Personaleinstellung: Vermeiden Sie Fehlbesetzungen

Der falsche Mann, die falsche Frau am falschen Ort – Nicht wenige Stellen im Unternehmen sind fehlbesetzt. Das Thema Personaleinstellung hat in vielen Unternehmen nicht den Stellenwert, der ihm gebührt. Dabei sind sich Experten einig: Eine Fehlbesetzung kostet dem Unternehmen im Durchschnitt 15 Monatsgehälter. Wäre es da nicht sinnvoll, etwas mehr Zeit zu investieren und die Personaleinstellung mit einem gut durchdachten Plan anzugehen?

Denn genau da liegt oft das Problem. Personaleinstellungen werden nebenbei gemacht, sie sind nicht Teil der strategischen Tagesordnung, und das Schlimmste: Die Suche beginnt erst dann, wenn schon „Not am Mann“ ist. Fehlende Kriterien und Anforderungen, ein unklares Stellenprofil und nachlässig formulierte Stellenausschreibungen stehen am Anfang einer Reihe von Fehlern bei der Personaleinstellung, die Ihr Unternehmen leicht einen dreistelligen Betrag kosten können.

Erfahren Sie, wie Sie bei der Personaleinstellung Schritt für Schritt vorgehen und die richtigen Mitarbeiter/innen finden.

Grundlagen  der Personaleinstellung

Bevor man überhaupt mit der Suche nach einem neuen Mitarbeiter/einer neuen Mitarbeiterin   beginnt, sollte man die grundlegende Einstellung zum Prozess der Personaleinstellung überprüfen. Denn ein korrektes, faires und beiderseits befriedigendes Auswahlverfahren bei der Personaleinstellung zahlt sich aus. Stellen Sie folgende Aspekte vorab sicher:

• Fairness:
  Das Verfahren zur Personaleinstellung soll für alle Beteiligten fair und transparent sein.
• Chancengleichheit:
  Das Verfahren zur Personaleinstellung muss nach einem einheitlichen Bewertungsmaßstab ergebnisoffen durchgeführt werden.
• Relevanz:
  Die Auswahlkriterien müssen sich an den Anforderungen der zu beset­zenden Position orientieren.
• Objektivität:
  Die bei der Auswahl verwendeten Verfahren sollen die Auswahlkriterien korrekt erfassen.

Personaleinstellung Schritt für Schritt

Die Personaleinstellung erfolgt in mehreren Schritten. Je besser die einzelnen Schritte vorbereitet werden, desto größer ist die Chance, genau den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zu finden, die Ihr Unternehmen braucht und der oder die Ihr Unternehmen auch weiterbringt. Grundlage für den Auswahlprozess im Rahmen der Personaleinstellung sind die Rahmenbedingungen und genauen Anforderungen.

Personaleinstellung Schritt 1:    Rahmenbedingungen festlegen

Personaleinstellung Schritt 2:    Ein Anforderungsprofil erstellen (Stellenbeschreibung)

Personaleinstellung Schritt 3:    Eine Stellenausschreibung verfassen

Personaleinstellung Schritt 4:    Eine Vorauswahl aus den eingehenden Bewerbungen treffen, nicht geeigneten Kandidaten sofort absagen; Geeignete Bewerber auswählen und zum Vorstellungsgespräch einladen (Auswahlstufe 1)

Personaleinstellung Schritt 5:    Vorstellungsgespräche vorbereiten: Beteiligte, Interviewleitfaden

Personaleinstellung Schritt 6:    Vorstellungsgespräche durchführen

Personaleinstellung Schritt 7:    Gespräche analysieren und bewerten (Auswahlstufe 2)

Personaleinstellung Schritt 8:    Bewerberinnen und Bewerber, mit denen Vorstellungsgespräche geführt wurden, über die Entscheidung informieren.

