Der Personalplan in der Finanzplanung für KMU

Der Personalplan – Teil 2 zur Serie „In sechs Schritten zur Finanzplanung„

Alle Unternehmen, ob Existenzgründer, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und erst recht jedes große Unternehmen steht irgendwann vor der Frage: Soll ich (weitere) Mitarbeiter einstellen? Und wenn ja, wie viele sind nötig und was kostet mich das? Die Antworten stehen im Personalplan.

Aufmerksame Leser des Blogs von Lambert Schuster wissen längst: Als Entscheidungsgrundlage und  für die Planung von Strategien ist eine gute Systematik unabdingbar. Und fast immer ist eine Tabelle das sinnvollste Hilfsmittel. Das gilt auch für den Personalplan. Kennzahlen oder Benchmarks helfen zusätzlich bei der Festlegung der Anzahl von Mitarbeitern.

Personalplan mit dem Tabellenwerk von start2grow in Dortmund

Zur Einleitung werfen Sie ein Blick auf den Personalplan aus dem Tabellenwerk von dem Gründungswettbewerb start2grow in Dortmund. Dieses Tabellenwerk hat den Nachteil, dass die Personalplanung nur nach Jahren stattfindet. Gerade bei Unternehmen mit Wachstum, das trifft immer auf Existenzgründer zu, ist eine Personalplanung nach Monaten erforderlich. Zum Abschluss stelle ich daher am Beispiel einer Werbeagentur eine Monatsplanung vor, die Sie sich leicht in EXCEL nachbilden können.

Kennzahlen und Benchmarks für den Personalplan

Kennzahlen für den Vertrieb als Hilfe zur Personalplanung

Beginnen Sie mit dem Vertrieb. Wie viele Mitarbeiter werden im Vertrieb benötigt? Auch wenn diese Frage zunächst schwer zu beantworten scheint – es gibt immer Möglichkeiten, an Zahlen und Informationen zu gelangen.

Wieder wissen die Leser des Blogs von Lambert Schuster: Antworten gibt es in der Branche allgemein und speziell bei unseren Wettbewerbern. Zum Beispiel:

• Ein Autoverkäufer verkauft möglicherweise zehn Autos im Monat mit einem geschätzten Monatsumsatz von ca. 200.000 €.
• Eine Softwarefirma macht 500.000 € Umsatz im Jahr und hat im Vertrieb neben dem Chef noch einen Verkäufer und zwei „Minijobber“ für die Telefonakquise angestellt.
• Ein Großhändler mit 2.000.000 € Jahresumsatz beschäftigt im Vertrieb neben dem Chef einen Außendienstmitarbeiter, einen Angestellten im Innendienst und zwei Halbtagskräfte.
• Ein Web-Shop, welcher handelsübliche Computersoftware über das Internet verkauft, funktioniert mit einem einzigen Mitarbeiter bei einem Jahresumsatz von 500.000 €.

Am besten bilden Sie sich auf den Umsatz bezogene Kennzahlen für die Personalplanung, für die personelle Ausstattung des Vertriebes. Je nach Branche und Geschäftsart können Sie einen Umsatz zwischen 200.000 € und 2.000.000 € für einen Verkäufer ansetzen. Die große Spanne ergibt sich daraus, dass es einen Unterschied macht, ob Sie Massenware mit einer typischen Auftragsgröße von 250 € oder Großanlagen mit einem Auftragswert von vielleicht 500.000 € verkaufen.

Kennzahlen für die Hilfsabteilungen als Hinweise zur Personalplanung

Ähnlich verhält es sich mit Kennzahlen für die Personalplanung in weiteren Bereichen, z.B. in den Hilfsabteilungen.

• Bei einem Jahresumsatz von 2.000.000 € ist die Stelle der Buchhaltung mit 1,0 Köpfen im Großhandel vollkommen ausreichend besetzt, vorausgesetzt, sie wird durch gute DV-Tools unterstützt.
• Sämtliche Büroassistenzen, Sekretariate etc. sind zu besetzen. Sie bringen ja Entlastungen für den Chef und die Kollegen.
• Wenn das Unternehmen größer wird, dann werden auch Stabsabteilungen benötigt.

