Stellenbeschreibung – Wozu?
„Eine Stellenbeschreibung (auch Arbeitsplatzbeschreibung oder engl. job description) ist eine personenneutrale schriftliche Beschreibung einer Arbeitsstelle hinsichtlich ihrer Arbeitsziele, Aufgaben, Kompetenzen und Beziehungen zu anderen Stellen.“ (Wikipedia: Stellenbeschreibung)
Erstaunlicherweise sind viele Stellen ohne genaue Stellenbeschreibung besetzt. Damit lässt man aber ein einfaches und sehr wirksames Instrument der Personalführung und Organisation ungenutzt und vergibt die Chance, klar zu bestimmen, wofür der Stelleninhaber zuständig ist, welches seine Aufgaben sind, welche Kompetenzen erforderlich sind und wer ihn bei Abwesenheit vertritt. Ohne Stellenbeschreibung drohen Konflikte, denn die Arbeitsbereiche sind nicht klar abgetrennt und damit weder für den Mitarbeiter noch für den Chef deutlich definiert.
Für Schnellleser:
Mit einer Stellenbeschreibung schaffen Sie Klarheit über die Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Pflichten, Kompetenzen sowie Vertretungsregelungen für eine bestimme Arbeitsstelle in Ihrem Unternehmen. Eine Stellenbeschreibung legt Handlungs- und Entscheidungsspielräume und Verantwortlichkeiten fest und hilft, Kompetenzkonflikte zu vermeiden. Eine Stellenbeschreibung gibt Ihnen als Unternehmer und Ihrem Mitarbeiter Sicherheit und eine feste Basis für Ihre Zusammenarbeit. Auch bei Neubesetzungen einer bestehenden oder gerade geschaffenen Stelle sind Stellenbeschreibungen hilfreich, um genau das Profil eines Bewerbers zu finden, der die aufgelisteten persönlichen und fachlichen Eigenschaften mitbringt.
In eine Stellenbeschreibung gehören folgende Inhalte: Bezeichnung der Stelle (z. B. „Assistenz“), Funktionen und Verantwortungen, Hauptaufgaben, fachliche Kompetenzen, persönliche Eigenschaften, Vertretungsregelungen.
Eine Stellenbeschreibung anzufertigen, ist nicht schwer, auch nicht bei umfangreicheren Stellen. Nehmen Sie sich die Zeit, sie rechnet sich. Lesen Sie auch Teil 2 zur Stellenbeschreibung: Stellenbeschreibung für eine Bürokauffrau
Die Sicht vieler Chef: Stellenbeschreibung? Brauchen wir nicht.
Das höre ich oft von Vorgesetzten: „Stellenbeschreibungen sind überflüssig, hier weiß auch so jeder, was er zu tun hat, und außerdem entscheiden wir je nach Situation, wer welche Aufgabe übernimmt, das kann man gar nicht in einer Stellenbeschreibung festhalten.“ Ich garantiere Ihnen, dass eine solche Einstellung früher oder später zu Unzufriedenheit führt. Der Mitarbeiter wird unsicher, denn er weiß nie genau, was er alles machen soll, muss oder darf und welche Rolle ihm im Team zukommt. Der Chef ist geneigt, den Mitarbeiter an „kurzer Leine“ zu führen und entmündigt so sein Personal. Dienst nach Vorschrift kann eine Folge sein. Und der Chef wird über mangelnde Leistungsbereitschaft nörgeln.
Mit einer Stellenbeschreibung schaffen Sie Klarheit
Mit einer klaren Stellenbeschreibung weiß jeder, woran er ist. Die Stellenbeschreibung gibt Mitarbeitern und dem Chef einen solide Grundlage und damit Sicherheit. Dass es immer einmal Aufgaben gibt, die (noch) nicht in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind, ist normal. Hier muss man tatsächlich, aber bestenfalls nur beim ersten Mal, situativ Verantwortungen zuweisen. In den meisten Fällen aber kann man im Vorhinein Aufgaben, Handlungs- und Entscheidungsspielräume und Verantwortlichkeiten genau festlegen und Kompetenzkonflikte vermeiden. Stellenbeschreibungen enthalten optimalerweise auch Vertretungsregelungen. Außerdem sind Stellenbeschreibungen sehr hilfreich, um bei Neubesetzungen einer bestehenden, vor allem aber bei der Schaffung von neuen Stellen genau zu wissen, welche Anforderungen erfüllt und welche Aufgaben erledigt werden müssen. Stellenbeschreibungen sind jedoch keine Zielvereinbarungen, wenngleich darin durchaus Ziele verankert sein können.
In wenigen Schritten zur Stellenbeschreibung
Folgende Schritte – hier am Beispiel einer Teamassistenz – sind beim Anlegen von Stellenbeschreibungen zu beachten.
1. Bezeichnung der Stelle
Teamassistenz
2. Funktionen/Verantwortung
- Verantwortung für die Organisation der Infrastruktur im Büro, am Empfang, am Telefon.
- Positive Ausstrahlung auf Kunden und Mitarbeiter.
3. Hauptaufgaben
- Annahme und Weitervermittlung von Telefongesprächen.
- Empfang von Kunden und Geschäftspartnern.
- Erstellen von Rechnungen nach Vorlage und aus dem DV-Programm.
- Kontrolle von Eingangsrechnungen (Material und Fremdleistungen).
- Verwaltung des Büromaterials und Beschaffung desselben.
- Vorbereitung von Besprechungen.
- Raumverwaltung.
- Kundenbewirtung.
- Ablagemanagement.
- Stammdatenpflege von Kunden, Lieferanten etc. im CRM-System.
- Assistenzaufgaben für Kollegen und Chefs.
- Führung von Kasse und Kassenbuch.
4. Fachliche Kompetenzen
- Kaufmännische Vorbildung erwünscht.
- Beherrschen aller MS Office-Programme, insbes. Word, Excel, PowerPoint.
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse erwünscht.
5. Persönliche Eigenschaften
- Schnelle Auffassungsgabe und Einarbeitung in neue Themen.
- Freundlichkeit.
- Gepflegtes Äußeres.
- Kunden- und Mitarbeiterorientierung.
- Kommunikativ.
- Teamfähig
- Organisations- und improvisationsstark.
6. Stellvertretung
- Die Teamassistenz vertritt im Abwesenheitsfall folgende Kolleginnen und Kollegen: A.A., B.B., soweit fachlich möglich.
- Bei eigener Abwesenheit wird die Teamassistenz von Herrn N.N. vertreten.
- Die Vertretungen informieren sich laufend gegenseitig, sodass bei Abwesenheit eine möglichst reibungslose Stellvertretung möglich ist.
Stellenbeschreibung – ganz einfach, oder?
Es ist nicht schwer, eine Stellenbeschreibung anzufertigen. Vielleicht braucht man bei komplexeren Stellen ein bisschen länger. Aber die Zeit sollten Sie sich bei jeder Stelle in Ihrem Betrieb unbedingt nehmen, denn Sie sparen mit einer Stellenbeschreibung langfristig wieder Zeit ein. Sei es bei Ihren bestehenden Mitarbeitern oder bei der Suche nach geeigneten Bewerbern für eine freie Stelle in Ihrem Unternehmen.
Lesen Sie auch Teil 2 zur Stellenbeschreibung:
Stellenbeschreibung (Teil 2) für eine Bürokauffrau
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