Teil 1: Fünf Punkte, die Sie bei der Projektsteuerung beachten müssen, wenn Sie Aufträge erfolgreich durchführen wollen
Ob kleinere Dienstleitungen, IT-Leistungen, Agenturleistungen oder Anlagenbau – entscheidend für den Projekterfolg ist stets das Projektmanagement bzw. die Projektsteuerung. Eine gute und straff geführte Projektsteuerung sorgt für Disziplin im Zusammenspiel aller Gewerke, berücksichtigt deren Schnittstellen, hält die Kosten im Griff und stellt sicher, dass das Projekt termingerecht realisiert wird. Ich beobachtete aber besonders bei jungen Unternehmern, dass man es mit dem Projektmanagement nicht so ernst nimmt, lieber improvisiert, nur situationsbezogen arbeitet und dann häufig Schiffbruch erleidet.
Erfolgreiche Projekte brauchen ein exzellente Projektsteuerung
Bis zu fünf Prozent des gesamten Auftragswertes rechne ich, besonders bei Großprojekten, als Aufwendungen für die Projektleitung. Denn für ein gutes Projektmanagement müssen hohe Anforderungen erfüllt werden. Je größer das Projekt ist und je mehr Menschen daran beteiligt sind, desto aufwendiger ist die Projektsteuerung und desto mehr Bedeutung kommt einem exzellenten Projektmanagement zu. Wenn spektakuläre Projekte, wie aktuell der Berliner Flughafen Schönefeld, scheitern, dann liegt das immer an einem miserablen Projektmanagement und um die Missachtung elementarer Aspekte.
Kern des Projektmanagements: Termine, Kosten, Qualität
Bei der Projektsteuerung geht es immer um Termine, Kosten und Qualität. In regelmäßigen Gesprächen wird sichergestellt, dass diese drei Aspekte planmäßig eingehalten werden und dass es an den vielen Schnittstellen im Projekt keine Reibungsverluste gibt. Daraus ergeben sich fünf relevante Punkte, die für ein ausgezeichnetes Projektmanagement zu beachten sind:
(1) Terminmanagement zur Projektsteuerung
Besondere Aufmerksamkeit ion der Projektsteuerung gilt dem Terminplan mit ausreichend detaillierten Zwischenterminen. Hier gilt es, wichtige Ecktermine mit den jeweils am Projekt beteiligten Personen und Firmen und mit allen beteiligten Gewerken in einer umfangreichen Terminplanung verbindlich zu planen. Dieser Terminplan ist das A und O in der Projektsteuerung für alle Projektbeteiligten und ich empfehle dringend, darin auch Sanktionen für den Fall festzuschreiben, dass die darin abgestimmten Termine nicht eingehalten werden. Damit diese Termine durchgesetzt und eingehalten werden, muss im Projektmanagement ein System zur Terminverfolgung mit regelmäßigen Aktualisierungen und Baubesprechungen eingerichtet werden.
(2) Kostenmanagement in der Projektsteuerung
Alle Kosten müssen erfasst und fortgeschrieben werden. Auch hier muss die Projektsteuerung es ein sinnvolles System entwickeln, damit die Kosten nicht aus dem Ruder laufen. Die geplanten Kosten werden dabei den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt und daraus folgend in einer Prognose die Kosten zum Projektende laufend hochgerechnet. Der Kostenfortschritt sollte immer in etwa mit dem Fertigstellungsgrad übereinstimmen. Das gilt für alle Gewerke und Teilgewerke. Größere Abweichungen gelten als Alarmsignale. Dann muss die Projektleitung einschreiten.
(3) Qualitätsmanagement in der Projektsteuerung
Die qualitativ hochwertige Ausführung der Einzelleistungen und aller Einzelgewerke muss ebenfalls ständig überwacht werden. Dazu bedarf es geplanter Qualitätsprüfschritte und deren Sicherstellung durch geeignetes Fachpersonal. Kommt es zu Qualitätsabweichungen ist ein sofortiges Einschreiten erforderlich. Es reicht also beispielsweise nicht, die Qualität einer Brandschutzanlage erst mit deren Fertigstellung bei der Abnahme zu überprüfen. Vielmehr müssen zur Qualitätssicherung von der Projektsteuerung regelmäßige Zwischenprüfungen erfolgen. So werden Qualitätsabweichungen rechtzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen können noch fruchten, ehe es zu spät ist.
(4) Regelmäßige Statusgespräche sind unerlässlich für das Projektmanagement
Die Teilprojektverantwortlichen werden in regelmäßigen Zeitabständen von der nächsthöheren Instanz zu einem Projektstatusgespräch gebeten. Hier berichten sie nach einer vorgegebenen Systematik über die Fortschritte von Kosten und Terminen sowie über eventuelle Knackpunkte. Die Gesprächspartner diskutieren Abweichungen und Probleme und beschließen gemeinsam Maßnahmen, um die Situation zu lösen oder zu verbessern.
(5) Projektsteuerung zu den Schnittstellen der Gewerke untereinander
Ein ewiger Streitpunkt, vor allem bei großen Projekten, sind die gegenseitigen Abhängigkeiten, also die Schnittstellen der Gewerke untereinander. Das können terminliche Abhängigkeiten sein, technische Schnittstellen oder die Beistellungen von Informationen. Aber auch räumliche Abhängigkeiten sind oft ein Streitpunkt. Wenn sich zwei gleichberechtigte Partner in einem Zielkonflikt sehen oder stark voneinander abweichende Interessen haben, muss eine übergeordnete Instanz entscheiden. Ansonsten sind gegenseitige Schuldzuweisungen an den Schnittstellen schon programmiert und lähmen den Baufortschritt.
Beachten Sie diese fünf Aspekte für Ihr ausgezeichnetes Projektmanagement und stellen Sie damit sicher, dass Ihre Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Nämlich zum vereinbarten Termin, zu den abgestimmten Kosten und in hoher Qualität.
Hinweis zum Projektmanagement:
Lesen Sie auch Teil 2, eine Geschichte aus dem Leben: Projektmanagement in der Praxis – Wer hat den Schwarzen Peter?
(Fotos: © Henning Studte | © Yusuf Demirci – Fotolia.com)
