Der Personalplan – Teil 2 zur Serie „In sechs Schritten zur Finanzplanung„
Alle Unternehmen, ob Existenzgründer, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und erst recht jedes große Unternehmen steht irgendwann vor der Frage: Soll ich (weitere) Mitarbeiter einstellen? Und wenn ja, wie viele sind nötig und was kostet mich das? Die Antworten stehen im Personalplan.
Aufmerksame Leser des Blogs von Lambert Schuster wissen längst: Als Entscheidungsgrundlage und für die Planung von Strategien ist eine gute Systematik unabdingbar. Und fast immer ist eine Tabelle das sinnvollste Hilfsmittel. Das gilt auch für den Personalplan. Kennzahlen oder Benchmarks helfen zusätzlich bei der Festlegung der Anzahl von Mitarbeitern.
Personalplan mit dem Tabellenwerk von start2grow in Dortmund
Zur Einleitung werfen Sie ein Blick auf den Personalplan aus dem Tabellenwerk von dem Gründungswettbewerb start2grow in Dortmund. Dieses Tabellenwerk hat den Nachteil, dass die Personalplanung nur nach Jahren stattfindet. Gerade bei Unternehmen mit Wachstum, das trifft immer auf Existenzgründer zu, ist eine Personalplanung nach Monaten erforderlich. Zum Abschluss stelle ich daher am Beispiel einer Werbeagentur eine Monatsplanung vor, die Sie sich leicht in EXCEL nachbilden können.
Kennzahlen und Benchmarks für den Personalplan
Kennzahlen für den Vertrieb als Hilfe zur Personalplanung
Beginnen Sie mit dem Vertrieb. Wie viele Mitarbeiter werden im Vertrieb benötigt? Auch wenn diese Frage zunächst schwer zu beantworten scheint – es gibt immer Möglichkeiten, an Zahlen und Informationen zu gelangen.
Wieder wissen die Leser des Blogs von Lambert Schuster: Antworten gibt es in der Branche allgemein und speziell bei unseren Wettbewerbern. Zum Beispiel:
- Ein Autoverkäufer verkauft möglicherweise zehn Autos im Monat mit einem geschätzten Monatsumsatz von ca. 200.000 €.
- Eine Softwarefirma macht 500.000 € Umsatz im Jahr und hat im Vertrieb neben dem Chef noch einen Verkäufer und zwei „Minijobber“ für die Telefonakquise angestellt.
- Ein Großhändler mit 2.000.000 € Jahresumsatz beschäftigt im Vertrieb neben dem Chef einen Außendienstmitarbeiter, einen Angestellten im Innendienst und zwei Halbtagskräfte.
- Ein Web-Shop, welcher handelsübliche Computersoftware über das Internet verkauft, funktioniert mit einem einzigen Mitarbeiter bei einem Jahresumsatz von 500.000 €.
Am besten bilden Sie sich auf den Umsatz bezogene Kennzahlen für die Personalplanung, für die personelle Ausstattung des Vertriebes. Je nach Branche und Geschäftsart können Sie einen Umsatz zwischen 200.000 € und 2.000.000 € für einen Verkäufer ansetzen. Die große Spanne ergibt sich daraus, dass es einen Unterschied macht, ob Sie Massenware mit einer typischen Auftragsgröße von 250 € oder Großanlagen mit einem Auftragswert von vielleicht 500.000 € verkaufen.
Kennzahlen für die Hilfsabteilungen als Hinweise zur Personalplanung
Ähnlich verhält es sich mit Kennzahlen für die Personalplanung in weiteren Bereichen, z.B. in den Hilfsabteilungen.
- Bei einem Jahresumsatz von 2.000.000 € ist die Stelle der Buchhaltung mit 1,0 Köpfen im Großhandel vollkommen ausreichend besetzt, vorausgesetzt, sie wird durch gute DV-Tools unterstützt.
- Sämtliche Büroassistenzen, Sekretariate etc. sind zu besetzen. Sie bringen ja Entlastungen für den Chef und die Kollegen.
- Wenn das Unternehmen größer wird, dann werden auch Stabsabteilungen benötigt.