Personaleinstellung Schritt 1: Rahmenbedingungen festlegen

Stellen Sie sich zunächst grundsätzliche Fragen zur vorgesehen Personaleinstellung:

• Geht es bei der zu besetzenden Stelle um die Wiederbeset­zung einer vorhandenen Stelle oder um eine Neubesetzung?
• Handelt es sich um eine befristete oder unbefristete Stelle?
• Ist es eine Vollzeit- oder eine Teilzeitstelle?
• Zu welchem Termin soll die Personaleinstellung erfolgen? (Dies ist wesentlich, denn für die Personalbeschaffung müssen einige Wochen, wenn nicht gar Mo­nate veranschlagt werden, bis alle Auswahlschritte durchlaufen sind und die Personaleinstellung schließlich stattfindet. Eine Stellenausschreibung sollte daher mindestens drei Monate vor der geplanten Einstellung erfolgen.)
• Last but not least: Wie soll die Besoldung des Mitarbeiters erfolgen? Festes Gehalt, fixer Gehaltsanteil? Boni? Zusätzliche Gehaltsbestandteile (Dienstwagen etc.)

Personaleinstellung Schritt 2: Ein Anforderungsprofil erstellen (Stellenbeschreibung)

Vor der Personaleinstellung müssen Inhalt und Anforderungen der zu besetzenden Stelle so genau wie möglich beschrieben werden. Gute Unternehmen haben Stellenbeschreibungen für jeden Arbeitsplatz. Mit einer Stellenbeschreibung schaffen Sie Klarheit über die Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Pflichten, Kompetenzen sowie Vertretungsregelungen. Sie legen Handlungs- und Entscheidungsspielräume und Verantwortlichkeiten fest und vermeiden Kompetenzkonflikte. Ihnen als Unternehmer und Ihrem Mitarbeiter gibt eine Stellenbeschreibung Sicherheit.

Wie man eine Stellenbeschreibung verfasst, erfahren Sie in diesen Artikeln:

Stellenbeschreibung (Teil 1): Klarheit für Mitarbeiter und Chef
Stellenbeschreibung (Teil 2) für eine Bürokauffrau

Personaleinstellung Schritt 3: Eine Stellenausschreibung verfassen

Für Gestaltung und Text der Stellenausschreibung sollten Sie sich Zeit nehmen, oder, noch besser, einen Profi beauftragen. Denn eine Stellenausschreibung kann man nicht mal eben so nebenher schreiben. Im Grunde genommen ist sie eine Werbeanzeige für Ihr Unternehmen, wenngleich sachlicher und ohne jeden Superlativ.

1.       Die Gestaltung der Stellenausschreibung

Eine Stellenanzeige spricht Interessenten nicht nur über die Inhalte, sondern auch durch die optische Gestaltung an. Ein positiv besetztes, emotionales Foto zieht garantiert die Blicke auf sich. Die erste Information, die der potenzielle Bewerber wahrnimmt, ist der Name Ihrer Firma. Zeigen Sie Ihr Firmenlogo und informieren Sie in einem knappen Text über Größe, Branche, Geschäftsfeld sowie über den Standort Ihres Unternehmens.

2.       Der Titel der Stellenausschreibung

Der Titel muss hervorgehoben werden, zum Beispiel farblich und/oder durch größere Buchstaben. Machen Sie schon im Titel deutlich, was, wann und wo gesucht wird. Bezeichnen Sie genau, welche Stelle besetzt werden soll. Ergänzen Sie den Titel möglichst um einen Untertitel. Auch der Umfang der Tätigkeit sollte dabei bereits klar werden.
Hier ein Beispiel:

„Für unsere Zentrale in Frankfurt/M. suchen wir zum 1. August 2014 in Vollzeit eine/n

Kommunikationsmanager/in

mit Schwerpunkt interne Kommunikation für unser Corporate Publishing Team.“

3.       Der Haupttext der Stellenbeschreibung

Für den eigentlichen Text der Stellenanzeige ist eines elementar: Treffen Sie klare Aussagen! Nichtssagende Floskeln oder schwammige Formulierungen lassen gute Kandidaten schnell zur nächsten Stellenanzeige flüchten. Achten Sie auf eine zielgruppengerechte Sprache. Junge Mitarbeiter oder Auszubildende müssen Sie selbstverständlich anders ansprechen als eine gestandene Führungskraft. Im Haupttext stehen alle Informationen zur Tätigkeit – die Aufgaben, die Anforderungen, die Qualifikationen, die der Bewerber mitbringen muss. Aber auch das, was Sie dem künftigen Mitarbeiter bieten wollen, etwa Aufstiegs- und Entwicklungsperspektiven, muss hier genannt werden.

