Bevor ein Finanzplan erstellt wird, muss die Frage geklärt werden, welche Gewinnermittlungsart vorliegt. Einerseits gibt es die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, andererseits die Bilanzierung. Entscheidet sich der Unternehmer für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, so werden alle Einnahmen und Ausgaben nach dem sogenannten Zu- und Abflussprinzip erfasst und verrechnet.
Das heißt, dass alle Einnahmen und Ausgaben in dem Monat erfasst und verbucht werden müssen, in dem sie zu- oder auch abgeflossen sind. Bei der Bilanzierung handelt es sich um einen Betriebsvermögens-vergleich. Hier wird eine sogenannte Gewinn- und Verlustrechnung erstellt.
Hier gilt das Realisationsprinzip. Die Erträge und Aufwendungen sind also in dem Monat zu erfassen, in dem sie auch tatsächlich entstanden sind. Hat der Unternehmer die Frage der der Gewinnermittlungsart geklärt, kann er sich mit der Finanzplanung auseinandersetzen.
Die Finanzplanung als Grundlage
Im Mittelpunkt stehen die Einnahmen und Ausgaben
Natürlich stehen die Einnahmen und die Kosten im Mittelpunkt. Wie hoch ist der zu erwartende monatliche Umsatz? Gibt es mitunter die Möglichkeit, dass auch Geld – etwa über IG online trading – lukriert wird, das nicht aus den direkten Umsätzen gewonnen wird? Bestehen finanzielle Reserven, die ebenfalls genutzt werden können, wenn die monatlichen Umsätze unter den Erwartungen bleiben?
Eine Frage, die unbedingt geklärt werden muss: Wie hoch müssen die monatlichen Umsätze sein, damit die anfallenden Kosten gedeckt werden können? Dafür muss der Unternehmer natürlich wissen, welche Kosten überhaupt anfallen können.
Viele Ausgaben können relativ genau berechnet werden; andere Ausgaben unterliegen einer Schätzung, wobei der Unternehmer darauf achten sollte, nicht zu eng zu kalkulieren. Am Ende ist die Tatsache, einen höheren Gewinn erzielt zu haben, weitaus angenehmer – stellt der Unternehmer fest, dass er zu eng kalkuliert hat und die geschätzten Ausgaben deutlich höher sind, gerät er in finanzielle Schwierigkeiten.
Zu berücksichtigen sind natürlich die Personalkosten. Welche Positionen werden besetzt? Wie viele Arbeiten und Aufgaben werden von einem einzigen Mitarbeiter übernommen? Wie viele Mitarbeiter werden überhaupt benötigt? Wie hoch sind die einzelnen Gehälter der Angestellten? Welche Sozialabgaben sind zu entrichten? Diese Kosten sind besonders wichtig und sollten genau berechnet werden. Schlussendlich handelt es sich um monatliche Ausgaben, die der Unternehmer keinesfalls unterschätzen sollte.
Ein weiterer Punkt sind die Abschreibungen. Sind hohe Investitionen in Anlagevermögen notwendig, so haben die Abschreibungen natürlich auch einen Einfluss auf die Gewinn- und Verlust-Rechnung. Die Anschaffungskosten werden über einen festgelegten Zeitraum aufgeteilt – hier spricht man von der betriebswirtschaftlichen Nutzungsdauer.
Natürlich gibt es auch weitere Kosten, die im Vorfeld nur bedingt kalkuliert werden können. Dabei handelt es sich um Marketing-, Infrastruktur und diverse andere Kosten. Dazu gehören etwa Mietvorschreibungen, Wartungs-, Werbe- und Reisekosten und auch Telefon- und Internetkosten.
Viele Unternehmer vergessen auf die Kosten für sogenannte Kapitaldienste, die jedoch nicht zu unterschätzende Größen erreichen können. Dazu gehören etwa Zinsen für Finanzierungen.
Alle Kosten, die nicht in Verbindung mit der „gewöhnlichen Geschäftstätigkeit“ stehen, müssen in einem neutralen bzw. außerordentlichen Ergebnis erfasst werden. Das sind etwa Investitionszuschüsse, die im Vorfeld über Förderprogramme bezahlt wurden und mitunter wieder getilgt werden müssen.
Die drei wichtigsten Kennzahlen
Bei der Finanzplanung gibt es drei Kennzahlen, die keinesfalls fehlen dürfen. Dabei handelt es sich um „Gross Margin“, „EBIT“ und „Free Cashflow“. „Gross Margin“ (Umsatz – COGS – CAC) > 0) zeigt dem Unternehmer, wie viel er an den verkauften Einheiten verdient, nachdem alle vorherigen Kosten abgezogen wurden.
Der Wert muss immer größer als 0 sein – ist er hingegen kleiner oder gleich 0, so macht der Unternehmer ein Minusgeschäft. „EBIT“ (Gewinn vor Steuern) klärt die Frage, wann der Unternehmer Geld verdient. Wie hoch muss also der sogenannte Break-Even-Umsatz sein, damit die Firma ein Plus erreicht? Der „Free Cashflow“ ist nichts anderes als das Geld, das auf dem Konto des Unternehmers liegt und somit zur Verfügung steht.
