Stellenbeschreibung für eine Bürokauffrau

Eine Stellenbeschreibung (hier für eine Bürokauffrau) zu verfassen, ist nicht schwer. Sicher, ein bisschen Zeit müssen Sie sich schon nehmen, um Aufgaben, Kompetenzen und persönliche Eigenschaften für eine bestimmte Position in Ihrem Unternehmen zu definieren. Aber diese Zeit zahlt sich aus, denn eine klare Stellenbeschreibung zeigt dem Mitarbeiter seine Handlungsspielräume und Aufgaben und hilft, Zuständigkeitskonflikte und Doppelarbeit zu vermeiden.

Im ersten Teil dieses Artikels [Stellenbeschreibung (Teil 1): Klarheit für Mitarbeiter und Chef] erfahren Sie, weshalb Stellenbeschreibungen wichtig sind. Am Beispiel der Position „Teamassistenz“ lernen Sie dort, wie eine Stellenbeschreibung aufgebaut ist und was in eine Stellenbeschreibung hineingehört. Lesen Sie zuerst „Stellenbeschreibung: Klarheit für Mitarbeiter und Chef“.

Im nachfolgenden zweiten Teil lernen Sie ein weiteres, etwas komplexeres Beispiel kennen: Stellenbeschreibung für eine Bürokauffrau.

Stellenbeschreibung – Aufgaben definieren und Verantwortung abgeben

Buchhaltung, Auftragsbearbeitung, Lagerwirtschaft, Personalfragen – Wenn Ihre Firma groß genug ist, können Sie sich eine halbe oder gar eine volle Stelle für diese Aufgaben leisten. Dann delegieren Sie Verantwortungen und Aufgaben konsequent an Ihre Mitarbeiterin, Ihre Bürokauffrau. Mit der Stellenbeschreibung legen Sie genau fest, welche Verantwortungen und Aufgaben das im Einzelnen sind und schaffen Klarheit für sich selbst und für Ihre Mitarbeiterin. So können Sie sich verstärkt Ihren Führungsaufgaben widmen und Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen. Nutzen Sie das Führungs- und Organisationsinstrument der Stellenbeschreibung.

Anleitung: Stellenbeschreibung für eine  Bürokauffrau

1.   Bezeichnung der Stelle

Bürokauffrau

2.   Funktionen/Verantwortung

• Rechnungs- und Zahlungswesen der Debitoren und Kreditoren.
• Auftragsbearbeitung.
• Allgemeine Bürowirtschaft und Organisation.
• Aufgaben im Personalbereich.
• Vertretungsaufgaben im Büro, sofern das die Qualifikation ermöglicht.

3.   Ziele der Funktion

• Sicherstellung des termingerechten, korrekten Eingangs der Umsatzerlöse.
• Einwandfreie Abwicklung des Zahlungswesens.
• Zeitnahe Berichterstattung.
• Reibungslose Abläufe im Büro sicherstellen.
• Sachgemäßes Führen von Personalakten.

4.   Aufgaben der Funktion

a)   Auftragsbearbeitung

• Aufträge entgegennehmen und bearbeiten.
• Angebote unterbreiten und einholen.

b)   Sach- und termingerechte Rechnungslegung gegenüber den Debitoren. Verfolgung des Zahlungseingangs.

• Am 20. des Monats:
  Monatsrechnungen.
• Tagesaktuell (i. d. R.):
  Regierechnungen, Sonderrechnungen und sonstige Rechnungen (Basis: z. B. Leistungsnachweise).

c)   Zeitnahes Mahnungswesen gegenüber den Debitoren.

