Heute geht es mit Lektion 7 um die Berichterstattung im Vertrieb, also das „Berichten im Vertrieb“. Vertriebsmitarbeiter, Außendienstler, Handelsvertreter genießen viel Freiheit. Immerhin verbringen sie einen wesentlichen Teil ihrer Zeit außerhalb der Firma, hoffentlich immer beim Kunden. Vertriebler, Akquisiteure lassen sich nicht leicht führen. Immerhin haben sie den oder die Kunden „auf ihrer Seite“. Sie sind ja das Bindeglied zum Kunden. Unternehmensintern vertreten sie die Kunden, sprechen für den Kunden. Da kommt es so manches Mal zu Machtspielen zwischen dem Außendienstler und dem Chef.
Der Vertriebler braucht Freiheit. Vertreter werden dagegen oft an kurzer Leine geführt. Ihnen werden die täglichen Fahrten, Wege und Kundenbesuche vorgegeben. Der Akquisiteur, Vertriebler teilt sich seine Arbeit selber ein. Wo aber sind die Grenzen dieser Freiheiten? Wie führt man Akquisiteure?
Bei allem Respekt: Auch Vertriebler haben die Pflicht über ihre Arbeitsergebnisse regelmäßig zu berichten. Der Schlüssel der Führung liegt in einer regelmäßigen Berichterstattung. Diese findet wöchentlich oder monatlich in der „Vertriebsaussprache“ statt. Der Außendienst berichtet über seine Tätigkeit und seine Erfolge an den festgelegten Fixterminen gegenüber seinem Chef. Der Chef ist dann der Coach seiner Außendienstler.
Das sind die Lernziele von Lektion 7 Berichten im Vertrieb:
- Die Vertriebsaussprache wird regelmäßig durchgeführt (wöchentlich, monatlich, …).
- Es gibt eine Standardtagesordnung.
- Die Vertriebsmitarbeiter berichten; der Chef coacht.
- Die Berichterstattung erfolgt anhand standardisierter Formulare.
- Beschlüsse werden in einer To Do-Liste festgehalten und verfolgt.
Die richtige Führung von Vertriebsmitarbeitern ist nicht ganz einfach. Gute Außendienstler sind selbstbewusst. Sie verfügen über den Kontakt zum Kunden, empfangen bei ihren Besuchen die Kritiken der Kunden und vertreten nach innen die Interessen der Kunden (so wie sie beim Kunden für ihre Firma eintreten).
Der gewiefte Vertriebler vertritt auf den Vertriebsaussprachen seine Kunden und nutzt die Gelegenheit, deren Kritik weiterzugeben. So lenkt er gern von seinen eigenen Unzulänglichkeiten ab. Letzteres gilt es zu vermeiden. Ich zeige Ihnen wie.
Vertriebler berichten ERGEBNISSE!
Vertriebsaussprache mit Standardtagesordnung
Vertriebsaussprachen finden regelmäßig statt, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich. Die Teilnahme ist ein MUSS. Teilnehmer sind alle Mitarbeiter aus dem Vertrieb und der Chef.
Außendienstmitarbeiter berichten immer nach Standardvorlagen. Berichtet werden die Ergebnisse der Arbeit am Kunden. Der Chef hört zu, hinterfragt und coacht.
Ich empfehle dringend eine Standardtagesordnung, immer wiederkehrend und an die sich gehalten wird. Hier ein Beispiele und Vorschläge:
- Wir wollen Ergebnisse:
Im Zentrum der Vertriebsaussprache stehen die erzielten Aufträge der abgelaufenen Periode. - Beim Kunden spielt die Musik: Also werden Kundenbesuche chronologisch aufgelistet.
- Zu wichtigen Kunden mag die Erarbeitung eines Kundenentwicklungsplans KEP nützlich sein.
- Berichten über die Umsetzung des Marketing- und Vertriebsplans.
- Im Projektvertreib muss immer die Projektliste im Zentrum der Berichterstattung stehen, also welche Projekte stehen bei den Kunden an, wie werden diese verfolgt und wie steht es um unsere Auftragschancen.
- Erst ganz zuletzt kommt die freie Aussprache dran, mit Sonstiges, Knackpunkte und dergleichen. Es entsteht eine To Do-Liste. Diese wird zum Beginn der nächsten Vertriebsaussprache auf Erledigung durchgesprochen.
Vertriebsaussprache: Auftragsliste
Ergebnisse stehen im Zentrum der Vertriebsaussprache. Die wichtigsten Ergebnisse im Vertrieb sind die erzielten Aufträge. Diese übernimmt der verantwortliche Vertriebler in ein Formblatt ein und trägt seine Auftragserfolge auf der Vertriebsaussprache vor. Aufträge sind die Arbeitsresultate des Vertriebsmitarbeiters, oft zusammen mit dem Team. Hier ist Anerkennung angebracht. Der Chef darf auch ruhig mal ein Lob aussprechen.
