Ohne Konsequenz und verzettelt
Geht es Ihnen auch so? Morgens kommen sie voller Energie und Tatendrang an Ihren Arbeitsplatz. Arbeit ist genug da. Aber dann vergeht der Tag so mir nichts dir nichts, Sie haben viel getan, doch am Abend stellen Sie müde und ernüchtert fest: Wieder nichts geschafft, lauter unproduktives Zeug gemacht! Keinen Schritt weitergekommen. Es ist zum Verzweifeln. Und jetzt fühlen Sie sich auch noch total überfordert. Wie kann man das bloß abstellen?
Konsequenz: Die Lösung Ihres Problems
Keine Sorge: Sie sind nicht überfordert! Aber Sie fordern sich falsch, verlieren sich in Kleinigkeiten, lassen sich ablenken, machen Unwichtiges, anstatt mit Konsequenz bei der Sache (und zwar bei der wichtigen und richtigen) zu bleiben. Vielleicht ist der Wille da, die Dinge mit Konsequenz anzugehen, aber irgendwie fehlt Ihnen der richtige Weg, und so wie Sie es bisher probiert haben, klappt es einfach nicht. Es hapert vermutlich in Ihrer Selbstführung. Hätten Sie einen Chef, der Sie mit Konsequenz und konkreten Anforderungen führt, dann wären Sie vermutlich von Erfolg gekrönt und bräuchten nicht in Selbstzweifel und Mutlosigkeit versinken, ja, dann hätten Sie sogar noch genügend Zeit für sich selbst.
Wege zur Selbstorganisation mit Konsequenz
Was ist nicht schon alles zum Thema Zeitmanagement und Selbstorganisation geschrieben worden! Ganze Bücher mit schicken Tabellen und wahnsinnig vielen Ratschlägen. Sparen Sie sich das Geld! Sie können das ganz allein. Denn es kommt allein auf den richtigen Weg und auf Ihre Konsequenz an. Und ich bin ganz sicher, dass Sie schon nach kurzer Zeit ein echtes Aha-Erlebnis haben werden. Natürlich muss auch hier jeder seinen eigenen, ganz persönlichen Weg finden, konsequent zu handeln und die Konsequenz in den Mittelpunkt des täglichen Tuns zu rücken. Es gilt der Herausforderung zu begegnen, den Arbeitstag effizient und effektiv zu gestalten – und das bei hohen Anforderungen.
Grundsätzlich gibt es drei Ansätze, mit denen Unternehmer ihren Alltag mit Konsequenz zu bestreiten versuchen:
1. Tages- und Wochenplan
Viele Ratgeber „predigen“ das Erstellen eines Tages- und Wochenplans mit Zeitfenstern für die Bewältigung der einzelnen Arbeiten. Also zum Beispiel: Montag von acht bis zehn Uhr Post und Mails bearbeiten, von zehn bis zwölf Telefonakquise, von zwölf bis halb eins Mittagspause und so weiter. Dienstag von zehn bis zwölf Uhr Auftragsabwicklung, von 13 bis 15 Uhr Social Media-Aktivitäten und von 15 bis 18 Uhr Mitarbeitergespräche.
Das kann man probieren. Habe ich auch gemacht. Allerdings werden Sie, wie ich und viele andere Unternehmer die ich kenne, feststellen, dass es an der Realität vorbeigeht, auch wenn Sie es sich mit noch so viel Konsequenz vornehmen. Denn Ihr Alltag als Unternehmer ist von so vielen unterschiedlichen Anforderungen geprägt, und zwar von planbaren, wie Social Media-Aktivitäten oder dem Erarbeiten eines Konzepts, ebenso wie von tagesaktuellen, spontanen und unvorhergesehenen, nicht planbaren also. Dazu gehören in erster Linie Anrufe von Kunden, die genau jetzt ein bestimmtes Problem haben, das Sie zeitnah lösen müssen. Diesen vielfältigen Anforderungen wird ein starrer Tages- und Wochenplan nicht gerecht.
2. Die To-Do-Liste
Auch das ist ein Ratschlag, den man häufig findet: Machen Sie sich eine allgemeine To-Do-Liste, eine Aufzählung aller Aufgaben, die Sie erledigen müssen – heute, morgen, übermorgen, nächste Woche oder in einem halben Jahr. Versehen Sie die Aufgaben mit Prioritäten und arbeiten Sie diese Liste einfach ab. Und schon haben Sie nicht mehr das Gefühl, das irgendwas liegen bleibt.
Schöne Idee. Aber das werden Sie auch mit der allergrößten Konsequenz nicht bewältigen! Und nicht nur Sie. Ich habe das ausprobiert und festgestellt: Auch wenn man noch so diszipliniert diese Liste abarbeitet, sich von oben nach unten durchhangelt und hier und da eine Aufgabe als erledigt streichen kann, kommen doch ständig immer mehr neue Aufgaben hinzu als man
abarbeiten kann. Glauben Sie mir – es ist alle andere als ein Königsweg.
3. Jeder Tag wird mit Konsequenz neu geplant und abgearbeitet – meine Empfehlung für Sie und für jeden Unternehmer
Konsequent und ohne Ausnahme sitze ich morgens um 8:00 Uhr am Schreibtisch und als erstes plane ich den Tag. Tagesaktuell erstelle ich eine Liste über das, was ich an diesem (!) Tag erledigen will und muss, und zwar genau nach den aktuellen Anforderungen. Das ist eine Kombination aus Verabredungen, Aktualitäten, To Dos, Maßnahmen, Fristangelegenheiten sowie aus fixen Terminen meines Kalenders. Zuletzt vergebe ich noch Prioritäten. So weit so gut.
Jetzt kommt die Konsequenz ins Spiel. Aber hier funktioniert sie. Denn natürlich muss auch diese Liste konsequent abgearbeitet werden. Das heißt: keine Ausnahme, keine Ablenkung. Ganz besonders die vielen Störer müssen abgeschaltet sein. Keine Mails, es sei denn, ich gelange an einen Punkt, der „Mails lesen und beantworten“ heißt. Kein Facebook, es sein denn, die Aufgabe lautet „Social Media über Facebook“, kein XING, außer ich finde auf meiner Liste die Aufgabe „Netzwerken über XING“. Nur spontane Kundenanrufe sind noch wichtiger als meine Tagesliste. Der Computer wird in seine Schranken verwiesen. Denn nur allzu oft lassen wir inzwischen zu, dass er unseren Tagesablauf bestimmt. Aber nicht, wenn als oberste Priorität Konsequenz auf meinem Plan steht. Mit Konsequenz arbeite ich meinen Tagesplan ab, Punkt für Punkt. Schon um elf Uhr sind die ersten Erfolgserlebnisse erkennbar. Viele Punkte auf dem Tagesplan sind bereits durchgestrichen. Und um vier Uhr am Nachmittag darf ich dann auch mal einen Blick auf die Mails werfen, etwas in Facebook posten oder mich in XING umsehen, ohne dass es der Tagesplan vorsieht. Immer vorausgesetzt, genau jener ist abgearbeitet.
Dieser Weg der tagesaktuellen Planung mit Konsequenz ist der richtige – für mich und mit hoher Wahrscheinlichkeit für alle Unternehmer, ob Existenzgründer, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oder große Unternehmen. Und am nächsten Tag geht es wieder von vorn los. Konsequenz kehrt ein in mein Arbeitsleben, und bald darauf stellt sich ganz von selbst der Erfolg ein. Der Schreibtisch wird leer. Der Arbeitstag wird produktiver und mit der Firma geht es immer weiter bergauf.
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