Kennen Sie diese Situation? Ihr junges Unternehmen kommt so richtig in Fahrt. Bestellungen gehen endlich ein. Jetzt geht das Problem los. Die Aufträge müssen zur Zufriedenheit der Kunden abgewickelt werden. Das erfordert Manpower. Das bedeutet aber auch Verwaltung und Administration der Vorgänge. Hier kann mit den richtigen Einrichtungen im Büroalltag viel rationalisiert werden. Unser Gastautor Dmitri Geck ist Fachmann für kaufmännische Softwarelösungen. Er kennt solche Situationen aus seiner Praxis zur Genüge und weiß Wege aus dem Dilemma.
Im Geschäftsalltag fallen viele Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Ein Großteil davon wird oftmals unnötigerweise manuell erledigt oder aber mit umständlichen Tools, die dies auf Umwegen möglich machen, aber eigentlich nicht dafür gedacht sind.
Das muss nicht sein, denn es gibt speziell für solche Zwecke entwickelte Software. Dies können Branchenlösungen sein oder aber branchenneutrale Anwendungen. Beide Varianten müssen im Kern gleich sein, weil es dabei immer um die Daten oder Abläufe geht, die überall vorkommen.
Oft sind diese Kernbereiche mehr als ausreichend, was bedeutet, dass ein branchenneutrales System in den meisten Fällen genügt, um die Aufgaben in einem Betrieb effizienter und einfacher zu erledigen.
Frage 1: Herr Geck, ich weiß von Ihnen, dass Sie sich seit vielen Jahren auf Warenwirtschaftssysteme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) spezialisiert haben: was muss ein junger Unternehmer beachten, wenn er ein Warenwirtschaftssystem in seinem Betrieb einsetzen will?
D. Geck: Im ersten Schritt ist nur eins zu beachten: es muss das richtige Warenwirtschaftssystem sein. Es ist vielleicht ein dehnbarer Begriff, aber gemeint ist damit etwas Einfaches: so ein System muss den eigenen Anforderungen entsprechen und die schnelle und unkomplizierte Erledigung der täglichen Arbeit möglich machen. Wird diesem Punkt nicht genügend Beachtung geschenkt, kann es passieren, dass trotz der Einführung eines Warenwirtschaftssystems keine Verbesserung eintritt und die Arbeitsabläufe unverändert kompliziert bleiben oder sogar noch komplizierter werden.
Frage 2: Wie definiert der Unternehmer seine Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem? Wie spezifiziert er seine Ausschreibung an die Lieferfirmen?
D. Geck: Die Anforderungen ergeben sich im Grunde durch die Aufgaben, die im Unternehmen täglich erledigt werden müssen. Bei der Suche nach den Anbietern solcher Systeme kommt man zwangsläufig mit deren Produkten in Berührung und kann so schon die ersten Vergleiche anstellen. Das, was auf der Liste der Anforderungen steht, aber in der Beschreibung des jeweiligen Produkts zumindest im ersten Moment nicht zu finden ist, ergibt den Inhalt der Anfrage / Ausschreibung an den Hersteller. Je nachdem, wie die Antwort des Herstellers lautet, weiß man, ob das System in Frage kommt oder nicht.
Frage 3: Welches sind die kaufentscheidenden Faktoren bei der Auswahl der Lieferanten und was ist bei der Auftragsvergabe zu beachten?
D. Geck: Der wichtigste Faktor ist die Übereinstimmung der eigenen Anforderungen mit dem Leistungsumfang und der Funktionsweise des Warenwirtschaftssystems. Dann sind der Leistungsempfang und die Kosten im Bereich des technischen Supports sehr wichtig – das System kann noch so toll sein, aber es bringt dem Benutzer nicht viel, wenn niemand da ist, um ihn bei Fragen oder Problemen zu unterstützen. Erst dann kommt der Preis, wobei nicht nur der Preis selbst entscheidend ist, sondern das gesamte Preismodell. Es gibt dabei viele Punkte zu beachten: gibt es laufende Kosten (Jahres- / Monatsgebühren)? Ist das System modular aufgebaut, so dass man nur die „Bausteine“ erwerben kann, die man auch wirklich benötigt? Wie oft gibt es Updates und was kosten diese?