Vertriebsaussprache: Kundenbesuchsliste
Das ist eine Rechtfertigung. Meinetwegen. Bei aller Freiheit, die der Außendienstmitarbeiter hat. Auch er muss seine Arbeitsergebnisse rechtfertigen. Und neben Aufträgen, Angeboten und Projekten sind Kundenbesuche wichtige Ergebnisse der Tätigkeit seiner Arbeit. Also ist es angebracht, die Kundenbesuche kurz und knapp tabellarisch aufzulisten und vorzutragen. Stichworte zum Gesprächsinhalt gehören dazu wie die anstehenden Projekte und die Wiedervorlage.
Vertriebsaussprache: Kundenentwicklungsplan KEP
Das Wissen um den Kunden macht den Wert des Unternehmens aus und ist das Ergebnis der Arbeit im Vertrieb. Zu wichtigen Kunden mag es zweckmäßig sein im Team einen Kundenentwicklungsplan zu erstellen. Dieses Chart zeigt einen Vorschlag:
- Wir tragen alles ein, was wir über den Kunden wissen. Natürlich ganz besonders über die dort handelnden Personen, soweit es unser Geschäft betrifft.
- Eine ganz entscheidende Frage ist das Potential des Kunden! Wie viel bestellt der Kunde im Jahr an Produkten oder Dienstleistungen, unser Geschäft betreffend.
- Auch der Wettbewerb gehört dazu.
- Dann kommt die Auflistung der anstehenden Projekte dran. Natürlich immer mit der erwarteten Auftragswahrscheinlichkeit für uns und mit dem erwarteten Auftragsdatum.
Der Marketing und Vertriebsplan
In Lektion 6 habe ich gezeigt, wie ein Marketing- und Vertriebsplan entsteht. Was nutzt der schönste Marketing- und Vertriebsplan, wenn er nicht gelebt wird. Es ist mehr als opportun, wenn auf der Vertriebsaussprache auch regelmäßig über die Umsetzung des Marketing- und Vertriebsplans berichtet wird.
Berichten: Projektliste
Im Projektvertrieb, also im Vertriebsgeschehen, wo es um Projekte geht spielt die Projektliste und deren Durchsprache eine ganz entscheidende Rolle. Betrachten Sie mal die eingeblendete Liste:
- Dargestellt sind alle Projekte, natürlich bei verschiedenen Kunden.
- Betrachten Sie mal die Spalte %. Hier ist die Wahrscheinlichkeit eines Auftragserhalts dargestellt, natürlich eine subjektive Angabe. Das Ziel muss doch sein, diese Wahrscheinlichkeit durch intensive Kundenbetreuung und Akquisitionsmaßnahmen zu erhöhen. Dagegen wird man bei Projekten, deren Auftragswahrscheinlichkeit gering eingeschätzt wird, die Akquisitionsbemühungen einschränken.
- Wichtig ist auch das erwartete Auftragsdatum.
- Diese Daten in Erfahrung zu bringen ist Aufgabe des Vertriebs. Vertrieb ist eben anspruchsvoll.
- Hier aber geht es um die Berichterstattung. Der Mitarbeiter berichtet. Der Chef coacht. So werden die Projekte durchgesprochen und Maßnahmen beschlossen, die der Erhöhung der Auftragswahrscheinlichkeit dienen.
- à Wetten, dass Sie mit dieser Art der Verfolgung Ihrer Projekte mehr Erfolg im Vertrieb haben. Ihr Vertrieb wird professioneller und Ihre Firma wird immer besser!
Berichten To Do‘s
Alle besprochenen Maßnahmen werden in einer To Do-Liste festgehalten.
- Also zum Beispiel, dass der Chef sich selbst in der Hierarchie beim Kunden Bayer einschaltet und dort den Kundennutzen zum Projekt Kesselschutz argumentiert.
- Oder dass der Vertriebsmitarbeiter für BASF und dort zum Projekt Feuerschutz auch beim Einkauf und beim Beratungsunternehmen akquiriert.
Die To Do-Liste wird dann zweckmäßig bei der nächsten Vertriebsaussprache zum Beginn auf Erledigung durchgesprochen.
Der Chef ruft regelmäßig die Vertriebsgespräche ein. In diesen Gesprächen berichten die Vertriebsmitarbeiter über ihre Arbeitsergebnisse an den Chef. Aufgabe des Chefs ist den Vertriebscoach zu übernehmen, seine Mitarbeiter an den Stellen zu unterstützen, wo sie Bedarf haben.
Zusammenfassung „Berichten im Vertrieb“
- Vertriebsmitarbeiter genießen viele Freiheiten. Deshalb ist eine effektive Berichterstattung geboten.
- Führen Sie die Vertriebsaussprachen regelmäßig durch. Die Teilnahme ist Pflicht.
- Die Effizienz der Vertriebsaussprachen steigt mit einer Standardtagesordnung.
- Ebenso gibt es Standardformulare, die von den Mitarbeitern in der Vorbereitung ausgefüllt werden und in der Vertriebsaussprache vorgetragen werden.
- Die Mitarbeiter des Vertriebs berichten. Der Chef coacht.