Umgang mit produktiven (verrechenbaren) Leistungen in der Personalplanung
All jene Leistungen, die an den Kunden weiterberechnet werden können, sind produktive Leistungen. Für den Personalplan verläuft daher die Ermittlung des Personalbedarfs in produktiven Bereichen etwas anders als in den übrigen Abteilungen. Eine gute betriebswirtschaftliche Kalkulationssystematik ist dafür unabdingbar.
Eine einfache, beispielhafte Rechnung verdeutlicht die Vorgehensweise: Eine Softwarefirma hat für seine Entwickler einen Stundensatz von 77,00 € pro Stunde ermittelt. Die monatlich abzuwickelnden Auftragsvolumina bei 39.000 €. Damit sind dann genau drei produktive Mitarbeiter ausgelastet, denn der Monat hat durchschnittlich 169 Arbeitsstunden, das ergibt bei 77,00 € genau 39.039 €, abgerundet 39.000 €. Urlaub, Krankheit sowie Aus- und Weiterbildung sind nicht berücksichtigt. Dafür sollten weitere 20 % angesetzt werden.
Erstellen Sie Ihren Personalplan
Nach diesen Vorüberlegungen kann der Personalplan erstellt werden. Wir denken weiter an eine Firma, die Software entwickelt und vermarktet.
Anzahl der Köpfe und deren Qualifikationen in der Personalplanung
Die Ermittlung der Kopfanteile ist der anspruchsvollste Part bei der Personalplanung. Dazu habe ich oben Denkanstöße gegeben. Dies sei das Ergebnis dieser Überlegungen für den Personalplan der Beispiel-Softwarefirma:
| Qualifikation | Kopfanteile |
| Chef | 1,0 |
| Assistenzen | 0,5 |
| Vertrieb | 1,0 |
| Marketing | 0,5 |
| Innendienst | 1,0 |
| Buchhaltung | 0,5 |
| Telefonakquise (Minijob) | 3,0 |
| SW-Entwickler | 3,0 |
| Service | 1,0 |
Löhne und Gehälter zum Personalplan
Nun gilt es marktübliche Gehälter zu ermitteln. Für die obigen Qualifikationen seien folgende Ansätze genannt (Monatslohn brutto in Euro, ohne Arbeitgeberanteil):
| Qualifikation | Lohn pro Einheit |
| Chef | 4.000 |
| Assistenzen | 1.800 |
| Vertrieb | 3.000 |
| Marketing | 2.500 |
| Innendienst | 2.000 |
| Buchhaltung | 2.400 |
| Telefonakquise (Minijob) | 400 |
| SW-Entwickler | 2.800 |
| Service | 2.200 |
Personalkosten zum Personalplan
Um die Personalkosten zu kalkulieren, müssen schließlich die Köpfe mit den Gehältern multipliziert werden. Diese Kosten können dann im Fünf-Jahresplan eingestellt werden.
| Qualifikation | Kopfanteile | Lohn pro Einheit | Lohn pro Kopfanteil |
| Chef | 1,0 | 4.000 | 4.000 |
| Assistenzen | 0,5 | 1.800 | 900 |
| Vertrieb | 1,0 | 3.000 | 3.000 |
| Marketing | 0,5 | 2.500 | 1.250 |
| Innendienst | 1,0 | 2.000 | 2.000 |
| Buchhaltung | 0,5 | 2.400 | 1.200 |
| Telefonakquise (Minijob) | 3,0 | 400 | 1.200 |
| SW-Entwickler | 3,0 | 2.800 | 8.400 |
| Service | 1,0 | 2.200 | 2.200 |
| GESAMT | 11,5 | 24.150 | |
| AG-Anteil Sozialabgaben (20 %) | 4.830 | ||
| Personalkosten incl. AG-Anteil | 28.980 |
In den Gewinn- und Verlustplan vom Fünf-Jahres-Plan werden bei den Personalkosten die Brutto-Gehälter mit 24.150 € zuzüglich 4.830 € an Sozialabgaben übernommen, also 28.980 €.
Personalplanung für Existenzgründer und Unternehmen im Wachstum
Existenzgründer und wachsende KMU müssen einen Personalplan nach Monaten erstellen. Entscheidend sind die Köpfe, also die Anzahl an Mitarbeitern zu den verschiedenen Qualifikationen. Mehr Umsatz bedeutet immer mehr Arbeit, also auch mehr Mitarbeiter und damit höhere Personalkosten. Zur Ermittlung der Kopfanteile dienen die eingangs genannten Kennzahlen und Benchmarks.
