Teil 6 der Serie “Vertrieb in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU)“
Nach dem Kundengespräch ist vor dem Kundengespräch. Wer langfristig erfolgreich sein möchte – ob als Startup, Existenzgründer oder KMU – muss verstehen: Der Kontakt endet nicht mit dem Termin. Erfolgreicher Vertrieb bedeutet, Beziehungen kontinuierlich zu pflegen und aktiv nachzufassen. Besonders wichtig ist dabei die telefonische Kontaktaufnahme, um sich in Erinnerung zu bringen und die Beziehung zum Kunden nachhaltig zu festigen.
Definition: Was bedeutet „Nachfassen“ im Vertrieb?
Unter Nachfassen versteht man die aktive Kontaktaufnahme mit einem potenziellen oder bestehenden Kunden nach einem persönlichen Gespräch, Telefonat oder Meeting. Ziel ist es,
- die Verbindung aufrechtzuerhalten,
- das Vertrauen zu stärken und
- den Kunden Schritt für Schritt zum Abschluss zu begleiten.
Nachfassen ist damit nicht nur eine Taktik, sondern eine Strategie, die konsequent in den gesamten Vertriebsprozess integriert werden sollte.
Warum ist Nachfassen so wichtig?
Viele vielversprechende Geschäftschancen gehen verloren, weil nach einem Termin kein systematisches Follow-uperfolgt.
- Kunden vergessen Angebote schnell, wenn kein Kontakt mehr besteht.
- Konkurrenzunternehmen können sich in Erinnerung bringen.
- Ohne strukturierte Nachverfolgung verlaufen Geschäftsbeziehungen im Sande.
Ein professionelles Nachfassen hilft, potenzielle Kunden im Entscheidungsprozess zu begleiten und die Abschlussquote nachhaltig zu erhöhen.
Info: Typische Fehler beim Nachfassen
- Nur einmal anrufen und dann aufgeben
- Kein klares Ziel für das Telefonat haben
- Keine Notizen zu früheren Gesprächen machen
- Zu lange warten, bis man sich wieder meldet
Wie funktioniert erfolgreiches Nachfassen?
Nachfassen ist weit mehr als „nochmal anrufen“. Entscheidend ist ein strukturiertes Vorgehen:
- Direkt nach dem Termin: Bedanken Sie sich für das Gespräch, bestätigen Sie wichtige Punkte und senden Sie ggf. Unterlagen.
- Regelmäßige Erinnerung: Melden Sie sich nach einigen Tagen telefonisch oder per E-Mail mit relevanten Inhalten (z. B. ein Hinweis auf passende Lösungen).
- Dokumentation: Halten Sie jede Kontaktaufnahme schriftlich fest – egal ob Telefonnotiz oder CRM-System.
- Hartnäckig, aber respektvoll: Bleiben Sie konsequent am Ball, ohne aufdringlich zu wirken.
Tipp: Notizen machen nicht vergessen
Notizen sind das Gedächtnis im Vertrieb.
👉 Schreiben Sie nach jedem Telefonat kurz auf:
- Welche Themen besprochen wurden
- Welche Einwände aufkamen
- Welche nächsten Schritte vereinbart sind
Diese Informationen sind im nächsten Gespräch Gold wert und zeigen dem Kunden, dass Sie ihn ernst nehmen.
Checkliste: Erfolgreich nachfassen beim Kunden
- Direkt nach dem Gespräch bedanken
- Follow-up-Termin im Kalender eintragen
- Gesprächsnotizen erstellen
- Nächsten Kontaktkanal festlegen (Telefon, Mail, Termin)
- Relevante Unterlagen oder Angebote vorbereiten
- Bei Bedarf: weitere Entscheidungsträger einbeziehen
Beispiele aus der Praxis
- Startup: Nach einem Pitch beim Investor wird ein persönlicher Dank verschickt, danach erfolgt alle 7–10 Tage ein kurzes Update.
- KMU im B2B-Bereich: Nach erfolgreichem Erstgespräch meldet sich der Vertriebler drei Tage später telefonisch mit weiterführenden Produktinformationen.
