Immer wieder kommt in meinen Beratungsgesprächen das Thema der Mitarbeiterorientierung hoch. Was das bedeutet? Mitarbeiter, die zu lange alleine gelassen werden, verlieren sich schnell und gerne im Flurfunk. Keine tragische Geschichte, sollte man meinen, jedoch entwickelt diese Form der Kommunikation in manchen Fällen eine bedenkliche Eigendynamik. Besteht Ihre Unternehmensführung daraus, dass Sie alles wissen und dieses Wissen gezielt an betroffene Mitarbeiter weitergeben? Stellen für Sie regelmäßige Kommunikationsrunden eine Belastung dar, die nur die Mitarbeiter von der Arbeit abhalten?
Jour fixe sind ein wesentliches Element in der Unternehmensführung. Sie werden regelmäßig abgehalten – täglich, wöchentlich oder monatlich – folgen einer Standard-Tagesordnung und fördern die interne Kommunikation von oben nach unten sowie von unten nach oben.
Berichterstattung ist ein wesentliches Element des Jour fixe. Jeder berichtet, der Chef wie die Mitarbeiter, jeder über die Ergebnisse seines Verantwortungsbereiches. Was alles berichtet wird, ist hier dargestellt am Beispiel eines fiktiven Betriebs:
- der Chef berichtet aktuelle Daten zum Unternehmen,
- die Telefonakquise berichtet über Anzahl der Anrufe und Erfolge des Call Centers,
- der Entwickler berichtet über Fortschritt in seinem Projekt (Qualität, Kosten und Termine)
- der Abwickler von größeren Aufträgen berichtet über Fortschritt in seinem Projekt (Qualität, Kosten und Termine)
- die Bestellabwicklung berichtet über Anzahl von Aufträgen, Zahlungen und Reklamationen
- der Vertrieb berichtet über Angebote und Aufträge
Die Berichterstattungen sind standardisiert, einfach gestaltet und ein „Abfallprodukt“ der täglichen Arbeit. Aus dem Jour fixe entsteht ein kurzes Protokoll mit Beschlüssen und To Do’s. Dieses wird zum Anfang des nächsten Jour fixe durchgesprochen. Im Einzelfall reicht der Jour fixe nicht aus, dann ist ein Statusgespräch fällig.
Regelmäßige Jour fixe verbessern die Kultur im Unternehmen. Das Unternehmen, die Unternehmensführung und alle Bereiche im Unternehmen werden für jeden transparent. Jeder weiß von jedem und identifiziert sich mit den getroffenen Ergebnissen und Beschlüssen, auch benachbarter Bereiche. Die Tatsache, dass jeder über seine Arbeitsergebnisse berichtet, bewirkt eine Stimulans bei den Betroffenen, für sich in seinen Verantwortungsbereich gute Ergebnisse berichten zu können. Die Qualität der Arbeitsergebnisse steigt.
Anfänglich mag es Widerstände bei der Einführung des Jour fixe geben. Dann ist der Chef gefordert. Nach einigen Sitzungen wird der Jour fixe zum Standard und fördert die Verbesserung der Unternehmenskultur.
Wenn Sie Fragen, wenden Sie sich doch ganz einfach an Lambert Schuster.
