Bewirtungsbeleg: Wie Sie das Geschäftsessen korrekt abrechnen

Ein Bewirtungsbeleg fällt in jedem guten Vertrieb an – aber bitte korrekt ausfüllen!

Es gehört zum guten Ton, hin und wieder mit Geschäftspartnern essen zu gehen. Pizza und Chianti beim Italiener um die Ecke oder erlesene Speisen in einem feinen Restaurant im Herzen der Stadt – je nachdem, welche Beziehung zwischen ihnen und Ihrem Geschäftspartner besteht, werden Sie die richtige – und angemessene – Wahl treffen. Bezahlen soll das natürlich Ihre Firma, schließlich geht es hier um Marketing, um die Pflege von Kontakten, um den Ausbau Ihres Geschäftes. Am Ende entsteht ein Bewirtungsbeleg.

Doch Vorsicht! Einmal abgesehen davon, dass die Höhe der Aufwendungen in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass stehen sollte, müssen Geschäftsessen mit einem korrekt ausgestellten Bewirtungsbeleg richtig abgerechnet werden. Andernfalls kann es bei einer Betriebsprüfung zu unliebsamen Überraschungen kommen.

Betriebsprüfung: Finanzamt prüft korrekte Abrechnung von Bewirtungsbelegen

Auch Existenzgründer, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Freiberufler kann es irgendwann „erwischen“: Die Betriebsprüfung kommt ins Haus. Besser, wenn Ihre Geschäftsessen und die damit verbundenen Bewirtungskosten mit einem korrekten Bewirtungsbeleg richtig abgerechnet sind, denn die Finanzämter haben ein genaues Auge auf Fehler in der Abrechnung von Geschäftsessen.

Hierauf müssen Sie besonders achten, wenn Sie Gäste geschäftlich ausführen, damit ein korrekter Bewirtungsbeleg entsteht:

Anlass und private Beteiligung an den Bewirtungskosten

Alle Geschäftsessen, für die Sie Bewirtungskosten geltend machen, müssen im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen stehen, sprich: einen geschäftlichen Anlass haben. Das können Projektbesprechungen mit Kunden ebenso sein wie eine ungezwungene Unterhaltung mit einem potenziellen Auftraggeber.

Dabei geht der Gesetzgeber allerdings davon aus, dass ein Teil der Bewirtungskosten, die bei einem solchen Gespräch entstehen, privat vom Einladenden, also von Ihnen, getragen werden müssen. In diesem Sinne können nur 70 Prozent der nachgewiesenen und angemessenen Ausgaben von Bewirtungsbelegen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Wie das geht, das überlassen Sie am besten Ihrem Steuerberater.

Der bucht nämlich den Bewirtungsbeleg überjährig zunächst zu 100 %, um dann beim Jahresabschluss pauschal 30 % der Bewirtungskosten in der Steuererklärung als nicht abzugsfähig davon abzuziehen. Warum das so ist, das fragen sie am besten unsere Politiker. Das entstand nämlich durch einen Kompromiss. Und wie der zustande kam, das weiß heute keiner mehr so ganz genau.

Die Vorsteuer wird jedoch in voller Höhe auf die Umsatzsteuer angerechnet.

Bewirtungsaufwendungen: Der ordnungsgemäße Bewirtungsbeleg

Damit Ihre Bewirtungsaufwendungen anerkannt werden, müssen Sie als Steuerpflichtiger einen so genannten „Belegnachweis“ (Bewirtungsbeleg) erbringen.

Dieser muss maschinell erstellt, registriert  und vollständig ausgefüllt sein. Wenn Sie Gäste in einem Restaurant bewirten, reicht es also nicht aus, wenn Sie sich vom Gastwirt eine allgemeine Quittung über „Speisen und Getränke“ ausstellen lassen. Der Gesetzgeber unterscheidet je nach Höhe der Aufwendungen zwischen einer normalen Rechnung (Rechnungsbetrag über 150 Euro) und einer „Kleinbetragsrechnung“ (bis 150 Euro). Für letztere gelten geringere formale Anforderungen.