- Dienstleister: Nach einem Erstauftrag kontaktiert der Berater den Kunden gezielt nach vier Wochen, um Feedback einzuholen und Anschlussleistungen anzubieten.
Fazit: Nachfassen als Schlüssel im Vertrieb
Nachfassen ist kein lästiger Zusatz, sondern ein zentraler Baustein des Vertriebsprozesses. Wer es konsequent betreibt, erhöht seine Chancen auf erfolgreiche Abschlüsse erheblich.
Merke: Ein Kundengespräch ist nie abgeschlossen – es ist immer der Beginn des nächsten Schrittes.
Und irgendwann, nach dem dritten oder vierten Kontakt, folgt meist der entscheidende Moment: das Angebot.
Anmerkung:
Die Serie „Vertrieb in kleinen und mittleren Unternehmen“ enthält folgende Artikel:
Vertrieb in kleinen und mittleren Unternehmen
- CRM – Das Wissen um den Kunden (Kundendaten und Adressen)
- Adressenqualifikation
- Telefonakquise: Erstkontakt zum richtigen Mitarbeiter beim Kunden
- Folgekontakte zum Ansprechpartner
- Persönliches Treffen beim Kunden
- Nachfassen
- Angebot
- Auftragsverhandlung
- Auftrag
- Nachtrag: Bestandskunden- oder Neukundenakquise?
3 Antworten
Hallo Herr Schuster,
es kommt auf das Geschäftsmodell und die Art der Kommunikation an – wenn ich an Endkunden verkaufe und keine großen Wiederholungskäufe erwarte reicht mir sicherlich Outlook. Wenn ich aber viel im Team arbeite, einen aufwendigeren Vertriebsprozess habe und meine Kontakte sehr genau segmentiere bevor ich sie anspreche ist ein „richtiges“ CRM sicherlich die bessere Wahl.
Wenn ich ein Software as a Service CRM auswähle gleicht die „Installation“ der Anmeldung bei Xing und der Import bestehender Kontakte (zB aus Outlook) dem Kontakte suchen via E-Mail Account bei Facebook. Mit diesen Systemen ist man extrem schnell startklar und die monatlichen Kosten sinken immer weiter (als Hausnummer nenne ich immer einen Handyvertrag). Wenn ich mich dafür nicht mehr um Datensicherung und (Server)hardware kümmern muss bin ich direkt überzeugt.
Bei dem NUK Event am 16. kann ich leider nicht sein, aber sicherlich bei einem der nächsten.
Vielen Dank Herr Leitner für Ihren interessanten Hinweis hinsichtlich der Nutzung von Oulook als CRM. Ja, ich stimme mit Ihnen überein, allerdings nur eingeschränkt. Kleinen Unternehmen und das sind zu Beginn meist auch Existenzgründer, fehlt es meist an Geld und an Kompetenz, um ein CRM zu installieren. Outlook ist jedoch in vielen Fällen istalliert und auch die Kompetenz zur Bedienung ist bei den Mitarbeitern vorhanden. In diesen Fällen, finde ich, ist es besser, zunächst ein eingaches CRM auf der Basis von Outlook aufzubauen. Jedenfalls besser als mit „Schubladennotizen“ zu arbeiten.
PS: Treffen wir uns bei NUK am Donnerstag, den 16. Dezember?
Hallo Herr Schuster und danke für Ihren Beitrag,
interessante Reihe setzen Sie auf – ich kenne die Fragen dahinter nur allzu gut.
Zum Thema CRM – ich würde Outlook eher als E-Mail Client mit Kalender bezeichnen. Die Dokumentation von Gesprächen, Meetings und Aufgaben ist für eine vernünftige Arbeit mit Kontakten wichtig und da sehe ich klar Grenzen von Outlook. Insbesondere wenn es um Teamarbeit geht, dh mehrere Personen die mit einem Kontakt sprechen, hilft Outlook kaum.
Viele Grüße auch aus Köln und vielleicht spricht man sich bei einem der kommenden NUK Events,
Axel von Leitner