Beitrag zum Travel-Management von Vanessa Schroeder, freie Autorin
In vielen Unternehmen müssen regelmäßig Geschäftsreisen angetreten werden. Dafür ist ein optimales Travel-Management erforderlich, welches sowohl die Buchung, als auch die Organisation und den gesamten Verlauf des Abrechnungs- und Reisebuchungsprozesses umfasst.
Die Aufgaben im Travel-Management
Zunächst müssen bestimmte Reisedienstleistungen eingekauft werden. Dazu zählen zum Beispiel Hotelbuchungen, Mietwagen, Flug- und Bahntickets. Zu den zu erledigenden Aufgaben des Geschäftsreise-Managements gehören aber auch das Reisekostencontrolling sowie das Fuhrparkmanagement. Letzteres umfasst unter anderem das Führen und Kontrollieren von Fahrtenbüchern. Häufig müssen auch Veranstaltungen organisiert und durchgeführt werden. Dazu zählen zum Beispiel Kongresse, Meetings, Tagungen, Incentives und sonstige Gruppenreisen. Diese Veranstaltungen können in Verbindung mit reiseaffinen Leistungen und touristischen Angeboten stehen. Aber auch das Erstellen und Überprüfen von firmeninternen Reiserichtlinien gehört zu den Aufgaben des Travel-Managements.
Die Vorbereitungsphase
In dieser Phase wird die Reise nicht nur geplant, sondern auch auf Wirtschaftlichkeit geprüft. Ab und an kann es sein, dass Geschäftsreisen nicht durchgeführt werden müssen, da sich diese durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzen lassen. Teilweise werden die Reisen auch vom Mitarbeiter selbst geplant. Alternativ hat der Mitarbeiter die Möglichkeit das Sekretariat damit zu beauftragen. Im Vorfeld gilt es sowohl den Zweck, als auch den Zeitpunkt und den Ort abzustimmen. Dabei kann es sein, dass mehrere Termine verknüpft werden. Geht es dann an den Prozess der Genehmigung, kann diese entweder in Papierform oder mittels Workflowsystem beantragt werden. Mit einem integrierten Workflowsystem wird der Antrag automatisch an die zuständige Person weitergeleitet, wobei die Reiserichtlinien ergänzt werden. Geht es um die Beschaffung bestimmter Informationen, stehen dem Reisenden unterschiedliche Quellen zur Verfügung. Das betrifft zum Beispiel Informationen zu Reisezeiten, Transportmittel, Unterkunftsmöglichkeiten sowie Abfahrt- und Ankunftszeiten. Die erforderlichen Daten können beispielsweise über das Reisebüro, das Internet / Intranet oder den Hotelführer abgerufen werden. Grundsätzlich kann die Reiseplanung mehr oder weniger umfangreich sein. Der Reiseumfang ist an ausschlaggebende Faktoren geknüpft. Zu diesen Faktoren zählen die Reisedauer, die Entfernung und die Anzahl der Reiseziele. Ein weiteres wichtiges Merkmal im Travel-Management: Tritt der Mitarbeiter die Reise zum ersten Mal an oder handelt es sich um eine wiederholte beziehungsweise regelmäßige Reise. In diesen Fällen könnten alte Reisepläne aktualisiert werden, da sich Geschäftsreisen eines Unternehmens häufig ähneln. Dann ist es ratsam, die Prozesse mittels Business-Travel-Management-Systemen zu standardisieren und automatisieren.
