Erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Unternehmen

Mitarbeiter sind ein hohes Gut im Unternehmen. Damit das keine hohle Phrase bleibt, müssen Sie sich um neue Mitarbeiter besonders bemühen, sonst sind sie schnell wieder weg.

Soziale Einbindung als Teil der Einarbeitung

Neben der fachlichen Einarbeitung neuer Mitarbeiter und einer organisatorischen Einbindung ist auch und vor allem die soziale Einbindung in das Unternehmen, insbesondere in den Kolleginnen- und Kollegenkreis am Arbeitsplatz bedeutsam. Das wird aber leider allzu oft vergessen.

Die erste Zeit ist besonders prägend

Dabei ist die erste Zeit in einem Unternehmen enorm prägend für das weitere Arbeitsverhältnis und die Zufriedenheit des Mitarbeiters – und damit für ein erfolgreiches Wirken Ihres neuen Mitarbeiters als Teil Ihres Unternehmens.

Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter besser nichts dem Zufall überlassen

In vielen Unternehmen herrscht aber leider die Auffassung, dass man neue Mitarbeiter nur fachlich einarbeiten muss und alles andere irgendwie von selbst kommen muss. Dabei fängt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter lange vorher an. Schon mit der Begrüßung, mit der Zeit, die man sich für den neuen Mitarbeiter nimmt, mit der Vorstellung im Kollegenkreis, mit einem eingerichteten Arbeitsplatz und vor allem mit einem Plan für die Einarbeitung in den nächsten Wochen.

Eine (fast) wahre Geschichte zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Mit einer kleinen Geschichte zur Einarbeitung einer neuen Mitarbeiterin möchte ich zeigen, dass es nicht nur für neue Mitarbeiter, sondern auch für Ihr Unternehmen ein riesiger Vorteil ist, wenn sie die Zeit der Einarbeitung ernst nehmen und gut vorbereiten. Lesen Sie weiter unten die Geschichte von Sabine Schmidt* oder die Anleitung zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter für Schnellleser.

Für Schnellleser – Sieben Schritte für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

1.   Begrüßung und Gespräch:

Eine gute Einarbeitung der Mitarbeiter beginnt schon bei der Begrüßung. Seien Sie auf den neuen Mitarbeiter vorbereitet. Nehmen Sie sich Zeit für ein Gespräch. Begegnen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter mit Respekt und Interesse. [anker href=“Sprungmarke_1″ text=“Erster Schritt der Einarbeitung: Begrüßung und Gespräch“]

2.   Vorstellung der Kollegen:

Zu einer guten Einarbeitung gehört, dass man die Kollegen vorstellt. Und diese sollten ebenfalls auf den neuen Mitarbeiter vorbereitet sein. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter im Vorfeld über den neuen Kollegen oder die neue Kollegin. Bereiten Sie eine Liste mit allen Namen vor, im Idealfall sogar einen Sitzplan. [anker href=“Sprungmarke_2″ text=“Zweiter Schritt der Einarbeitung: Die neuen Kolleginnen und Kollegen“]

3.   Der Arbeitsplatz:

Klingt wie eine Selbstverständlichkeit, ist es aber oft nicht: der neue Mitarbeiter muss einen eigenen Arbeitsplatz haben, es sei denn, in Ihrem Unternehmen sind flexible Arbeitsplätze Usus, dann muss der Mitarbeiter mit dem System vertraut gemacht werden. Statten Sie den Arbeitsplatz mit allem Notwendigen aus – einwandfreie Hard- und Software sowie eine komplette Schreibtischausstattung gehören unbedingt dazu. [anker href=“Sprungmarke_3″ text=“Dritter Schritt der Einarbeitung: Der Arbeitsplatz ist eingerichtet“]

4.   Das Unternehmen zeigen:

Führen Sie im Rahmen der Einarbeitung Ihren neuen Mitarbeiter durch den kompletten Betrieb und stellen sie ihn den Kollegen vor (oder delegieren Sie diese Aufgabe). Planen Sie Zeit für kurze Gespräche mit wichtigen Mitarbeitern ein. [anker href=“Sprungmarke_4″ text=“Vierter Schritt der Einarbeitung: Das Unternehmen kennen lernen“]

5.   Einen Ansprechpartner benennen:

Ob Sie ihn „Paten“, „Vertrauensperson“ oder „Mentor“ nennen, ist egal. Wichtig ist, dass Sie Ihrem neuen Mitarbeiter die Einarbeitung enorm erleichtern (und sich selbst auch), wenn Sie einen festen Ansprechpartner benennen, an den er sich wenden kann – und zwar während der Einarbeitung und auch danach. [anker href=“Sprungmarke_5″ text=“Fünfter Schritt der Einarbeitung: Ein Ansprechpartner für neue MitarbeiterIn“]

