Hilfe! Der Prüfer kommt… Was Sie über die Betriebsprüfung oder Außenprüfung in KMU wissen müssen

Sie hatten vor einiger Zeit erfolgreich ein Unternehmen gegründet, alle Hürden genommen, die ersten Krisen professionell überstanden. Ihr Unternehmen wächst und gedeiht – und eines Tages kommt sie: die Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Auch wenn laut Statistik die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) gering ist, sollten Sie wissen, was auf Sie zukommt.

Begriffsbestimmung Außenprüfung/Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung ist eine so genannte Außenprüfung, d.h. sie wird von der zuständigen Finanzbehörde (i.d.R. das Finanzamt, bei dem Sie veranlagt sind) im Außendienst durchgeführt. In der Regel haben die Finanzbehörden dafür Amtsbetriebsprüfstellen mit ausgebildeten Betriebsprüfern eingerichtet. Rechtliche Grundlage ist die Abgabenordnung (AO).

Wozu dient die Betriebsprüfung?

Mit einer Betriebsprüfung will die Finanzverwaltung sicherstellen, dass in Sachen Steuern bei Ihnen alles mit rechten Dingen zugeht und Sie dem Staat keine Abgaben schuldig bleiben, der Staat aber ebenfalls nicht zu Unrecht Steuern einbehält, die Sie nicht hätten zahlen müssen. In der Abgabenordnung liest sich das so: „Die Außenprüfung dient der Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen.“ (§ 194, Abs. 1 AO). Dabei hat der Prüfer „die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für die Steuerpflicht und für die Bemessung der Steuer maßgebend sind (Besteuerungsgrundlagen zugunsten wie zuungunsten des Steuerpflichtigen) zu prüfen.“ (§ 199, Abs. 1 AO). Inwieweit das allerdings reine Theorie ist, sei dahingestellt. Sie werden das bei der nächsten Betriebsprüfung selber erfahren.

Dürfen die das? Außenprüfung der Finanzverwaltung – die Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen.

Ja, die dürfen das. Ihr Finanzamt kann jederzeit eine Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen durchführen – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. So darf die Betriebsprüfung nur nach rechtzeitiger vorheriger Anmeldung durchgeführt und der Prüfungsumfang muss Ihnen bekannt gemacht werden. Zum Beispiel müssen Sie erfahren, welche Steuerarten geprüft werden, auf welche Zeiträume sich die Außenprüfung bezieht.

Was wird bei einer Betriebsprüfung unter die Lupe genommen?

Alle, theoretisch also bis zu 50 verschiedene Steuerarten können Gegenstand einer Betriebsprüfung sein. Darunter fallen auch Sonder- und Spezialsteuern, insbesondere Verbrauchssteuern (z. B. Sektsteuer, Zündholzsteuer) oder die Erbschaftssteuer. In der Regel stehen bei der Außenprüfung die Umsatzsteuer, die Einkommenssteuer, die Gewerbesteuer und die Körperschaftssteuer auf dem Prüfstand. Das Finanzamt muss Ihnen im Anmeldeschreiben für die Betriebsprüfung alle Steuerarten mitteilen, die in Ihrem Unternehmen geprüft werden sollen. Gleiches gilt für den zu prüfenden Zeitraum oder die zu prüfenden Zeiträume. Allerdings kann es im Laufe der Betriebsprüfung zu einer Erweiterung sowohl des sachlichen als auch des zeitlichen Umfangs kommen.

Wo findet die Betriebsprüfung statt?

Im Regelfall soll die Außenprüfung in Ihren Geschäftsräumen durchgeführt werden. In Ausnahmefällen kann die Betriebsprüfung bei Ihrem Steuerberater stattfinden. Der Prüfer ist berechtigt, die Grundstücke und Betriebsräume Ihres Unternehmens zu betreten.

Welche Unterlagen müssen bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden?

Sie als Unternehmer müssen dem Prüfer während der Betriebsprüfung alle die Finanzbuchhaltung betreffenden Unterlagen, Belege, Dokumente und Dateien zur Verfügung stellen und ihm den Zugriff auf die Datenverarbeitungssysteme ermöglichen. Des Weiteren sind Sie als Unternehmer auskunftspflichtig und müssen auf Verlangen des Prüfers sämtliche Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere etc. aushändigen, die sich auf den Prüfungszeitraum beziehen.

Abschluss der Betriebsprüfung

In der Regel gibt es mit der Beendigung der Betriebsprüfung eine Schlussbesprechung. Hier werden die Ergebnisse erläutert und strittige Sachverhalte mit ihren steuerlichen Auswirkungen erörtert. Über den Termin der Schlussbesprechung muss der Prüfer Sie im Voraus informieren. Es kann sinnvoll sein, einen Experten (Ihren Steuerberater) hinzuzuziehen, denn der Abschlussbericht des Prüfers ist die Grundlage für Ihre berichtigten Steuerbescheide.

Weitere Prüfungsmöglichkeiten der Finanzbehörden in Unternehmen

Neben der Betriebsprüfung, bei der grundsätzlich alle Steuerarten eines Unternehmens geprüft werden, stehen den Finanzbehörden eine ganze Reihe weiterer Möglichkeiten für Steuerprüfungen in Unternehmen zur Verfügung.

So etwa die „Umsatzsteuer-Nachschau“. Mit diesem Instrument hat die Finanzverwaltung seit 2002 das Recht hat, unangemeldet in Ihrem Unternehmen zu erscheinen und alle umsatzsteuerrelevanten zu prüfen. Lesen Sie dazu meinen Artikel „Kalt erwischt! Umsatzsteuer-Nachschau – So verhalten Sie sich richtig“.

Aktuell ist zudem ein Gesetz in Vorbereitung, das der Finanzverwaltung ein weiteres Instrument zur unangekündigten Prüfung in die Hand gibt: die „Lohnsteuer-Nachschau“. Lesen Sie dazu meinen Artikel „Lohnsteuer-Nachschau – neue Prüfung ohne Ankündigung“.

Steuerfahndung nur bei begründetem Tatverdacht

Wenn ein begründeter Verdacht der Steuerhinterziehung besteht, etwa durch eine Anzeige von der der Unternehmer nichts weiß, gibt es keine vorherige Benachrichtigung. Dann stehen meistens gleich mehrere Steuerfahnder unerwartet mit einem Durchsuchungsbescheid vor der Tür. Die Beamten der Steuerfahndung gehören zu einer Hilfsbehörde der Staatsanwaltschaft und dürfen Computer und Akten beschlagnahmen.

Tauchen die Steuerfahnder bei Ihnen auf, bedeutet das in der Regel die Eröffnung eines Strafverfahrens gegen Sie. In diesem Fall sind Sie der Beschuldigte und dürfen von Ihrem Recht auf Aussageverweigerung Gebrauch machen.