Die Organisationsphase
In dieser Phase wird die Reiseplanung umgesetzt. Zusätzlich läuft der reiserichtlinienkonforme Buchungsprozess ab. Ist dies nicht der Fall, müssen die Leistungen welche vom Reisenden gewünscht sind, geändert werden. Dann kann beispielsweise ein günstigeres Hotel, ein alternativer Flug oder ein günstigeres Verkehrsmittel gebucht werden. Die Aufgabe des Reisebüros ist es, darauf zu achten das alle Buchungen im Idealfall über ein- und denselben Kanal laufen. Auf diese Weise erhält das Travel-Management alle wichtigen Daten für die Auswertung und die Steuerung. Meistens buchen die Mitarbeiter ihr Hotel selbst. Manchmal kommt es auch zu alternativen Buchungen, bei denen die Reiserichtlinien umgangen werden. Reisemittler nutzen Profile, welche von den Reisenden im System hinterlegt sind. Auf diese Weise können Teilnahmen an Bonusprogrammen, potenziell vorhandene Company Cards oder Präferenzen automatisch bei der Buchung berücksichtigt werden. Sobald die Reise bestätigt wurde, werden dem Mitarbeiter seine Reisedokumente ausgehändigt. Inzwischen werden diese Dokumente in der Regel durch elektronische Tickets ersetzt. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit gebuchte Reiseleistungen zu stornieren oder umzubuchen. Dadurch ändert sich der komplette Reiseplan des Mitarbeiters. Viele Unternehmen bieten ihre Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Reisen selbst zu buchen und stellen dafür eine sogenannte Internet Booking Engine zur Verfügung. Diese IBE und OBE-Systeme sind jedoch nur bei einfachen Punkt-zu-Punkt-Verbindungen empfehlenswert, denn der durchgängige Prozessablauf spart hohe Kosten ein. Handelt es sich um eine komplizierte Reise, sollte das Fachwissen des Experten aus dem Reisebüro in Anspruch genommen werden.
Das Finanzmanagement
Während der Geschäftsreise fallen für den Mitarbeiter natürlich Kosten an, welche auch als Spesen bezeichnet werden. Viele Unternehmer stellen ihren Mitarbeitern dafür eine Kreditkarte zur Verfügung. Damit ist der Reisende flexibel unterwegs und die Buchhaltung profitiert von den bereits im System erfassten Informationen über Leistungen, welche mit der Kreditkarte in Anspruch genommen wurden. Dafür bieten sich goldene Kreditkarten an – die Gold-Karten von VISA, MasterCard oder American Express sind besonders beliebt und bieten in vielen Fällen zusätzliche Leistungen, wie Versicherungen bei Auslandsreisen an. Lediglich die Barausgaben müssen nach Beendigung der Geschäftsreise manuell erfasst, geprüft und genehmigt werden.
Fazit – Modernes Travel-Management
Dank automatisierter Prozesse, moderner Software und definierten Vorlagen, lässt sich das Travel-Management schnell und unkompliziert abschließen. Digital verarbeitete Informationen lassen sich automatisch erfassen und auswerten. Damit sind sowohl die reisenden Mitarbeiter, als auch die Buchhaltung von aufwendigen Zusatzaufgaben befreit.
(Fotos: © Fotolia pathdoc | © Lambert Schuster)
Unternehmer sind einsame Wesen. Jedenfalls ziemlich oft. Ständig müssen sie Entscheidungen treffen, bei denen ihnen (zunächst) keiner helfen kann. Und das meistens zu Themen, die sie nicht gelernt haben und zu denen sie in der Vergangenheit auch keine große Erfahrung sammeln konnten. Personalauswahl, Mitarbeiterführung, Marketing und Vertrieb, Finanzen, Recht, Planung, interne Abläufe… Gerade junge Unternehmer geraten schnell an ihre Leistungsgrenzen. Wen fragen? Wo lernen? Was tun? Bei Wikipedia suchen? Mitglied werden in Regionalgruppen für Unternehmer? Auf Social Media setzen? Ein Coaching buchen?
Zuerst einmal ist es gut zu erkennen, dass man nicht alleine ist. Vielen Unternehmern geht es genauso, sie stehen vor bestimmten Aufgaben oder Problemen und wissen manchmal nicht so recht, wie sie diese lösen oder welche Entscheidung sie treffen sollen. Zugegeben, ein Netzwerktreffen kann die Entscheidung nicht ersetzen (ebenso wenig wie ein Coaching) Aber ein regelmäßiger Austausch im Netzwerk mit anderen Unternehmern, anderen Gründern, aber auch mit erfahrenen Firmenchefs, kann helfen, bestimmte Problemstellungen neu zu bewerten, Tendenzen zu erkennen und so manche Hürde zu nehmen.