6.   Einen Plan für die Einarbeitung erstellen:

Ein Plan erleichtert vieles. Natürlich müssen Sie sich schon vorab darüber Gedanken machen, aber die Details für den Einarbeitungsplan erarbeiten Sie am besten mit dem neuen Mitarbeiter und dessen „Paten“ gemeinsam. Das stärkt sofort das Gefühl der Zusammengehörigkeit und zeigt, dass Sie die Wünsche und Anregungen des neuen Kollegen ernst nehmen. [anker href=“Sprungmarke_6″ text=“Sechster Schritt der Einarbeitung: Einen Plan für die Einarbeitung erstellen“]

7.   Die Zeit nach der Einarbeitungszeit gestalten:

Nach der Einarbeitungszeit werden schrittweise Aufgaben in den Verantwortungsbereich des neuen Mitarbeiters übertragen. Der „Pate“ steht weiterhin für alle Fragen zur Verfügung. [anker href=“Sprungmarke_7″ text=“Siebter Schritt der Einarbeitung: Die Zeit nach der Einarbeitungszeit gestalten“]

Die Geschichte von Sabine Schmidt*

Fehlt die Einarbeitung, dann fehlt auch die Motivation

Sabine Schmidt* war unzufrieden. Schon von Anfang an hatte sie sich in ihrem früheren Unternehmen nicht wohlgefühlt und gespürt, dass sie dort ihre volle Arbeitskraft nur schwerlich würde entwickeln können. Am ersten Tag war sie pünktlich erschienen, die Sekretärin wies ihr vorübergehend einen Schreibtisch zu, der offenbar einem anderen Kollegen gehörte. Es gab keinerlei Einarbeitung, geschweige denn eine Vorstellung bei den Kollegen. Sie war jetzt da und musste zusehen, wie sie zurechtkam. Weder der Chef noch andere Mitarbeiter kümmerten sich besonders um sie. Es gab nur wenig Informationen. Sie fand keinen Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen und war demotiviert. Kein Wunder, dass sie selbst mit ihren Arbeitsergebnissen nicht zufrieden war. Sie zog ihre Kündigung einem langen Leidensweg vor und fand schnell eine neue Stelle.[anker name=“Sprungmarke_1″]

Ein Neuanfang mit Einarbeitung und Einarbeitungsplan

Erster Schritt der Einarbeitung: Begrüßung und Gespräch

Heute tritt Sabine Schmidt ihren neuen Job an. Natürlich ist sie ein wenig aufgeregt. Pünktlich um 8:00 Uhr meldet sie sich beim Empfang, wo man sie bereits erwartet. Die Sekretärin ihres neuen Chefs holt sie persönlich ab und bringt sie in dessen Büro. Dort steht eine Tasse Kaffee für sie bereit. Der Chef, Herr Schubert, begrüßt sie freundlich, er hat sich Zeit genommen.

In einem angenehmen Einführungsgespräch zeigt er Verständnis für die vielen Fragen von Frau Schmidt. Dann erläutert er den Ablauf und die Einarbeitung an ihrem ersten Arbeitstag: „Frau Schmidt, meine Sekretärin Frau Christine Bach wird Sie nun durch die Firma führen und Sie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Ihrer Abteilung sowie einigen Kolleginnen und Kollegen benachbarter Abteilungen vorstellen. Dann können Sie sich mit Ihrem Arbeitsplatz vertraut machen. Um 12:00 Uhr gehen wir immer gemeinsam zu Tisch, da kommen Sie mit. Danach treffen wir uns, um Ihre Einarbeitung in den nächsten Wochen zu besprechen.“ Was für ein angenehmes und respektvolles Willkommen. Sabine Schmidt weiß nun genau, was sie erwartet, sie fühlt sich sofort willkommen und integriert. [anker name=“Sprungmarke_2″]

Zweiter Schritt der Einarbeitung: Die neuen Kolleginnen und Kollegen

Von der Sekretärin Frau Christine Bach erhält Sabine Schmidt weitere wichtige Informationen und ein Verzeichnis aller Mitarbeiter und erfährt, wer ihre wichtigsten Ansprechpartner sind. Sogar einen Sitzplan mit Namen und Telefonnummern der Kolleginnen und Kollegen, die mit ihr im gleichen Raum arbeiten, bekommt sie von Frau Bach. Weiter geht es mit dem Organisationsplan des Unternehmens mit allen wichtigen Ansprechpartnern, und im Anschluss stellt Frau Bach die neue Mitarbeiterin den unmittelbaren Kolleginnen und Kollegen vor.