4.       Der Abschluss der Stellenbeschreibung

Am Ende der Stellenbeschreibung geben Sie Informationen zum Ansprechpartner und/oder der Stelle, an die man seine Bewerbung adressieren soll. Eine Kontaktperson, möglichst mit Telefonnummer für Rückfragen und E-Mail-Adresse sowie die Firmenanschrift samt Homepage darf nicht fehlen. Sagen Sie klar, welchen Inhalt Sie erwarten, zum Beispiel „Aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf und relevanten Zeugnissen sowie Referenzen und Gehaltsvorstellung“. Auch eine Angabe darüber, auf welchem Wege die Bewerbung erfolgen soll, per E-Mail, auf dem Postweg, über das Bewerberformular, ist unerlässlich.

Personaleinstellung Schritt 4: Die Vorauswahl (Auswahlstufe 1)

Sind Sie erstaunt über die Menge der Kandidaten? Bedenken Sie, dass viele Bewerber eine Standardbewerbung per Mail schicken. Ein Bewerber, der wirklich an Ihrem Unternehmen interessiert ist, gibt sich mehr Mühe, setzt sich mit Ihrer Firma auseinander und sagt Ihnen, welchen Nutzen er für Ihre Firma mitbringt.

Das heißt aber nicht unbedingt, dass Sie die (vermeintlichen) Standardbewerbungen sofort aussieben sollten. Versetzen Sie sich auch in die Lage der Bewerber. Wer intensiv einen Job sucht, schreibt möglicherweise zehn oder zwanzig Bewerbungen. Die Chance, eingeladen zu werden, muss im Verhältnis zu dem Aufwand stehen, den er betreibt, um eine Stelle zu finden. Vielleicht ist er fachlich genau der Richtige für die Position.

Prüfen Sie die fachlichen und persönlichen Kompetenzen und Fähigkeiten. In einer Tabelle können Sie die Erfüllung der Anforderungen durch die einzelnen Kandidaten übersichtlich gegenüberstellen und sich so eine gute Grundlage für die Personaleinstellung erschaffen.

Kandidaten, die Ihre Anforderungen nicht erfüllen, erhalten ein freundliches Ablehnungsschreiben. Zeitnah, versteht sich, denn das ist nur fair, immerhin, das dürfen Sie nie vergessen, hat der Bewerber Ihnen ein persönliches Angebot gemacht. In jedem Fall gehört es sich, darauf zu reagieren.

Die nach Ihrer ersten Analyse für die Stelle interessanten Kandidaten laden Sie zu einem Vorstellungsgespräch ein.

Personaleinstellung Schritt 5: Vorstellungsgespräche vorbereiten

Für ein Bewerbungsgespräch sollten Sie etwa zwei Stunden ansetzen. Am besten, Sie führen Sie das Gespräch zur

Einstellung nicht allein und schon gar nicht unvorbereitet. Mehrere Personen erkennen unterschiedliche Facetten und gerade diese Verschiedenheiten in der Wahrnehmung sind entscheidend für die richtige Interpretation.

Bereiten Sie sich auf das Vorstellungsgespräch gut vor. Lesen Sie erneut die Bewerbungsunterlagen. Das gilt für alle Teilnehmer des Gesprächs.

Erstellen Sie im Vorfeld einen Fragenkatalog oder gar eine Checkliste. So vermeiden Sie, dass wichtige Informationen, die Sie sich von dem Bewerber wünschen, unter den Tisch fallen.

Eine sehr gute Zusammenstellung von Fragen für die Vorbereitung habe ich bei Lexware gefunden. Hier können Sie sie herunterladen: Download Checkliste Lexware

ACHTUNG: Bestimmte Fragen dürfen Sie in einem Vorstellungsgespräch nie stellen. Diese Fragen finden Sie hier: Welche Fragen sind bei Vorstellungsgesprächen nicht erlaubt?