Frage 4: Welche vorbereitenden Arbeiten hat der Unternehmer zu leisten, damit das neue Warenwirtschaftssystem reibungslos in seinem Betrieb eingeführt werden kann?
D. Geck: Als Erstes kommen natürlich die Definition der Anforderungen und die Auswahl des Warenwirtschaftssystems. Sowohl bei einer Ersteinführung als auch bei einem Systemwechsel entsteht oft der Bedarf, bereits vorhandene Daten (i.d.R. Kunden und Produkte) in das neue System zu übernehmen. Es muss also in so einem Fall geklärt werden, ob und in welcher Form diese Datenübernahme stattfinden kann. Hierbei kann es ggf. nötig sein, die zu übernehmenden Daten vorher aufzubereiten. Außerdem muss natürlich die eigene IT-Infrastruktur im Bezug auf die Anforderungen des Warenwirtschaftssystems geprüft und ggf. erweitert werden.
Frage 5: In welchen Schritten erfolgt die Einführung des neuen Systems in dem Betrieb? Wie erfolgen die Installation und das Anlernen der Mitarbeiter?
D. Geck: Nachdem die erwähnten Vorbereitungen getroffen wurden, sollte vor der Einführung geklärt werden, ob die Notwendigkeit einer Schulung der Mitarbeiter besteht und wie / wann diese ggf. stattfinden soll. Nach der Einführung eines Warenwirtschaftssystems soll es ja sofort losgehen und die Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten müssen, sollten zu diesem Zeitpunkt in der Lage sein, das neue System produktiv zu nutzen. Anschließend wird der Zeitpunkt der Einführung definiert – je nach Komplexität evtl. in Abstimmung mit dem Hersteller. Hilfreich ist es einen Zeitpunkt zu finden, zu dem im eigenen Betrieb vergleichsweise wenig los ist, damit die Folgen von potentiellen Schwierigkeiten während der Einführung möglichst gering bleiben.
Frage 6: Sie sind Experte. Deshalb jetzt das Wichtigste: ab wann lohnt sich die Einführung eines Warenwirtschaftssystems und mit welchen Kosten ist zu rechnen?
D. Geck: Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems lohnt sich spätestens dann, wenn die Arbeitsabläufe Kosten verursachen, die in keinem sinnvollen Verhältnis mehr zu dem Nutzen / dem Erlös stehen. In den meisten Fällen lohnt sich so ein System bereits von Anfang an – es muss nur passend sein. Was die Kosten eines solchen Systems angeht, so kann man da keine eindeutige Aussage in Zahlen treffen. Es gibt viele Anbieter, viele Systeme, viele unterschiedliche Preismodelle und auch kostenlose Softwarelösungen sind nicht zu vergessen. Wie ich anfangs gesagt habe, ist der Preis eigentlich nicht der wichtigste Faktor und ergibt sich durch die Auswahl eines Systems. Es ist aber so, dass ein Warenwirtschaftssystem nicht unbedingt mehrere tausend oder hundert Euro kosten muss. Der Markt bietet viele günstige und dennoch leistungsstarke Systeme an. Welches den eigenen Ansprüchen gerecht wird, muss vom Unternehmer individuell entschieden werden.
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Dmitri Geck, Geschäftsführer Tresor Software GmbH
Dmitri.Geck@tresor-software.de
http://www.tresor-warenwirtschaft.de/
Warenwirtschaftssysteme für kleine und mittlere Unternehmen
Im Geschäftsalltag fallen viele Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Dafür gibt speziell entwickelte Software. Dies können Branchenlösungen sein oder aber branchenneutrale Anwendungen.