Alle sind vorbereitet

Alle scheinen auf Sabine Schmidt vorbereitet zu sein. Sie kennen ihren Namen und wissen auch ein wenig über ihre Vorgeschichte. Auch über die künftigen Arbeitsbereiche von Frau Schmidt sind die neuen Kollegen informiert. So kommt es bei fast jedem Kollegen und jeder Kollegin zu einem lockeren Austausch, moderiert von Frau Bach. Es wird viel gelacht, die Stimmung ist gut, die Zeit vergeht. Dann führt die Sekretärin Sabine Schmidt an ihren neuen Schreibtisch.[anker name=“Sprungmarke_3″]

Dritter Schritt der Einarbeitung: Der Arbeitsplatz ist eingerichtet

Sabine Schmidt ist überrascht: Da ist ein für sie vollständig eingerichteter Arbeitsplatz mit installiertem Computer und allen wichtigen Büroutensilien. Sofort fühlt sie sich an ihrem Schreibtisch wohl, richtet sich ein und nimmt ihren neuen Computer in Augenschein. Während sie noch mit ihr unbekannten, offenbar betriebsinternen Programmen beschäftigt ist, die sie in den kommenden Wochen lernen wird, kommt Frau Bach, um sie zu einer Betriebsführung abzuholen.[anker name=“Sprungmarke_4″]

Vierter Schritt der Einarbeitung: Das Unternehmen kennen lernen

In den nächsten 90 Minuten führt die Sekretärin Sabine Schmidt durch den gesamten Betrieb. Bei einigen wichtigen Mitarbeitern wird ein kurzer Halt gemacht, um die neue Kollegin vorzustellen. Am Ende muss die Sekretärin zur Eile mahnen, denn die Mittagszeit steht bevor. Alle direkten Kolleginnen und Kollegen und Herr Schubert gehen mit. Es herrscht eine angenehme Atmosphäre.[anker name=“Sprungmarke_5″]

Fünfter Schritt der Einarbeitung: Ein Ansprechpartner für neue MitarbeiterIn

Um 13:00 Uhr versammeln sie sich wieder im Büro von Herrn Schubert. Mit von der Partie ist ein Kollege, den Sabine Schmidt schon aus der Vorstellungsrunde kennt – Herr Springer. Der Chef teilt ihr mit, dass Herr Springer in den nächsten Wochen die Patenschaft für Sabine Schmidt übernehmen werde. Prima Sache! Ein Ansprechpartner für all die vielen Fragen, die im neuen Unternehmen ganz sicher auf Frau Schmidt zukommen.[anker name=“Sprungmarke_6″]

Sechster Schritt der Einarbeitung: Der Plan!

In den nächsten zwei Stunden geht es um die künftigen Aufgabenbereiche von Sabine Schmidt. Damit sie die an sie gestellten Anforderungen auch erfüllen kann, legt das Trio einen Plan für die Einarbeitung fest. Das ist ein sehr wichtiger Teil der Einarbeitung. Die unmittelbaren Kollegen und Kolleginnen kümmern sich darum, und zwar immer „on the Job“. So soll Frau Schmidt zunächst unter Anleitung von erfahrenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ihre Aufgaben erledigen. Weitere Kollegen werden sie mit den speziellen IT-Programmen vertraut machen. Alles ist geplant. Und damit Sabine Schmidt die ganze Firma kennenlernt, wird auch ein Plan zur Einarbeitung in benachbarten Abteilungen und Bereichen festgelegt. Auch dort stehen Ansprechpartner zur Verfügung, die Frau Schmidt in die gerade aktuellen Arbeiten einführen werden.

Eigene Wünsche und Vorstellungen

So entsteht ein Einarbeitungsplan für die nächsten sechs Wochen für die neue Mitarbeiterin. Und zwar unter Mitwirkung von Frau Schmidt, die ihre Vorstellungen und Wünsche in den Plan einbringen kann. Er sieht vor, dass sie nach und nach immer mehr Aufgaben selbstständig erledigt. Man erwartet also von ihr auch Eigeninitiative – und genau das hat sich Sabine Schmidt auch immer gewünscht.

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Siebter Schritt der Einarbeitung: Gerüstet für neue Aufgaben

Die Einarbeitungszeit ist schnell vorbei. So viel gab es zu lernen und zu fragen. Dass sich Sabine Schmidt bald ihren neuen Anforderungen gewachsen fühlt, liegt an der ausgezeichneten Art der Einarbeitung. Am Ende der sechs Wochen werden ihr Aufgaben verantwortlich übertragen. Sie ist gut gerüstet, fühlt sich integriert und ist nicht nur voller Tatendrang, sondern auch voll des Lobes für ihr Unternehmen und die tolle Einarbeitung. Das trägt sie auch nach außen – und macht damit nebenbei positive PR für Ihr Unternehmen. Natürlich gibt es immer wieder mal Fragen. Aber dafür steht ihr Pate – und wenn nötig auch der Chef – weiterhin zur Verfügung.

* Die Namen und die Geschichte zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit real existierenden Personen ist rein zufällig. Die Bilder der Personen in entstammen verschiedenen Bilddatenbanken (siehe Bildnachweis) und sind keinem der Namen in diesem Artikel zuzuordnen.

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(Fotos: Fotolia © Robert Kneschke |  © K.- P. Adler | iStock © 13507851)