Umgang mit produktiven (verrechenbaren) Leistungen in der Personalplanung

All jene Leistungen, die an den Kunden weiterberechnet werden können, sind produktive Leistungen. Für den Personalplan  verläuft daher die Ermittlung des Personalbedarfs in produktiven Bereichen etwas anders als in den übrigen Abteilungen. Eine gute betriebswirtschaftliche Kalkulationssystematik ist dafür unabdingbar.

Eine einfache, beispielhafte Rechnung verdeutlicht die Vorgehensweise: Eine Softwarefirma hat für seine Entwickler einen Stundensatz von 77,00 € pro Stunde ermittelt. Die monatlich abzuwickelnden Auftragsvolumina bei 39.000 €. Damit sind dann genau drei produktive Mitarbeiter ausgelastet, denn der Monat hat durchschnittlich 169 Arbeitsstunden, das ergibt bei 77,00 € genau 39.039 €, abgerundet 39.000 €. Urlaub, Krankheit sowie Aus- und Weiterbildung sind nicht berücksichtigt. Dafür sollten weitere 20 % angesetzt werden.

Erstellen Sie Ihren Personalplan

Nach diesen Vorüberlegungen kann der Personalplan erstellt werden. Wir denken weiter an eine Firma, die Software entwickelt und vermarktet.

Anzahl der Köpfe und deren Qualifikationen in der Personalplanung

Die Ermittlung der Kopfanteile ist der anspruchsvollste Part bei der Personalplanung. Dazu habe ich oben Denkanstöße gegeben. Dies sei das Ergebnis dieser Überlegungen für den Personalplan der Beispiel-Softwarefirma:

Löhne und Gehälter zum Personalplan

Nun gilt es marktübliche Gehälter zu ermitteln. Für die obigen Qualifikationen seien folgende Ansätze genannt (Monatslohn brutto in Euro, ohne Arbeitgeberanteil):

Personalkosten zum Personalplan

Um die Personalkosten zu kalkulieren, müssen schließlich die Köpfe mit den Gehältern multipliziert werden. Diese Kosten können dann im Fünf-Jahresplan eingestellt werden.

In den Gewinn- und Verlustplan vom Fünf-Jahres-Plan werden bei den Personalkosten die Brutto-Gehälter mit 24.150 € zuzüglich 4.830 € an Sozialabgaben übernommen, also 28.980 €.

Personalplanung für Existenzgründer und Unternehmen im Wachstum

Existenzgründer und wachsende KMU müssen einen Personalplan nach Monaten erstellen. Entscheidend sind die Köpfe, also die Anzahl an Mitarbeitern zu den verschiedenen Qualifikationen. Mehr Umsatz bedeutet immer mehr Arbeit, also auch mehr Mitarbeiter und damit höhere Personalkosten. Zur Ermittlung der Kopfanteile dienen die eingangs genannten Kennzahlen und Benchmarks.

Personalplanung und Personalkosten einer Werbeagentur

Als Beispiel wird ein Personalplan einer Werbeagentur in der Rechtsform Einzelunternehmen betrachtet. Bei dieser Rechtsform erscheint der Unternehmer nicht in den Personalkosten. Sein Unternehmerlohn wird aus dem Unternehmensergebnis bestritten.

Das nachfolgende Tabellenwerk für die Personalplanung ist selbsterklärend. So gehen wir vor:

Personalplanung Schritt 1: Planung der Mitarbeiter (Köpfe)

Personalplanung Schritt 2: Planung der Gehälter

Personalplanung Schritt 3: Planung der Personalkosten

Zukunft planbar machen – In sechs Schritten zum Fünf-Jahres-Plan

Dieser Artikel erläutert die Personalplanung im Unternehmen und ist Teil einer Serie zur Erstellung eines Fünf-Jahres-Plans. Die Serie enthält folgende Kapitel:

Finanzplanung – Übersicht

1. Der Absatzplan
2. Der Personalplan
3. Gewinn- und Verlustplan – GuV, auch Rentabilitätsplan genannt
4. Investitionsplan und AfA-Plan
5. Liquiditätsplan
6. Zins- und Tilgungsplan

Download Handbuch Finanzplanung

Zum Schluss noch ein Schmankerl: Sie können sich das vollständige Handbuch zur Finanzplanung runterladen.

-> Handbuch zur Finanzplanung für KMU und Existenzgründer

(Foto:  Wirtschaftsförderung Dortmund – start2grow |© Gernot Krautberger – Fotolia | © Artmann Witte – Fotolia)