Ihre Angaben auf dem Bewirtungsbeleg

Eigene Ergänzungen zum Bewirtungsbeleg für Bewirtungskosten unter 150 Euro

Folgende Angaben müssen Sie selbst – handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem angehefteten Blatt – auf einem Bewirtungsbeleg für Geschäftsessen unter 150 Euro ergänzen:

1. Namen aller Bewirteten (Teilnehmer der Bewirtung) einschließlich Ihres eigenen Namens
2. Genaue Bezeichnung des Bewirtungsanlasses. Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Projektbesprechung“ sind nicht ausreichend. Der Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang muss erkennbar sein
3. Datum und Ort der Bewirtung (in der Regel bereits aus dem Bewirtungsbeleg vom Gastwirt ersichtlich)
4. Unterschrift des Bewirtenden

Eigene Ergänzungen zum Bewirtungsbeleg für Bewirtungskosten über 150 Euro

Folgende Angaben müssen Sie selbst – handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem angehefteten Blatt (Vordruck) – auf einem Bewirtungsbeleg für Geschäftsessen über 150 Euro ergänzen:

1. Namen aller Bewirteten (Teilnehmer der Bewirtung) einschließlich Ihres eigenen Namens
2. Genaue Bezeichnung des Bewirtungsanlasses. Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Projektbesprechung“ sind nicht ausreichend. Der Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang muss erkennbar sein
3. Datum und Ort der Bewirtung ergeben sich in der Regel bereits aus dem Bewirtungsbeleg vom Gastwirt
4. Unterschrift des Bewirtenden

Angaben der Gaststätte auf den Bewirtungsbelegen für Geschäftsessen im Geschäftsinteresse

Jetzt brauchen Sie eigentlich nicht mehr weiter zu lesen. Mit dem Folgenden möchte ich Sie nicht besonders belasten. Die Bewirtungsbelege erstellt die Gaststätte üblicherweise maschinell und auf einem vorgefertigten Formular. Auch dabei sind eine Menge Formalien zu beachten, die aber Ihr Gastwirt automatisch erbringen sollte.

Was da zu beachten ist, bei Bewirtungsbelegen für Geschäftsessen unter 150 € und bei Bewirtungsessen für Geschäftsessen über 150 €, das finden Sie der guten Ordnung halber dennoch weiter unten. Allerdings brauchen Sie das nicht unbedingt zu lesen.

Vielleicht dennoch ein netter Hinweis oder eine Hilfe. Wenn Sie nämlich jetzt genau weiterlesen, erfahren Sie, dass bei Bewirtungsbelegen über 150 € der Rechnungsempfänger, also Ihre Firma mit Namen schon vom Gastwirt einzutragen ist. Das wird nicht immer gelingen, ist nicht immer praktikabel. Schauen Sie mal nach. Sie finden dann auch mal einen maschinell erstellten Bewirtungsbeleg (Rechnung) über 150 € ohne den Rechnungsempfänger, also ohne Ihre Adresse. Dann tragen Sie das eben handschriftlich nach.

Bei einer Betriebsprüfung werden Sie dem Betriebsprüfer erklären, dass der Kellner nicht besonders gut deutsch sprechen konnte und er Sie deshalb beauftragt hat, in seinem Namen diese Eintragung auf dem Bewirtungsbeleg vorzunehmen.

Angaben des Gastwirts bei Bewirtungsbelegen bis zu 150 €

Bei Geschäftsessen mit einer Kleinbetragsrechnung bis zu 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) sind folgende Angaben vom Gastwirt (Restaurant) im Bewirtungsbeleg Pflicht:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Gastwirts
2. Rechnungsdatum (Tag der Bewirtung)
3. Genaue Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke
4. Preise der einzelnen Gerichte und Getränke
   (der Gesamtbetrag allein ist nicht ausreichend, allerdings genügt der Bruttobetrag mit Angabe der gültigen Steuersätze)

Angaben des Gastwirts bei Geschäftsessen über 150 €

Bei Geschäftsessen mit einer Gesamtrechnung von mehr als 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) sind folgende Angaben vom Gastwirt (Restaurant) im Bewirtungsbeleg Pflicht:

1. Name und Anschrift des Restaurants
2. Rechnungsempfänger (muss vom Restaurant eingetragen werden)
3. Name und Anschrift des bewirtenden Gastgebers
4. Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastwirts
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
6. Datum der Rechnung und Leistungsdatum. Der Aufdruck, dass das Datum des Leistungszeitpunktes mit dem des Rechnungsdatums übereinstimmt, reicht aus.
7. Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke (die Angabe „Speisen und Getränke“ reicht nicht aus).
8. Angabe der Preise der einzelnen Gerichte und Getränke (der Gesamtbetrag allein ist nicht ausreichend)
9. Bezifferung des Nettobetrags, des angewendeten Steuersatzes und des Umsatzsteuerbetrags.

Übrigens: Auch Trinkgelder können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Dazu müssen sie jedoch auf dem Bewirtungsbeleg vom Kellner bestätigt werden.

(Fotos: © Alterfalter – Fotolia | © Primabild – Fotolia | © Luftbildfotograf  – Fotolia | © Marco Rullkötter  – Fotolia)