Genau hier setzt das Netzwerktreffen ‚Runder Tisch Lambert Schuster‘ an. Als Unternehmensberater kennt Lambert Schuster die vielen Fragen, Sorgen und Nöte, die seine Kunden umtreiben. Sie alle (buchstäblich) an einen Tisch zu bekommen, das war seine Intention, als er 2011 ein Netzwerktreffen für Unternehmerinnen und Unternehmer ins Leben rief. Seitdem treffen sich alle drei bis vier Monate rund 40 Firmengründer und -eigentümer in Köln. Viele von ihnen sind schon seit dem ersten Termin dabei und möchten die Begegnungen und den wertvollen Austausch nicht missen.
viel mehr als Netzwerktreffen.“ So standen schon von Beginn an auch
Redner beleuchtet wird. Zuweilen werden bestimmte Aspekte unternehmerischen Handelns aber auch aus dem Teilnehmerkreis und vom Gastgeber selbst vorgestellt. Internetrecht, Vertrieb, Marketing, SEO, Mitarbeiterführung – all die eingangs erwähnten Themen und einige mehr sind bereits am ‚Runden Tisch‘ behandelt und unter reger Beteiligung der Anwesenden lebhaft diskutiert und bearbeitet worden. Dazu kann man bei manchen Veranstaltungen Einzelfragen und Erfahrungen zu bestimmten Themenschwerpunkten in Kleingruppen erörtern und sich den einen oder anderen Rat holen – ein Angebot, das stets dankbar angenommen wird. Besonders beliebt waren und sind auch jene Termine, bei denen ein Workshop unter Leitung eines Coaches angeboten wurde, etwa ‚Teambildung‘ oder andere Coaching-Inhalte.
nach Köln folgen, insbesondere ein Raum, ein Platz, an dem gegenseitiges Vertrauen herrscht und wo man Fragen loswerden kann, die man sonst keinem zu stellen weiß oder sich nicht zu stellen traut. „Die Begegnungen beim oder am Rande des Netzwerktreffens sind am wichtigsten“, weiß der Initiator und Gastgeber Lambert Schuster. Manchmal, so der Unternehmensberater, ergäben sich daraus „Geschäfte, Impulse, manchmal gute Kontakte, meistens aber einfach ‚nur‘ wertvolle Gespräche über die allgemeinen Herausforderungen, Perspektiven und Chancen des Unternehmertums.“ Und das ist weit mehr, als manch anderes Netzwerktreffen für Unternehmer zu bieten hat.
Übrigens: Das zuletzt genannte Empfehlungsmarketing wurde von den meisten Befragten nicht als vorrangiges Ziel beim Netzwerktreffen genannt. Sollte es sich jedoch ergeben oder entwickeln, hätte auch niemand etwas dagegen.
Veränderungsprozessen. In aktiven Gruppenübungen reflektieren Sie Ihre eigene Einstellung zur Notwendigkeit von Veränderungen und tauschen Gedanken und Erfahrungen mit den anderen Unternehmerinnen und Unternehmern aus. Das Thema wird abgerundet durch eine theoretische und praktische Einführung zum „Coaching“ als Unterstützung in Wandlungsprozessen.
Einer dieser Punkte ist der Warenversand. Denn Leistungen, die bis zum Ende des Jahres erbracht, sprich geliefert, wurden, können noch dem gerade abgelaufenen Geschäftsjahr hinzugerechnet werden. Danach nicht mehr. Wenn man überlegt, welche Bedeutung kurz vor dem Jahreswechsel noch das Weihnachtsgeschäft für viele Betriebe hat, kann dieser Moment über vieles entscheiden. Umso wichtiger ist es, die Abläufe des Warenversands gut vorzubereiten.
h erreicht hat. Da unsere Kunden über die ganze Welt verstreut sind, ist es umso wichtiger, den Warenversand akribisch vorzubereiten und zu überwachen. Zollprobleme müssen gerade zum Jahreswechsel schnell bearbeitet werden. Genauso wichtig ist die Dokumentation, um im Zweifel beweisen zu können, dass der Kunde die Sendung wirklich noch vor dem Jahreswechsel pünktlich erhalten hat.“ Die Versandabteilung hat daher in den Tagen vor dem Jahreswechsel Urlaubssperre, wie er ergänzt. Routinearbeiten werden schon vor den Festtagen erledigt, damit der Warenversand zum Jahreswechsel hin reibungslos läuft und im Notfall Arbeitszeit verfügbar bleibt. Der Erfolg gibt ihm Recht, bis in die letzten Stunden des 31. Dezembers werden den Kunden noch erfolgreich Sendungen zugestellt.
Daniela Schulte