwächen, an denen der Mitarbeiter in der nächsten Zeit arbeiten soll.

In folgendem Artikel zur Personalführung in meiner Wissensdatenbank erfahren Sie mehr zum Thema Mitarbeitergespräch:

Mitarbeitergespräch: Nur keine Angst! 10 Tipps für den Chef

Personalführung – Tipp 7: Treffen Sie verbindliche Zielvereinbarungen

Die Betonung liegt auf Vereinbarung. Ziele werden nicht diktiert. Ziele werden vereinbart. Vereinbaren Sie messbare und erreichbare Ziele. Hilfreich kann die SMART-Methode sein (S = Spezifisch, M = Messbar, A = Attraktiv, R = Realistisch und T = Terminiert).

Personalführung – Tipp 8: Bieten Sie Führungsgespräche an

Das Führungsgespräch ist die „Kür“ in einem gut geführten Unternehmen. Dabei geht es um den Chef! Allerdings – anders als in einem Mitarbeitergespräch – geht das nur mit einem Moderator. Die Mitarbeiter erarbeiten im Team das Bild, das sie von ihrem Chef haben (Achtung: Konsens der vielen Sichtweisen ist erforderlich!). Der Chef stellt sein Eigenbild vor. Sodann erfolgt ein Abgleich. Auch hier werden Verabredungen zu drei bis fünf Schwächen getroffen, an deren Verbesserung der Chef in der nächsten Zeit arbeitet.

In folgendem Artikel zur Personalführung in meiner Wissensdatenbank erfahren Sie mehr zum Thema Führungsgespräch:

Das Führungsgespräch im Unternehmen – jetzt ist der Chef dran!

Personalführung – Tipp 9: Investieren Sie in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter

Weiterbildung ist ein wichtiges Element in der Personalführung. Zwei Prozent der jährlichen Arbeitszeit sollten in Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen investiert werden, und zwar entweder am Arbeitsplatz („on the Job“) und in externen Weiterbildungsmaßnahmen. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter seinen Anteil zur Weiterbildung beiträgt. Hier gilt ganz besonders: Fordern und Fördern! Erst wenn der Mitarbeiter von sich aus an seiner Weiterbildung arbeitet, dann fördert der Chef die Weiterbildung durch Finanzierung spezifischer Schulungen.

Personalführung – Tipp 10: Kommunizieren Sie offen und ehrlich

Zu einer guten Personalführung gehört eine gute Kommunikation. Involvieren Sie Ihre Mitarbeiter in das Geschehen Ihres Unternehmens. Kommunizieren Sie offen und ehrlich. Bedenken Sie: Ihre Mitarbeiter sind Sprachrohre nach draußen, die Ihre Zufriedenheit mit Ihrem Unternehmen manchmal, Ihre Unzufriedenheit aber immer kommunizieren. Ein gutes Mittel, um regelmäßig über das Unternehmen zu informieren, ist der Jour Fixe, ein regelmäßiges Treffen zwischen Chef und Mitarbeitern. Wichtig: Der Chef ist dabei kein Alleinunterhalter. Auch die Mitarbeiter berichten aus ihrem Arbeitsumfeld.

Testen Sie die Qualifikation Ihrer Personalführung

Möchten Sie Ihre Personalführung einem Test unterziehen? Ich habe aus der „Offensive Mittelstand“ und aus dem „INQA-Unternehmenscheck „Guter Mittelstand“ für Sie den Check 6 „Personalführung“ ausgewählt.

Nr. 1 Mitarbeitergespräche Wir führen regelmäßig Mitarbeitergespräche über die Leistungen und Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeiter.

Nr. 2 Mitarbeitereinsatz und Ressourcen Wir sind bemüht, dass die fachlichen, organisatorischen und technischen Voraussetzungen vorhanden sind, damit die Beschäftigten motiviert und produktiv arbeiten können. Dafür investieren wir in die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter und stellen die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung.

Nr. 3 Mitarbeiterbindung Wir verfügen über konkrete Maßnahmen, wie wir unsere Mitarbeiter an das Unternehmen binden.

Nr. 4 Personalgewinnung Wir haben Ideen und konkrete Maßnahmen, wie wir neue geeignete Mitarbeiter finden, da das Arbeitskräfteangebot immer knapper werden wird. Wir sind um eine gute Reputation als Arbeitgeber bemüht und betreiben aktives Personalmarketing.

Nr. 5 Abwechslung im Mitarbeitereinsatz Wir achten darauf, dass unsere Mitarbeiter nicht immer das Gleiche machen, sondern mit unterschiedlichen Arbeitsaufgaben entsprechend ihren Fähigkeiten betraut werden. Das gilt auch für Vertretungsregelungen.

Nr. 6 Beruf und Familie Wir bemühen uns um eine Vereinbarkeit von Familie und Beruf und entwickeln spezielle Maßnahmen.

Nr. 7 Kommunikation im Unternehmen Offene Kommunikation im Unternehmen ist uns wichtig. In Kommunikationskaskaden berichten Chef und Mitarbeiter in regelmäßigen Jour Fixe über die Fortschritte und Knackpunkte der anstehenden Arbeiten, Projekte und Aufträge. In Mitarbeiterveranstaltungen wird das Personal zum Geschehen im und um das Unternehmen informiert.

Artikelserie zur Personalführung

Personalführung ist ein elementares Thema für jedes erfolgreiche Unternehmen. Die gute Nachricht: Personalführung kann man lernen. Die Artikelserie zur Personalführung soll Ihnen die wesentlichen Elemente aus der Praxis zur Personalführung vermitteln.

Folgende Artikel sind bereits erschienen:

Stellenbeschreibung – Klarheit für Mitarbeiter und Chef
Stellenbeschreibung für eine Bürokauffrau
Personaleinstellung – Vermeiden Sie Fehlbesetzungen
Erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Unternehmen
Mitarbeitergespräch: Nur keine Angst! 10 Tipps für den Chef
Das Führungsgespräch im Unternehmen – jetzt ist der Chef dran!

Erfahren Sie noch mehr zum Thema Personalführung

e-Recruiting braucht auch Empfehlungen: Next Level Recruiting
Situatives Führen: Erfolgreiche Mitarbeiterführung braucht Zeit, Methode und Engagement
Mitarbeiterführung: Fordern und Fördern oder Fördern und Fordern
Unternehmensführung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU)

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