Personaleinstellung Schritt 6: Vorstellungsgespräche durchführen

Sorgen Sie im Vorstellungsgespräch für die Personaleinstellung für eine gute Atmosphäre. Geben Sie dem Kandidaten die Möglichkeit, sich in dem fremden Umfeld und mit den Gesprächspartnern vertraut zu machen. Auch wenn Sie sich nicht für den Bewerber entscheiden, sollte er von Ihnen und Ihrer Firma einen guten Eindruck erhalten.

Stellen Sie Ihr Unternehmen, sich und Ihre Kollegen vor. Sprechen Sie über Werte, Ihre Unternehmenskultur, Ihre Branche und über Visionen. Sagen Sie dem Bewerber, was im Rahmen der Personaleinstellung auf ihn zukommt und zeigen Sie Entwicklungsperspektiven auf. Stellen Sie ggf. einen Einarbeitungsplan vor.

Stellen Sie die Fragen aus Ihrem Fragenkatalog und hören Sie konzentriert zu. Wie geht der Kandidat mit den an ihn gestellten Fragen um? Wie reagiert er? Wie geht er mit Stress um? Wie formuliert er seine Antworten? Wie konzentriert ist er bei der Sache? Auch der Bewerber hat Fragen, die er mitgebracht hat. Dazu muss ebenso Zeit eingeräumt werden. Natürlich offenbaren die Fragen des Bewerbers gleichzeitig viel über ihn, sein Tun und sein Denken.

Am Ende des Gesprächs teilen Sie dem Bewerber mit, wann er mit einer Entscheidung rechnen kann.

Personaleinstellung Schritt 7: Gespräche auswerten (Auswahlstufe 2)

Unmittelbar nach dem Gespräch mit dem Kandidaten kommt es mit den beteiligten Personen zu einer Nachlese und Auswertung des Bewertungsbogens zur Personaleinstellung. Jeder hat etwas anderes vernommen, hat den Bewerber in den Facetten unterschiedlich wahrgenommen. Das gilt es zu analysieren.

Wichtig ist die Analyse der unterschiedlichen Einstufungen im Bewertungsbogen zur Personaleinstellung. Lassen Sie die Kollegen ihre Einschätzung begründen. Die treffgenaue Argumentation ist entscheidend für die endgültige Bewertung.

Nachfolgend ein Vorschlag mit Bewertungskriterien und deren Einstufung:

Personaleinstellung Schritt 8: Bewerberinnen und Bewerber informieren.

Halten Sie sich an den zugesagten Termin für die Information an den Bewerber oder die Bewerberin für die Personaleinstellung. Im Falle einer positiven Entscheidung wird nun der Arbeitsvertrag abgeschlossen. Bewerber, denen Sie absagen wollen, schicken Sie ein freundliches Schreiben, in dem Sie sich für das Vertrauen in Ihr Unternehmen bedanken und versichern, dass die Ablehnung nichts mit der Person oder mangelnden Kenntnissen und Fähigkeiten zu tun hat, sondern dass ein anderer Bewerber die Kriterien noch besser erfüllt hat. Schicken Sie Ihnen zur Verfügung gestellte Bewerbungsunterlagen zurück.

Ein Schlusswort zur Personaleinstellung

Sie haben hoffentlich die richtige Entscheidung getroffen. Nutzen Sie die Probezeit, um festzustellen, ob der Kandidat/die Kandidatin wirklich der oder die Richtige für Ihr Unternehmen ist. Behalten Sie bei der Personaleinstellung immer folgendes im Kopf: Gute Kandidaten suchen eher eine Aufgabe als eine Stelle. Soll heißen: Wer „nur“ eine Stelle sucht, der ist mit der Einstellung am Ziel. Derjenige, der eine Aufgabe sucht, für den beginnt mit der Einstellung erst die Herausforderung. Entscheiden Sie selbst, was für Ihr Unternehmen das Beste ist.

(Fotos: Fotolia: © xiller, © Gabi Moisa, © nyul, © Rudie, © Robert Kneschke)