Personalplanung und Personalkosten einer Werbeagentur
Als Beispiel wird ein Personalplan einer Werbeagentur in der Rechtsform Einzelunternehmen betrachtet. Bei dieser Rechtsform erscheint der Unternehmer nicht in den Personalkosten. Sein Unternehmerlohn wird aus dem Unternehmensergebnis bestritten.
Das nachfolgende Tabellenwerk für die Personalplanung ist selbsterklärend. So gehen wir vor:
Personalplanung Schritt 1: Planung der Mitarbeiter (Köpfe)
Personalplanung Schritt 2: Planung der Gehälter
Personalplanung Schritt 3: Planung der Personalkosten
Zukunft planbar machen – In sechs Schritten zum Fünf-Jahres-Plan
Dieser Artikel erläutert die Personalplanung im Unternehmen und ist Teil einer Serie zur Erstellung eines Fünf-Jahres-Plans. Die Serie enthält folgende Kapitel:
- Der Absatzplan
- Der Personalplan
- Gewinn- und Verlustplan – GuV, auch Rentabilitätsplan genannt
- Investitionsplan und AfA-Plan
- Liquiditätsplan
- Zins- und Tilgungsplan
Download Handbuch Finanzplanung
Zum Schluss noch ein Schmankerl: Sie können sich das vollständige Handbuch zur Finanzplanung runterladen.
-> Handbuch zur Finanzplanung für KMU und Existenzgründer
(Foto: Wirtschaftsförderung Dortmund – start2grow |© Gernot Krautberger – Fotolia | © Artmann Witte – Fotolia)
Da bin ich ganz Ihrer Meinung Herr Schuster. Gehälter, gerade die des Inhabers oder Geschäftsführers sollten anfänglich nicht zu hoch ausfallen. Zu hohe Gehälter oder Privatentnahmen sind einer der Gründe, woran junge Unternehmen scheitern. Vermögen im Unternehmen aufbauen erscheint mir hier viel wichtiger, als privater Konsum. Und vergesst mir die Rücklagen für die Steuern nicht!
Sehr geehrter Herr Ärwe
(da, Sie sich nicht geoutet haben, kann ich Sie leider nicht mit Namen ansprechen)!
Vorweg: Mit diesem Artikel will ich jungen Unternehmern eine Hilfe bieten, wie Sie zu Ihrem Businessplan einen Personalplan erstellen und wie die daraus resultierenden Kosten in die Finanzplanung einfließen. Die Nennung von Löhnen und Gehältern dienen da lediglich als Mittel zum Zweck und sind nicht als Kennzahlen für Gehälter gedacht.
Die Botschaft Ihres Kommentares habe ich nicht verstanden. Sie sprechen von „Bildungsträger“ (wen meinen Sie damit?), „fieses Sponsoring“ (wie soll ich das in der Sache verstehen?) und „Replik“ (auch Wikipedia vermittelte mir den Sinn des Wortes in diesem Kontext nicht).
Zu der eigentlichen Sache, nämlich Ihrem Widerspruch zu der Höhe der angewendeten Chef-Gehälter, stimme ich in diesem Fall Ihren Ausführungen nicht zu. Ganz im Gegenteil.
1. Gründungen geben in der Startphase, und da habe ich in der Tat einen guten Einblick in den Markt, oft nicht einmal die von mir genannten 4.000 € im Monat her. Oder wollen Sie den Unternehmer in die Insolvenz bringen?
2. Nur die Finanzplanung kann entscheiden, ob der Unternehmer über 4.000 € liegen kann.
3. Wenn das Unternehmensergebnis das hergibt, dann und nur dann unterstütze ich immer einen höheren Unternehmerlohn.
Herzliche Grüße von einer die auszog, Gehälter zu lernen. Ich denke, dass die Lohn-Ziffern unrealistisch sind. Als Chef sind mindestens 5500 Eur/Monat zu veranschlagen, im Vertrieb sind realistische Zahlen ab 4000 Eur aufwärts. Alles andere erinnert mich an die Zahlen der Bildungsträger, die ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zumuten, bei Vollzeit-Arbeit sich von Staat stützen lassen zu müssen (fieses Sponsoring!!). Wem es gut geht, der soll auch gut abgeben. Name gern im Klartext bei Replik, sonst bleibe ich Ärwe.