• Sachgerechtes Zahlungswesen gegenüber den Kreditoren nach Freigabe und unter Berücksichtigung der Zahlungstermine sowie der Kontenliquidität.
• Wochenaktuelle Erfassung, Verfolgung und Erledigung der Kreditoren-Rechnungen, PC-unterstützt.

d)   Zeitnahe Berichterstattung:

• 10. des Monats
  Umsatzerlöse nach Objekten für den aktuellen Monat und für die aufgelaufenen Jahreswerte, jeweils mit Gesamtwerten.
  Deckungsbeiträge (mit Umsätzen und Lohn-/Gehaltskosten) nach Objekten (Kostenstellen SOLL- / IST-Vergleich) für den aktuellen Monat und für die aufgelaufenen Jahreswerte, jeweils mit Gesamtwerten (PC-Liste).
• Wochenaktuell
  Übersicht der offenen und überwiesenen Kreditoren-Rechnungen.
• Monatsaktuell
  Bestandteil der Buchhaltung ist eine monatliche Berichterstattung an die Geschäftsleitung in tabellarischer Form, u. a. zu folgenden Themen: Kontostände, Debitorenliste, Kreditorenliste, Knackpunkte, offene Punkte.

e)   Kontenführung mit Kontrolle jeder Buchung.

f)    Aufgaben in der Lagerwirtschaft:

• Kontrolle von Lagerbeständen und Lagerkosten.
• Überwachung von Lieferterminen.
• Warenannahme, Warenreklamation, Ein- und Auslagerung.

g)   Aufgaben im Personalbereich:

• Führen und Verwalten von Personalakten.
• Mitwirkung bei Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Abführen von Steuern und Sozialabgaben.
• Mitwirkung bei der Planung und Ermittlung von Personaleinsatz.
• Erstellen von Arbeitsverträgen.
• Ausstellen von Arbeits- und Verdienstbescheinigungen.

h)   Allgemeine Bürowirtschaft und Organisation

• Bearbeitung der täglichen Post (Vertretung).
• Telefondienst (Vertretung).
• Erledigen der allgemeinen Geschäftskorrespondenz (mit Auftraggebern, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Behörden, Verbänden etc.).
• Anfertigen von Sitzungsprotokollen.
• Verfassen von Schriftsätzen aller Art (Berichte, Aufstellungen, Statistiken, Zwischenbilanzen etc.).
• Erstellen von Dienst- und Organisationsplänen.
• Mitgestaltung einer permanenten Verbesserung der Büroabläufe unter Berücksichtigung der Möglichkeiten der DV-Technik.

5.   Fachliche Kompetenzen

• Abgeschlossene Ausbildung zur Bürokauffrau.
• Erfahrung im Rechnungswesen/Buchhaltung unverzichtbar.
• Erfahrung in den Bereichen Lagerwirtschaft und Personalwirtschaft erwünscht.
• Beherrschen aller MS Office-Programme, insbes. Word, Excel, PowerPoint.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse erwünscht.

6.   Persönliche Eigenschaften

• Schnelle Auffassungsgabe und Einarbeitung in neue Themen.
• Freundlichkeit.
• Gepflegtes Äußeres.
• Kunden- und Mitarbeiterorientierung.
• Kommunikativ.
• Teamfähig.
• Organisations- und improvisationsstark.

7.   Organisatorische Zuordnung

• Frau N.N. ist fachlich und disziplinarisch Herrn X.X. zugeordnet.

8.   Vertretungen

• Frau N.N. vertritt im Abwesenheitsfall folgende Kolleginnen und Kollegen: A. A., B. B., soweit fachlich möglich.
• Bei eigener Abwesenheit wird Frau N.N. von Herrn C.C. vertreten.
• Die Vertretungen informieren sich laufend gegenseitig, sodass bei Abwesenheit eine möglichst reibungslose Stellvertretung möglich ist.

Diese Stellenbeschreibung wurde am xx.xx.xxxx mit Frau N.N. durchgesprochen, anschließend entsprechend den Ergebnissen dieses Gesprächs modifiziert und Frau N.N. übergeben.

(Ort), den xx.xx.xxxx

(Fotos: Lambert Schuster | Pixelio: © R_B_by_Tim Reckmann)